Un desiderio irresistibile di buttare via documentazione apparentemente non necessaria: lettere ufficiali dei dipartimenti, ricevute
spesso emergono vecchi resoconti di un normale cittadino russo che vive in Germania.
👨👩👧👦Per ogni membro della famiglia, statisticamente ci sono 3-4 cartelle di documenti, che vengono reintegrate ogni anno. Lo stoccaggio minaccia di trasformare il seminterrato in contenitori per la carta!
❓Conosci?
Spesso il risultato delle pulizie di primavera è carico di conseguenze.
➡️ Periodi di conservazione prescritti dallo Stato in Germania - Aufbewahrungsfristen, per cosa e per quanto tempo, vedi sotto.
L'obbligo di conservazione serve a tutelare la documentazione. Si basa sull’idea di verificabilità. Le aziende, così come i privati, devono segnalare le loro transazioni finanziarie agli enti governativi, come il Finanzamt.
➡️ Comodo stoccaggio e archiviazione
Per evitare il famigerato disordine cartaceo, riveste particolare importanza la digitalizzazione e l’archiviazione della documentazione in “cloud”. È quasi impossibile perdere un documento in formato digitale. Questo metodo di archiviazione si è dimostrato valido ed è legittimo.
L'archivio digitale non può essere bruciato né gettato via. Solo tu puoi accedervi!
➡️ I miei consigli:
🔹Dopo aver esaminato i documenti, scansionali e caricali sul cloud. Crea cartelle ed etichettale per anno e nome dell'organizzazione.
Utilizzo l'applicazione mobile: Adobe Scan. È gratuito e molto conveniente.
🔹Se sei abituato a conservare i documenti in cartelle, attieniti al tema, all'ordine cronologico e ordinali anche per organizzazione!
Come conservi la documentazione?
Documenti necessari per la competenza pensioni, sono conservati per decenni:
🔹 Caratteristiche dei luoghi di lavoro.
🔹Certificati attestanti studi universitari o di formazione avanzata rilevanti per il calcolo della pensione.
🔹Documenti che confermano l'occupazione, all'interno dei quali i conti pensionistici ricevevano detrazioni dai salari (Meldebescheinigung zur Sozialversicherung).
🔹 In questa sottosezione sono compresi i documenti relativi al periodo di disoccupazione. Devono essere conservati perché la borsa del lavoro (Arbeits Amt) e il Jobcenter contano ai fini della pensione.
Conservazione dei documenti e imprenditorialità
Per tutti gli imprenditori in Germania si applica la legislazione § 257 Handelsgesetzbuch e § 147 Abgabenordnung, che richiedono la conservazione dei documenti entro determinati periodi:
🔹 Email con contenuti fiscalmente rilevanti – 10 anni.
🔹 Lettere commerciali (Gescäftsbriefe) – 6 anni.
🔹 Bilanci, risultati di inventario, istruzioni di produzione, conti - almeno 10 anni.
Conservazione polizze assicurative e carte di garanzia
🔹Schede tecniche, garanzia - durata 2 anni.
🔹 Le fatture di idraulici, elettricisti, costruttori (Handwerkerrechnungen) devono essere conservate per almeno 5 anni. È per questo periodo di tempo che si applica la garanzia di qualità dei servizi forniti da specialisti - Gewährleistungspflicht.
🔹 Polizze assicurative sulla vita e sull'invalidità - fino alle date specificate nel contratto.
Conservazione contratti di locazione
🔹 Il contratto di locazione e il protocollo di cessione dei locali affittati dovranno essere conservati per almeno 3 anni dopo la risoluzione del contratto.
🔹 I documenti relativi ai costi delle utenze possono essere utili quando si richiedono i sussidi per l'edilizia sociale.
L'Autorità per gli alloggi (Wohngeldbehörde) richiede di fornire Nebenkostenabrechnungen per gli ultimi 2 anni.
Conservazione altri documenti
🔹 La conservazione del certificato di inabilità al lavoro (Krankmeldung) è di 5 anni.
Dal 2022 esclusivamente in formato digitale.
🔹 Le ricevute (Kassenbon) devono essere conservate fino alla scadenza del periodo di garanzia dell'articolo.
🔹 Contratti di acquisto e vendita (Kaufvertrag), ricevute (Quittung) - prima della scadenza del periodo di garanzia. Consiglio di conservare questi documenti a vita nel caso in cui la proprietà venga rubata, come prova del valore dell'oggetto per le compagnie assicurative. Soprattutto spesso è necessario dimostrare la presenza e il valore delle cose quando si riceve un risarcimento per l'assicurazione sulla mobilia domestica (Hausratversicherung).
🔹 Il termine di prescrizione generale (Verjährungsfrist) per le fatture (Rechnungen) è di tre anni, a partire dalla fine dell'anno in cui il documento era dovuto per il pagamento.
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