Verfahren zur Firmen- und Selbstständigen-/Freiberufler-Registrierung.

Kleinunternehmer: Die wichtigste Entscheidung des ersten Jahres

Der Kleinunternehmerstatus befreit von der Mehrwertsteuer. Seit 2025 haben sich die Regeln merklich geändert, und die alten Beschreibungen im Internet sind irreführend.

Eine Falle, durch die man Geld verliert. Die Schwelle von 100.000 € ist keine Prognose. Wenn dieser Wert überschritten wird, verlassen Sie den Modus. sofort, noch im selben Jahr: Bereits der Umsatz, mit dem die Schwelle überschritten wird, unterliegt in vollem Umfang der Mehrwertsteuer. Die bis zu diesem Zeitpunkt erzielten Umsätze bleiben von der Steuer befreit. Behalten Sie den Betrag im Laufe des Jahres im Auge und nicht erst am Jahresende.

Was in Rechnungen zu schreiben ist

Im Rechnungsbetrag muss angegeben werden, dass die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, und auf keinen Fall die Mehrwertsteuer als separaten Posten ausweisen — andernfalls muss die genannte Steuer bezahlt werden, selbst wenn Sie sie gar nicht schulden. Das betrifft auch Kleinbeträge bis 250 €.

Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Parteien, Ihre Steuernummer oder Identifikationsnummer, Datum, Menge und Art der Ware oder Dienstleistung, Betrag in einer Zeile und ein Hinweis auf die Entlassung.

Verzicht auf den Status

Man kann auf die Befreiung verzichten, wenn Sie die Vorsteuer abziehen möchten – das ist bei großen Anfangsinvestitionen von Vorteil. Die Anmeldung muss erfolgen bis am letzten Tag des Februars des zweiten folgenden Jahresfür das Jahr 2025 – bis Ende Februar 2027. Aber beachten Sie: Die Ablehnung bindet mindestens fünf Kalenderjahre.

Ab 2025 kann die Kleinstunternehmerregelung auch in anderen EU-Ländern in Anspruch genommen werden, sofern der Gesamtumsatz in der Europäischen Union 100.000 € nicht übersteigt. Dazu sind eine eigene Identifikationsnummer des Bundesfinanzamts sowie vierteljährliche Meldungen erforderlich.

Elektronische Rechnungen: Termine, die Sie kennen müssen

Kleinunternehmer von Ausstellung von elektronischen Rechnungen ausgenommen – ihre Rechnungen können stets auf herkömmliche Weise übermittelt werden. Aber annehmen Sie sind ebenfalls dazu verpflichtet. Ausnahmen von der allgemeinen Verpflichtung: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrkarten, viele umsatzsteuerfreie Umsätze und alle Geschäfte mit Privatpersonen.

Formate, die als elektronische Rechnung gelten: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein normales PDF gilt nicht als elektronische Rechnung ist nicht.

Welche Berichte und wann einzureichen sind

Warnung für das Jahr 2027. Befreiung neuer Unternehmer von der obligatorischen monatlicher Die Abgabe der Voranmeldung gilt in den ersten zwei Jahren laut Gesetzestext nur bis Ende 2026. Wenn der Gesetzgeber dies nicht verlängert, sind Gründer ab dem 1. Januar 2027 wieder verpflichtet, in den ersten zwei Jahren monatlich zu berichten. Behalten Sie die Nachrichten gegen Ende des Jahres im Auge.

Wenn das Einkommen gesunken ist, Vorauszahlungen können reduziert werden: Reichen Sie einen Antrag auf Herabsetzung mit der Berechnung des erwarteten Gewinns ein. Das ist viel besser, als Schulden beim Finanzamt anzuhäufen.

Wenn man eine vollständige Bilanz erstellen muss

Die Verpflichtung entsteht bei einem Umsatz von über 800.000 € im Kalenderjahr oder Gewinne über 80.000 €. Wichtiges Detail: Sie fängt an nicht automatisch, sondern erst ab Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Mitteilung an das Finanzamt folgt. Und endet nach derselben Logik.

Freiberufler betrifft diese Verpflichtung niemals. — unabhängig vom Umsatz können sie eine vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenrechnung führen. Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, führen stets eine Bilanz.

Gewerbesteuer: Wie viel und worauf

Änderung ab 2027: der Mindeststeuersatz der Gemeinde erhöht sich von 200 auf 280 %. In Gemeinden mit den niedrigsten Hebesätzen steigt die Belastung etwa von 7 auf 9,8 % des Gewinns. 2026 gilt noch das alte Minimum.

Social contributions: who is required to pay into the pension fund

Ein verbreiteter Irrtum: „Selbstständige zahlen nicht in die Rentenkasse". Tatsächlich listet das Gesetz Gruppen auf, für die die Versicherung erforderlich.

Falle: ein Arbeitnehmer in Minijob zählt für diese Norm als Arbeitnehmer zählt nicht. Hiring a Minijobber to avoid the obligation won't work.

Wie viel zahlen

Wenn Sie auf Basis des tatsächlichen Einkommens zahlen, müssen Sie den Steuerbescheid an die Rentenkasse übermitteln spätestens zwei Monate nach erhalt.

Künstlersozialkasse — für kreative Berufe

Dies ist die vorteilhafteste Option für Künstler, Musiker, Designer, Autoren und Journalisten: der Versicherte zahlt die Hälfte Beiträge, wie ein Arbeitnehmer, und die andere Hälfte wird von Auftraggebern und dem Bundeshaushalt gedeckt. Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sind abgedeckt.

Krankenversicherung

Bei der Umstellung auf Selbstständigkeit ändert sich der Status in der Versicherung — Sie müssen die Kasse benachrichtigen. Im staatlichen System wird der Beitrag nicht vom tatsächlichen Einkommen, sondern von minimale Berechnungsgrundlage: im Jahr 2026 sind das 1.318,33 € pro Monat. Der Mindestbeitrag beträgt ungefähr 270 € im Monat without sick pay and about 278 € damit; Kinderlose zahlen etwas mehr wegen des Zuschlags in der Pflegeversicherung. Maximalbeitrag – etwa 1.226 € pro Monat.

Die private Versicherung wird nach Alter und Gesundheit berechnet, nicht nach Einkommen: für junge und gesunde Menschen ist sie oft günstiger, wird aber mit dem Alter teurer, und eine Rückkehr in das gesetzliche System ist später oft unmöglich.

Scheinselbständigkeit: das größte Risiko für Freiberufler

Wenn das Finanzamt oder die Rentenkasse entscheiden, dass Sie tatsächlich ein Arbeitnehmer sind, wird der Auftraggeber alle Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend nachberechnet — dies zerstört die Kundenbeziehungen und führt oft zur Beendigung des Vertrags.

Wie man sich selbst schützt

Es gibt ein kostenloses Verfahren zur Statusfeststellung bei der Rentenversicherung. Die Entscheidung ist für alle anderen Versicherungsträger bindend, die Bearbeitung dauert etwa drei Monate.

Wichtigste Frist: wenn Sie einen Antrag stellen innerhalb eines Monats nachdem die Tätigkeit begonnen hat und der Status als abhängige Beschäftigung anerkannt wird, beginnt die Versicherung ab Entscheidungsdatum, und nicht rückwirkend. Wenn Sie diesen Monat verpassen – Beiträge werden für den gesamten Zeitraum neu berechnet.

Seit 2022 stehen auch zusätzliche Instrumente zur Verfügung: die Entscheidung bis des Tätigkeitsbeginns, der Statusfeststellung bei Dreiecksverhältnissen und der Gruppenbewertung gleichartiger Verträge. Beachten Sie: Laut Gesetzestext ist die Geltung dieser Instrumente bis zum 30. Juni 2027 befristet, eine Verlängerung ist bislang nicht bestätigt.