- Aktualisiert:
- 05.10.2026
Die Steuererklärung in Deutschland scheint eine schwierige Aufgabe zu sein, besonders wenn Sie selbstständig sind oder mehrere Einkunftsarten haben. Aber wenn Sie die Grundprinzipien kennen, können Sie Ihre jährliche Steuererklärung ganz einfach selbst erstellen, einen Teil der gezahlten Steuern zurückerhalten und das Ausfüllen der Erklärung vielleicht sogar in eine spannende Tätigkeit verwandeln.
In diesem Artikel und den beigefügten Videos erfahren Sie, wie die Einkommensteuer in Deutschland funktioniert, wie Sie die Steuer mit Microsoft Excel selbst berechnen und wie Sie Ihre Steuererklärung über den Elster-Dienst einreichen. Sie finden hier auch eine kostenlose Vorlage für die Steuerberechnung.
Inhaltsverzeichnis
Vorbereitungsschritte
Bevor Sie sich in die Zahlen stürzen, sehen Sie sich dieses kurze Video (8 Min.) an, das folgende Fragen behandelt:
- Muss man unbedingt eine Erklärung einreichen?
- Lohnt es sich, eine Steuererklärung abzugeben?
- Welche Arten von Unterstützung von Dritten gibt es — Steuerberater, Lohnsteuerhilfeverein, Steuersoftware
- Was ist Elster und wie bekommt man Zugang?
Wie wird die Einkommensteuer in Deutschland berechnet
Im Folgenden sind die wichtigsten Fakten aus dem Video aufgeführt. Im Video werden weitere Erläuterungen gegeben und Beispiele anhand der fiktiven Familie Mustermann behandelt. Am Ende des Artikels finden Sie einen Link zu einer Vorlage in Microsoft Excel, die alle Daten, Formeln und Berechnungen enthält.
Die Einkommensteuer wird natürlich auf das Einkommen erhoben. Dabei werden alle Arten Ihrer Einkünfte berücksichtigt, zum Beispiel:
- Lohn
- Einkünfte aus unternehmerischer Tätigkeit
- Einnahmen aus der Vermietung von Immobilien
- Kapitaleinkünfte.
Zunächst werden jedoch von jeder Einkommensart die Ausgaben abgezogen, die unmittelbar mit der Erzielung dieses Einkommens verbunden sind. Beispielsweise werden von den Einkünften aus der Vermietung von Immobilien die damit verbundenen Ausgaben wie Abschreibungen, Reparaturen, Gebühren an die Hausverwaltung usw. abgezogen, sodass letztlich nur die Gewinne aus dieser Tätigkeit berücksichtigt werden. Im Falle einer unternehmerischen Tätigkeit werden die Betriebsausgaben abgezogen, sodass für die Einkommensteuer nur der Gewinn aus dieser Tätigkeit berücksichtigt wird.
Es sei darauf hingewiesen, dass die Steuer stets für ein Kalenderjahr berechnet wird; dementsprechend wird das gesamte Einkommen dieses Jahres zugrunde gelegt.
Nun werden vom sich ergebenden Gesamteinkommen die zulässigen Abzüge abgezogen. Darauf gehen wir im nächsten Abschnitt ein. Übrig bleibt das zu versteuernde Einkommen.
Genau auf diesen Betrag werden die Steuerformeln (oder -tabellen) angewendet und die Einkommensteuer berechnet.
Da fast alle von uns Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer leisten (z. B. Lohnsteuer), werden nun die für das Jahr berechnete Steuer und die tatsächlich gezahlte Steuer miteinander verglichen. Wenn mehr berechnet wurde als gezahlt, muss eine Nachzahlung geleistet werden. Ist es hingegen umgekehrt, erstattet Ihnen das Finanzamt den zu viel einbehaltenen Betrag zurück. Dies wird als Lohnsteuerjahresausgleich bezeichnet.
Genau das ist der wichtigste Anreiz, eine Steuererklärung zu erstellen – und zwar nicht nur so nebenbei, sondern mit einem Verständnis für den Sachverhalt. Die Zeit, die Sie in die Steuererklärung investieren, kann sich als die beste Rendite erweisen.
Steuerliche Abzüge
Steuerliche Abzüge (Abzugsbeträge und Freibeträge) sind das wichtigste Instrument zur Verringerung der Steuerbemessungsgrundlage und damit auch der Steuerlast. Es gibt sehr viele davon, und wir werden in den folgenden Artikeln darauf eingehen. Die wichtigsten sind jedoch die folgenden:
Eine eigene Kategorie sind die Vorsorgeaufwendungen, also Versicherungsbeiträge. Beiträge zur Basiskranken- und Pflegeversicherung sind in voller Höhe abziehbar, dagegen fällt die Berufsunfähigkeitsversicherung unter den Höchstbetrag für sonstige Vorsorgeaufwendungen, der bei den meisten bereits durch die Krankenversicherung ausgeschöpft ist.
Steuerfreies Existenzminimum (Grundfreibetrag) — 12.348 € im Jahr 2026 (2025 waren es 12.096 €)
- Werbungskosten, zum Beispiel:
- der Weg zur Arbeit
- Arbeitskleidung
- Arbeitsmittel
- Kosten für das Homeoffice
- Fortbildung und Fachliteratur
Sie können den Pauschalbetrag von 1.230 Euro automatisch abziehen, ohne dass weitere Erläuterungen erforderlich sind. Liegen die Ausgaben darüber, sollten Sie diese gesondert angeben, sofern Sie entsprechende Belege vorlegen können.
- Versicherungsbeiträge:
- Rentenversicherung
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Ausgaben für Kinder (Kinderbetreuung):
- Kosten für Kindergarten, Nachmittagsbetreuung und Kinderfrau
- Kinderfreibetrag – Steuerfreibetrag für Kinder, sofern dies vorteilhafter ist als der Bezug von Kindergeld
- Alleinerziehende erhalten einen zusätzlichen Entlastungsbetrag (4.260 Euro in den Jahren 2025 und 2026, plus 240 Euro für jedes weitere Kind)
- Hilfe für Angehörige:
- Finanzielle Unterstützung für Angehörige unter bestimmten Voraussetzungen
- Außerordentliche Aufwendungen (außergewöhnliche Belastungen):
- unvorhergesehene Behandlungskosten, die nicht von der Versicherung gedeckt wurden
- Bestattungskosten, Naturkatastrophen usw.
- Ausgaben für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen:
- 20% der Arbeitskosten (nicht der Materialkosten!) von Handwerkern können direkt von der bereits berechneten Steuer abgezogen werden
Steuerbetrag
Das Einkommensteuergesetz enthält eine mathematische Formel (!) zur Steuerberechnung in Abhängigkeit von dem oben definierten zu versteuernden Einkommen. Wir haben diese Formel in der beigefügten Excel-Vorlage umgesetzt. Es reicht aus, den Betrag des Einkommens in die Zelle einzutragen, und die Steuer wird automatisch berechnet.
In Deutschland gilt eine progressive Steuerstaffelung: Je höher das Einkommen, desto höher die Steuer und desto höher der Steuersatz. Diese Staffelung ist jedoch ungleichmäßig. Bis zu einem Betrag von 12.096 € wird überhaupt keine Steuer erhoben. Auf jeden weiteren Euro wird ein bestimmter Steuersatz erhoben, der von 14% bis 45% ansteigt. Dieser Satz wird als Grenzsteuersatz bezeichnet – der Steuersatz, der auf den letzten Euro des Einkommens angewendet wird. Die Steigerung dieses Prozentsatzes erfolgt in den verschiedenen Einkommensstufen ungleichmäßig. Die folgende Tabelle (Stand: 2025) vermittelt einen allgemeinen Überblick:
| Erzieltes Einkommen (2025) |
Steuersatz (2025)
|
| bis zu 12.096 Euro | 0% |
| bis zu 17.443 Euro | 14 – 24% |
| bis zu 68.480 Euro | 24 – 42% |
| bis zu 277.825 Euro | 42% (Spitzensteuersatz) |
| ab 277.826 Euro | 45% (Reichensteuer) |
Beispiel: Der Mindestlohn von 12,82 €/Stunde (2025) ergibt bei Vollzeit 2.141 €/Monat oder 25.691 € im Jahr. Die Steuer auf diesen Betrag beläuft sich auf 3.112 € (natürlich ohne Berücksichtigung von Abzügen). Bei einem Monatsgehalt von 4.000 € beträgt die Steuer 9.988 € und bei einem Gehalt von 6.000 € sind es 19.328 €.
Besteuerung von Familien
Ehepartner können ihre Steuererklärung getrennt (jeder für sich) oder gemeinsam einreichen. Im letzteren Fall werden alle Einkünfte beider zusammengerechnet und die Steuer wird gemeinsam für die Familie festgesetzt. Ehepaare, die eine gemeinsame Steuererklärung abgeben, erhalten einen zusätzlichen Vorteil, der als Ehegattensplitting bezeichnet wird.
In diesem Fall wird die Steuer nach den oben beschriebenen Regeln berechnet, jedoch auf die Hälfte des Familieneinkommens, und wird anschließend verdoppelt. Wäre die Steuer eine lineare Funktion, würde sich durch eine solche Manipulation nichts ändern. Da es sich jedoch um eine progressive Steuer handelt, führt die Halbierung in den meisten Fällen zur Anwendung niedrigerer Steuersätze. Der größte Effekt des Ehegatten-Splittings zeigt sich dann, wenn die Einkommen der Ehepartner stark voneinander abweichen.
Beispiel: Die Einkommensteuer auf ein Einkommen von 48.000 Euro beträgt im Jahr 2025 nach dem regulären Steuersatz 9.988 €, bei Anwendung des Ehegatten-Splittings hingegen 5.324 €.
Ein realistisches Beispiel – Familie Mustermann
In dem Video lernen Sie die Familie Mustermann kennen, in der ein Familienmitglied mit einem Gehalt von 4.000 € im Monat arbeitet und zwei Kinder leben. Wir haben eine Reihe von Annahmen zu ihrer Lebenssituation und möglichen Abzügen getroffen und eine Steuerrückerstattung in Höhe von 3.000 bis 4.000 € berechnet. Laden Sie die Vorlage am Ende des Artikels herunter, um alle Zahlen im Detail zu sehen.
Steuererklärung
Nachdem Sie alle Daten zu Ihren Einnahmen und Abzügen zusammengetragen und die Tabelle in Excel ausgefüllt haben, können Sie die Steuererklärung beim Finanzamt einreichen.
Nutzen Sie dazu den Elster-Dienst (ELektronische SteuERklärung) — https://www.elster.de/eportal/start.
Wenn Sie eine spezielle Steuersoftware nutzen, kann diese die Daten höchstwahrscheinlich direkt an das Finanzamt übermitteln. Wenn Sie die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch nehmen, kann dieser die Steuererklärung in Ihrem Namen einreichen.
Elster führt eine erste Überprüfung der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit durch. Lesen Sie die Fehlermeldungen aufmerksam durch und beheben Sie die Fehler.
Bevor Sie die Steuererklärung absenden, können Sie sich von Elster eine vorläufige Steuerberechnung anzeigen lassen. Diese erfolgt automatisch und ist daher nur vorläufig, gibt Ihnen jedoch einen guten Anhaltspunkt. Sie können Ihre vorläufigen Berechnungen in Excel mit den Angaben von Elster abgleichen und eventuelle Abweichungen klären. Speichern Sie die vorläufige Berechnung für eine spätere Analyse.
Einige Wochen nach dem Absenden der Steuererklärung (abhängig von der Auslastung der Finanzämter) erhalten Sie den Steuerbescheid in elektronischer Form.
Steuererstattung
Falls Ihnen eine Steuerrückerstattung zusteht, erhalten Sie eine Überweisung auf das von Ihnen angegebene Konto (dies geschieht in der Regel fast zeitgleich mit dem Erhalt des Bescheids).
Vergleichen Sie die erhaltenen Zahlen unbedingt mit Ihrer eigenen Berechnung. Sollten Sie mit etwas nicht einverstanden sein, können Sie gegen den Bescheid im vorgeschriebenen Verfahren Einspruch einlegen (Einzelheiten sind im Bescheid selbst aufgeführt).
Bewahren Sie den Steuerbescheid auf sichere Weise auf (wir würden empfehlen, ihn sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform aufzubewahren). Er könnte auch noch viele Jahre später unerwartet benötigt werden.
Fristen für die Abgabe der Steuererklärung
Wenn Sie zu den Personen gehören, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, müssen Sie dies bis zum 31. Juli des Folgejahres tun. Bei Inanspruchnahme fremder Hilfe (Steuerberater, Lohnsteuerhilfeverein) verlängert sich die Frist um einige Monate.
Wenn Sie nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, dies aber freiwillig tun, haben Sie dafür ganze vier Jahre Zeit.
Es gibt viele Gründe, aus denen eine Person zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist, doch der häufigste Grund ist die Inanspruchnahme der 3. (begünstigten) Steuerklasse.
In den meisten Fällen ist es sinnvoll, eine Erklärung abzugeben, selbst wenn man dazu nicht verpflichtet ist. Und ich würde empfehlen, den Prozess ohnehin nicht hinauszuzögern, um sich keine unnötigen Probleme zu bereiten und die Rückzahlung schneller zu erhalten (andernfalls gewährt man dem Staat einen zinslosen Kredit).
Vorauszahlungen - Lohnsteuer
Obwohl die Steuererklärung nachträglich für ein bereits vergangenes Jahr eingereicht wird, wartet der Staat mit dem Steuereinzug nicht bis zum Erhalt der Erklärung. Stattdessen erhebt der Staat Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer, bekannt als Lohnsteuer (Lohnsteuerabzug), die der Arbeitgeber einbehält und an das Finanzamt abführt.
Die Bezeichnung ist irreführend, da es sich bei diesen Zahlungen nicht um eine eigenständige Steuer handelt, sondern um Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer. Wenn Sie eine Steuererklärung einreichen, wird die Steuer neu berechnet und mit den zuvor einbehaltenen Vorauszahlungen verrechnet. Zu viel gezahlte Steuer wird zurückerstattet, eine zu geringe Zahlung muss nachgezahlt werden.
Wenn Sie keine Erklärung abgeben müssen und dies auch nicht tun, wird die einbehaltene Lohnsteuer zu Ihrer Einkommensteuer.
Die Lohnsteuer wird nach Regeln berechnet, die der Einkommensteuerberechnung ähneln, mit dem Unterschied, dass die genaue Höhe des Einkommens sowie der volle Umfang der Abzüge nicht bekannt sind und daher für die Berechnung des Betrags verschiedene Schätzungen vorgenommen werden müssen.
Steuerklassen
Um den Einfluss von Faktoren wie Ehegattensplitting, Kinderfreibeträgen und Entlastungsbeträgen für Alleinerziehende im Voraus zu berücksichtigen, gibt es den Begriff der Steuerklasse:
- 1 oder 2 für Alleinstehende
- 3, 4 oder 5 für Familien
- 6 für Nebenberufstätige.
Steuerklasse 1 und 4 sind die Grundklassen. Die 2 berücksichtigt Entlastungen für Alleinerziehende. Die 3 und 5 sind für das Ehegattensplitting. Wenn ein Ehepartner deutlich mehr verdient als der andere, ist es für ihn sinnvoll, die Steuerklasse 3 zu wählen, der andere Ehepartner muss dann die Steuerklasse 5 nehmen.
Die Steuerklasse beeinflusst die Höhe der Lohnsteuer erheblich. Sie hat jedoch keinen Einfluss auf die endgültige Höhe der Einkommensteuer, die bei Abgabe der Steuererklärung festgesetzt wird. Es ist sinnvoll, eine passendere Steuerklasse zu wählen, um hohe Nachzahlungen am Jahresende zu vermeiden oder umgekehrt dem Staat nicht zu erlauben, Ihr Geld lange Zeit kostenlos zu nutzen.
In einigen Fällen ist die Lohnsteuer noch wichtiger, weil sie die Höhe des Nettogehalts beeinflusst. Das Nettogehalt beeinflusst zum Beispiel die Höhe von Leistungen wie Arbeitslosengeld (ALG I), Elterngeld oder Kurzarbeitergeld. Wenn Sie wissen, dass Sie eine davon erhalten werden, prüfen Sie Ihre Steuerklasse im Voraus. Die Höhe der bewilligten Leistungen wird nach der Bearbeitung der Steuererklärung nicht mehr überprüft.
Was sich bei den Steuerregeln im Jahr 2025 geändert hat und die Grenzen für die Steuererklärung 2024
Archiv: So war es bei der Steuererklärung für 2024. Die Zahlen für die Steuererklärung für 2025 stehen in der Tabelle und in den Beispielen weiter oben.
Jedes Jahr gibt es kleine (und manchmal auch große) Änderungen im Steuerrecht.
In diesem Video haben wir für Sie die wichtigsten Änderungen für das Steuerjahr 2024 (Erklärung bis zum 31. Juli 2025) zusammengestellt, und – falls die Daten bereits bekannt sind – auch für 2025.
Die wichtigsten Änderungen betreffen:
- Fristen für die Einreichung der Steuererklärung
- steuerliche Grenzwerte
- den Mindeststundenlohn
- Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung
- die Kinderfreibeträge
- die Abzugsbeträge für Umzugskosten
- die Höchstbeträge für die Unterstützung von Verwandten
Ressourcen
- Vorlage — https://go.grine.net/steuer-template — eine kostenlose Microsoft Excel-Vorlage zur Steuerberechnung (herunterladen, entpacken, in Excel öffnen, Makros aktivieren). Wenn Sie Probleme beim Herunterladen haben, schreiben Sie mir Ihre E-Mail-Adresse, ich schicke Ihnen die Datei zu.
- Elster — https://www.elster.de/eportal/start — ein offizielles Instrument der Steuerbehörde
- Gehaltsrechner (Abzüge) — https://nettolohn.de
- Steuerglossar
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