Nieodparta chęć wyrzucenia pozornie niepotrzebnej dokumentacji - oficjalnych pism z wydziałów, rachunków
często pojawiają się stare relacje dotyczące zwykłego rosyjskiego mieszczanina mieszkającego w Niemczech.
👨👩👧👦Na każdego członka rodziny statystycznie przypadają 3-4 teczki z dokumentami, które co roku są uzupełniane. Magazynowanie grozi przekształceniem piwnicy w kosze na papier!
❓Czy jesteś zaznajomiony?
Często wynik wiosennych porządków jest obarczony konsekwencjami.
➡️ Przepisowe okresy przechowywania w Niemczech – Aufbewahrungsfristen, przez co i jak długo, patrz poniżej.
Obowiązek przechowywania służy ochronie dokumentacji. Opiera się na idei weryfikowalności. Firmy i osoby fizyczne muszą zgłaszać swoje transakcje finansowe agencjom rządowym, takim jak Finanzamt.
➡️ Wygodne przechowywanie i archiwizacja
Aby uniknąć notorycznego bałaganu papierowego, szczególne znaczenie ma digitalizacja i przechowywanie dokumentacji w „chmurach”. Utrata dokumentu w formacie cyfrowym jest prawie niemożliwa. Ta metoda archiwizacji sprawdziła się i jest uzasadniona.
Archiwum cyfrowego nie można spalić ani wyrzucić. Tylko Ty masz do tego dostęp!
➡️ Moje rekomendacje:
🔹Po przejrzeniu dokumentów zeskanuj i prześlij do chmury. Twórz foldery i oznaczaj je rokiem i nazwą organizacji.
Korzystam z aplikacji mobilnej – Adobe Scan. To nic nie kosztuje i jest bardzo wygodne.
🔹Jeśli jesteś przyzwyczajony do przechowywania dokumentów w folderach, trzymaj się tematu, porządku chronologicznego, a także sortuj według organizacji!
Jak przechowujesz dokumentację?
Dokumenty wymagane do rozliczenia emerytury, są przechowywane przez dziesięciolecia:
🔹 Charakterystyka z miejsc pracy.
🔹Świadectwa potwierdzające studia na wyższych uczelniach lub zaawansowane szkolenia istotne przy obliczaniu emerytury.
🔹Dokumenty potwierdzające zatrudnienie, w ramach których na konta emerytalne wpływały potrącenia z wynagrodzeń (Meldebescheinigung zur Sozialversicherung).
🔹 W tym podrozdziale znajdują się opracowania związane z okresem bezrobocia. Należy je zachować, ponieważ giełda pracy (Arbeits Amt) i Jobcenter wliczają się do Twojej historii emerytury.
Przechowywanie dokumentów i przedsiębiorczość
Do wszystkich przedsiębiorców w Niemczech mają zastosowanie przepisy § 257 Handelsgesetzbuch i § 147 Abgabenordnung, które wymagają przechowywania dokumentów w określonych okresach:
🔹 E-maile z treścią podatkową – 10 lat.
🔹 Listy biznesowe (Gescäftsbriefe) – 6 lat.
🔹 Bilanse, wyniki inwentaryzacji, instrukcje produkcyjne, księgi rachunkowe - minimum 10 lat.
magazynowanie polisy ubezpieczeniowe i karty gwarancyjne
🔹Karty techniczne, gwarancyjne - trwałość 2 lata.
🔹 Faktury od hydraulików, elektryków, budowlańców (Handwerkerrechnungen) należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. To właśnie na ten okres czasu obowiązuje gwarancja jakości usług świadczonych przez specjalistów – Gewährleistungspflicht.
🔹 Polisy ubezpieczeniowe na życie i rentowe - do terminów określonych w umowie.
magazynowanie umowy mieszkaniowe
🔹Umowę najmu oraz protokół przekazania wynajmowanego lokalu należy przechowywać przez co najmniej 3 lata po rozwiązaniu umowy.
🔹Dokumenty dotyczące kosztów mediów mogą okazać się przydatne przy ubieganiu się o dofinansowanie mieszkania socjalnego.
Urząd Mieszkalnictwa (Wohnngeldbehörde) wymaga od Ciebie zasiłku Nebenkostenabrechnungen za ostatnie 2 lata.
magazynowanie inne dokumenty
🔹 Przechowywanie orzeczenia o niezdolności do pracy (Krankmeldung) wynosi 5 lat.
Od 2022 roku wyłącznie w formacie cyfrowym.
🔹 Paragony (Kassenbon) należy zachować do czasu upływu okresu gwarancji na przedmiot.
🔹 Umowy kupna-sprzedaży (Kaufvertrag), paragony (Quittung) - przed upływem okresu gwarancji. Zalecam przechowywanie tych dokumentów przez całe życie na wypadek kradzieży mienia, jako dowód wartości przedmiotu dla firm ubezpieczeniowych. Szczególnie często przy otrzymywaniu odszkodowania z tytułu ubezpieczenia mienia domowego konieczne jest udowodnienie obecności i wartości rzeczy (Hausratversicherung).
🔹Ogólny termin przedawnienia (Verjährungsfrist) dla faktur (Rechnungen) wynosi trzy lata, licząc od końca roku, w którym dokument miał być płatny.
Wir wollen mit unseren Empfehlungen möglichst vielen Menschen helfen, ihre Finanzen selber zu machen. Daher sind unsere Inhalte kostenlos im Netz verfügbar. Wir finanzieren unsere aufwändige Arbeit mit sogenannten Linki partnerskie. Diese Links kennzeichnen wir mit einem Sternchen (*).
(*) oznaczający:
Naszymi rekomendacjami chcemy pomóc jak największej liczbie osób w zarządzaniu swoimi finansami. Naszą pracę finansujemy poprzez linki partnerskie. Linki te zaznaczamy gwiazdką (*).
