Une envie irrésistible de jeter des documents apparemment inutiles - lettres officielles des services, reçus
les anciens récits proviennent souvent d'un bourgeois russe ordinaire vivant en Allemagne.
👨👩👧👦Il y a statistiquement 3-4 dossiers de documents pour chaque membre de la famille, qui sont réapprovisionnés chaque année. Le stockage menace de transformer le sous-sol en corbeilles à papier !
❓Le savez-vous ?
Souvent, le résultat du nettoyage de printemps est lourd de conséquences.
➡️ Délais de stockage prescrits par l'État en Allemagne - Aufbewahrungsfristen, pour quoi et pour combien de temps, voir ci-dessous.
L'obligation de conservation sert à protéger la documentation. Il est basé sur l'idée de vérifiabilité. Les entreprises, ainsi que les particuliers, doivent déclarer leurs transactions financières aux services gouvernementaux, tels que le Finanzamt.
➡️ Stockage et archivage pratiques
Pour éviter le fameux encombrement papier, la numérisation et le stockage de la documentation dans les « nuages » revêtent une importance particulière. Il est quasiment impossible de perdre un document au format numérique. Cette méthode d'archivage a fait ses preuves et est légitime.
L'archive numérique ne peut être ni brûlée ni jetée. Vous seul y avez accès !
➡️ Mes recommandations :
🔹Après avoir lu les documents, numérisez et téléchargez sur le cloud. Créez des dossiers et étiquetez-les par année et par nom d'organisation.
J'utilise l'application mobile – Adobe Scan. C'est gratuit et très pratique.
🔹Si vous avez l'habitude de ranger les documents dans des dossiers, respectez le thème, l'ordre chronologique et triez également par organisation !
Comment stocker la documentation ?
Documents requis pour la régularisation retraite, ils ont été stockés pendant des décennies.
🔹 Caractéristiques des lieux de travail.
🔹Certificats confirmant des études dans des universités ou une formation avancée, pertinents pour le calcul d'une pension.
🔹Documents confirmant l'emploi, dans le cadre desquels des retenues sur salaire ont été reçues sur des comptes de pension (Meldebescheinigung zur Sozialversicherung).
🔹 Cette sous-rubrique regroupe les papiers liés à la période de chômage. Ils doivent être conservés, car la bourse du travail (Arbeits Amt) et le Jobcenter sont pris en compte dans votre dossier de pension.
Stockage des documents et entrepreneuriat
Pour tous les entrepreneurs en Allemagne, l'acte législatif § 257 Handelsgesetzbuch et § 147 Abgabenordnung s'applique, qui prescrit le stockage des documents dans certains délais :
🔹 E-mails à contenu fiscal – 10 ans.
🔹 Lettres commerciales (Gescäftsbriefe) – 6 ans.
🔹 Bilans, résultats d'inventaire, instructions de production, comptes - au moins 10 ans.
stockage polices d'assurance et cartes de garantie
🔹 Techniques, cartes de garantie - durée de conservation 2 ans.
🔹 Les factures des plombiers, électriciens, constructeurs (Handwerkerrechnungen) doivent être conservées pendant au moins 5 ans. C'est pendant cette période que s'applique la garantie de qualité des services fournis par des spécialistes - Gewährleistungspflicht.
🔹 Contrats d'assurance vie et invalidité - jusqu'aux dates précisées au contrat.
stockage contrats de logement
🔹 Le contrat de bail logement et le protocole de cession des locaux loués doivent être conservés au moins 3 ans après la résiliation du contrat.
🔹 Les documents sur les charges des services publics peuvent être utiles lors d'une demande d'allocation logement social.
L'Autorité du logement (Wohngeldbehörde) exige Nebenkostenabrechnungen pour les 2 dernières années.
stockage autres documents
🔹 La conservation d'un certificat d'incapacité de travail (Krankmeldung) est de 5 ans.
A partir de 2022 exclusivement au format numérique.
🔹 Les chèques (Kassenbon) doivent être conservés jusqu'à l'expiration de la période de garantie de l'article.
🔹 Contrats d'achat et de vente (Kaufvertrag), reçus (Quittung) - avant l'expiration de la période de garantie. Je recommande de conserver ces documents à vie en cas de vol du bien, comme preuve de la valeur de l'objet auprès des compagnies d'assurance. Il est surtout souvent nécessaire de prouver la présence et la valeur des choses lors de l'indemnisation de l'assurance inventaire du logement (Hausratversicherung).
🔹 Le délai de prescription général (Verjährungsfrist) pour les factures (Rechnungen) est de trois ans, à compter de la fin de l'année au cours de laquelle le document était dû.
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