FAQ: Selbstständigkeit und Geschäftstätigkeit in Deutschland

Beides sind Formen des Einzelunternehmens; der Unterschied liegt in der Art der Tätigkeit und in der anzuwendenden Vorschrift. Freiberufler („freier Beruf“, § 18 EStG) — das ist eine persönliche intellektuelle, kreative, wissenschaftliche, erzieherische oder heilberufliche Tätigkeit: Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieure, Architekten, Journalisten, Übersetzer, Lehrer, Kulturschaffende. Gewerbe („Gewerbebetrieb“, § 15 EStG) — Handel, Vermittlung, Handwerk, jede nachhaltige Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht, die nicht unter § 18 fällt.

• Freiberufler: Registrierung nur beim Finanzamt, keine Gewerbesteuer, keine Mitgliedschaft in IHK/HWK, immer einfache Buchführung (EÜR).
• Gewerbe: zuerst Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt, es gibt eine Gewerbesteuer (unter Berücksichtigung des Freibetrags von 24.500 €), Pflichtmitgliedschaft in der IHK/HWK.

Die endgültige Einstufung nimmt das Finanzamt anhand Ihrer Tätigkeitsbeschreibung im Fragebogen vor. Man kann sich nicht einfach selbst zum „Freiberufler“ ernennen, aber gerade die genaue Formulierung der Tätigkeit entscheidet über das Ergebnis – deshalb sollte sie sich möglichst eng am Berufskatalog orientieren, siehe § 18 EStG.

Ihren Status können Sie anhand der vergebenen Steuernummer und der Schreiben des Finanzamts prüfen: Bei einem Gewerbe erscheint in den Bescheiden die Gewerbesteuer (es kommt eine Aufforderung zur Gewerbesteuererklärung, Vermerk „G“), bei einem Freiberufler gibt es das nicht – nur die Einkommensteuer und gegebenenfalls die Mehrwertsteuer.

IT ist der strittigste Fall. Softwareentwicklung kann sowohl freiberuflich als auch gewerblich sein. Freiberuflich ist sie, wenn die Tätigkeit einer Ingenieurtätigkeit gleichgestellt ist (ingenieurähnliche Tätigkeit): Architekturplanung komplexer Systeme, Analytik, Consulting. Dann sind Sie „beratende Ingenieurin / beratender Ingenieur“ oder „beratende Informatikerin / beratender Informatiker“.

Ein klassisches Problem: Ohne einschlägigen Abschluss (Informatik/Ingenieur) verlangt das Finanzamt oft den Nachweis einer „vergleichbaren Qualifikation“ – durch Portfolio, Zertifikate, Projektbeschreibungen. Andernfalls wird ein Gewerbe zugeordnet. Einfaches Codieren nach Pflichtenheft, Hosting, der Verkauf fertiger Lizenzen oder von SaaS-Abonnements ist normalerweise ein Gewerbe.

Künstler, Musiker, Schriftsteller und Journalisten sind ausdrücklich genannt in § 18 EStG – Freiberufler; ein Diplom ist nicht erforderlich, entscheidend ist die eigenschöpferische Arbeit. Die Grenze verläuft jedoch bei der Frage, ob Sie eine Dienstleistung/ein Werk oder eine Ware verkaufen: Einzigartige Auftragsarbeit → Freiberuf; Vervielfältigung und Verkauf als Ware (Prints, Merch, fertige Tracks, Werbeaufnahmen) → in diesem Teil Gewerbe.

Das hängt von der Art ab. Freiberuflich — „beratender Betriebswirt/Ingenieur/Volkswirt“ mit einschlägiger Ausbildung und Abdeckung der wesentlichen Unternehmensfunktionen sowie Rechts-, Steuer- und ärztliche Beratung. Gewerbe — allgemeine Wirtschafts-, Marketing-, SMM-/SEO-, esoterische Beratung und Coaching ohne fachspezifisches Diplom sowie Werbung und Affiliate.

Für den Start eignet sich für die allermeisten Freelancer das Einzelunternehmen — kein Stammkapital erforderlich, minimale Bürokratie, einfache EÜR-Buchhaltung. Andere Rechtsformen sind bei Partnerschaft, Haftung oder entsprechendem Umsatz erforderlich.

• Einzelunternehmen — 1 Person, kein Kapital, volle persönliche Haftung. Für Freiberufler und kleine Gewerbebetriebe.
• GbR — einfache Gesellschaft aus 2+ Partnern, ohne Kapital, gesamtschuldnerische persönliche Haftung. Gründung per Gesellschaftsvertrag.
• UG (haftungsbeschränkt) — „Mini-GmbH“, Stammkapital ab 1 €, beschränkte Haftung, jedoch verpflichtet, 25 % des Gewinns in die Rücklagen einzustellen, bis sich ein Betrag von 25 000 € angesammelt hat.
• GmbH — Stammkapital 25.000 € (mindestens 12.500 € einzahlen), beschränkte Haftung, vollständige Buchhaltung und Bilanz, Notar- und Steuerberaterkosten.

Ja, eine Person kann parallel sowohl eine freiberufliche als auch eine gewerbliche Tätigkeit ausüben (z. B. IT-Beratung + Verkauf eines fertigen Produkts). Voraussetzung ist, sie getrennt zu führen: getrennte Einnahmen-/Ausgabenrechnung, verschiedene Anlagen in der Steuererklärung (Anlage S für Freiberufler, Anlage G für Gewerbe), bei Bedarf zwei Steuernummern.

Die Registrierung erfolgt über den elektronischen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ im Portal Elster (elster.de). Ein separater Antrag oder ein Besuch beim Finanzamt sind nicht erforderlich – anhand des Fragebogens wird Ihnen eine Steuernummer zugeteilt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Start finden Sie im Leitfaden von Finber zur Registrierung als Freiberufler.

• Freiberufler: Nur dieser Fragebogen ans Finanzamt. Das Gewerbeamt wird nicht benötigt.
• Gewerbe: zuerst die Gewerbeanmeldung (Formular GewA1) beim Gewerbeamt/Rathaus, wonach das Finanzamt denselben Fragebogen von sich aus zusendet.

Offiziell — einige Wochen; der Chat-Erfahrung nach normalerweise 2–6 Wochen, manchmal bis zu 2–3 Monate. Den Fragebogen erneut einzureichen ist nicht nötig – das schiebt die Warteschlange nur weiter nach hinten.

Man kann sofort arbeiten und Verträge abschließen. Auch eine Rechnung können Sie bereits stellen: Versehen Sie sie mit dem Vermerk „Steuernummer wird nachgereicht“ und reichen Sie die Nummer später nach – oder stellen Sie die Rechnung erst nach Erhalt der Nummer aus. Das Leistungsdatum geht dabei nicht verloren.

Es gibt keinen einheitlichen Klassifikator (analog zu OKVED) – die Tätigkeit beschreibt man in eigenen Worten, und von der Genauigkeit der Formulierung hängt ab, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender eingestuft werden. Orientierung für den freien Beruf geben der Katalog in § 18 EStG (Katalogberufe: Ingenieur, Architekt, Journalist, Übersetzer, Lehrer, Künstler u. a.) und „vergleichbare Berufe“.

Sie können auch mehrere Arten von Tätigkeiten angeben. Ist ein Teil davon gewerblich, wird dieser Teil separat erfasst.

In dem Fragebogen prognostizieren Sie den Umsatz und entscheiden, ob Sie die Kleinunternehmerregelung (ohne MwSt.) anwenden. Ab 2025 gelten neue Schwellenwerte: bis zu 25.000 € für das letzte Jahr und bis zu 100.000 € im laufenden Jahr (bisher 22.000 / 50.000). Wenn Sie darunter bleiben, müssen Sie keine Mehrwertsteuer berechnen.

• Plus: Kein Ausweis und keine Abführung der Umsatzsteuer, keine vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, einfachere Rechnungen.
• Minus: die Vorsteuer kann nicht von Einkäufen zurückgefordert werden. Das ist unvorteilhaft bei hohen Startkosten oder wenn Kunden Unternehmen sind, die die Mehrwertsteuer ohnehin zurückerhalten.

Nur für Gewerbetreibende. Ein Freiberufler meldet kein Gewerbe an. Für ein Gewerbe gehen Sie so vor: Füllen Sie das Formular GewA1 beim örtlichen Gewerbeamt / Ordnungsamt / Rathaus aus (oft online), Gebühr ~20–65 €. Danach schickt Ihnen das Finanzamt automatisch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu, und die Daten werden an die IHK/HWK übermittelt (die Mitgliedschaft ist obligatorisch, aber für Kleinunternehmen ist der Beitrag oft minimal oder es gibt eine Befreiung).

Dies sind verschiedene Nummern. Steuernummer – vergibt Ihr Finanzamt; sie steht auf Rechnungen und in Steuererklärungen innerhalb Deutschlands. USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Format: DE + 9 Ziffern) – vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt); sie ist nötig für B2B-Transaktionen innerhalb der EU (Reverse-Charge, ZM-Meldung).

Eine USt-IdNr. kann durch ein Häkchen im Formular oder später online auf der BZSt-Website beantragt werden – kostenlos.

Die Einkommensteuer wird auf den Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben) erhoben, nicht auf den Umsatz. Der Gewinn aus der Selbstständigkeit wird mit Ihren anderen Einkünften (z. B. dem Gehalt) zusammengerechnet, und auf die Summe wird eine progressive Steuertabelle angewendet.

• Grundfreibetrag (steuerfreier Mindestbetrag) 2026: 12.348 € pro Jahr und Person (2025: 12.096 €; bei Ehegatten mit Zusammenveranlagung das Doppelte, 24.696 €). Das ist der jährliche, nicht der monatliche Betrag.
• Der Steuersatz steigt von 14 % auf 42 %; 42 % beginnt ungefähr bei 69 879 € zu versteuerndem Einkommen (2026), der Spitzensteuersatz von 45 % („Reichensteuer“) greift ab ca. 277.826 €.

Wenn eine nennenswerte Steuer zu erwarten ist, setzt das Finanzamt vierteljährliche Vorauszahlungen durch einen gesonderten Bescheid (Vorauszahlungsbescheid) fest. Fällig sind sie am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Am Jahresende werden diese in die endgültige Berechnung des Steuerbescheids einbezogen: Die Differenz wird entweder nachgezahlt oder erstattet.

Für Selbstständige ist die Abgabe der Steuererklärung verpflichtend (Pflichtveranlagung). Die reguläre Frist endet am 31. Juli des nächsten Jahres, wenn Sie die Erklärung selbst abgeben.

• Steuererklärung für 2024 – Abgabe bis 31.07.2025 (selbst) / ~30.04.2026 (durch Steuerberater).
• Steuererklärung für 2025 – Abgabe bis 31.07.2026 (selbst) / ~30.04.2027 (über Berater).

Meist ist die Zusammenveranlagung wegen des Ehegattensplittings günstiger. Darin werden ausgefüllt: der Mantelbogen + Anlage N (Gehalt des Ehepartners) + Anlage S (Freiberufler) oder Anlage G (Gewerbe) + die beigefügte Anlage EÜR (Gewinn) + Anlage Vorsorgeaufwand (Versicherungen) + Anlage Kind (Kinder).

Ja. Bei einer angemeldeten selbstständigen Tätigkeit werden die Steuererklärung und die Anlage EÜR auch bei einem Verlust oder ohne Einnahmen eingereicht. Ein Verlust kann von Vorteil sein – er verringert das gesamte zu versteuernde Einkommen (einschließlich des Einkommens des Ehepartners) oder wird auf andere Jahre vorgetragen.

Das hängt von der Besteuerungsart ab. Wenn Sie Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind, berechnen Sie keine Mehrwertsteuer, sie erscheint nicht auf den Rechnungen, und Sie reichen keine Umsatzsteuererklärungen ein. Wenden Sie dagegen die reguläre Besteuerung an (Regelbesteuerung), weisen Sie die Mehrwertsteuer auf Ihren Rechnungen aus, melden sie regelmäßig an und führen sie an das Finanzamt ab, erhalten dafür aber die Vorsteuer aus Ihren Einkäufen zurück.

Ab 2025: bis zu 25.000 € Umsatz im vergangenen Jahr und bis zu 100.000 € im laufenden Jahr (zuvor 22.000 / 50.000). Maßgeblich für die Schwelle ist der Umsatz (die Einnahmen), nicht der Gewinn.

• Wird nur die untere Schwelle (25 000 €) überschritten, gilt die Regelbesteuerung für das nächste Jahr.
• Sie können freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sind dann aber an die Regelbesteuerung gebunden – für 5 Jahre.

Standardsatz – 19 %, ermäßigter Satz – 7 % (Bücher, Lebensmittel, Kultur- und einige andere Dienstleistungen; die meisten Freiberuflerdienstleistungen — 19 %). Die Mehrwertsteuer wird zusätzlich zum Nettobetrag berechnet: Bei Netto 1.000 € Rechnung = 1.190 € (19 %). Um die Mehrwertsteuer aus dem Bruttobetrag zu ermitteln, dividieren Sie durch 1,19 und multiplizieren mit 0,19.

Die Häufigkeit hängt von der Mehrwertsteuer des Vorjahres ab: > 9.000 €/Jahr – monatlich, 2.000–9.000 € – vierteljährlich, < 2.000 € – einmal pro Jahr möglich (Schwellenwerte wurden 2025 erhöht). Ein Kleinunternehmer gibt überhaupt keine Voranmeldung ab.

• Abgabefrist: bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums. Sie können eine Dauerfristverlängerung (+1 Monat) beantragen.
• Für Neugründungen (2021–2026) ist die Pflicht zur monatlichen Voranmeldung in den ersten 2 Jahren ausgesetzt – meist wird vierteljährlich angemeldet.

Bei Dienstleistungen im Bereich B2B (Geschäftskunden) liegt der Leistungsort beim Kunden (§3a Abs.2 UStG), deshalb enthält Ihre Rechnung keine deutsche Umsatzsteuer.

• Innerhalb der EU gilt Reverse-Charge: Auf der Rechnung geben Sie beide USt-IdNr. und den Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge“ an. Solche Umsätze melden Sie zwingend über die Zusammenfassende Meldung (ZM, §18a UStG).
• Bei Kunden in Drittländern (USA, UK, Schweiz, Ukraine) ist die Leistung in Deutschland „nicht steuerbar“ – auf der Rechnung vermerken Sie, dass sie nicht der deutschen Mehrwertsteuer unterliegt; eine ZM ist nicht erforderlich.

Vorsteuer — die Umsatzsteuer, die Sie bei betrieblichen Einkäufen zahlen (Ausrüstung, Software, Dienstleistungen, anteilige Kfz-Kosten usw.). Bei Regelbesteuerung ziehen Sie diese von Ihrer Umsatzsteuerschuld ab und bekommen sie so praktisch zurück – Voraussetzung ist eine korrekte Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer und ein betrieblicher Zweck des Kaufs.

Gewerbesteuer zahlen nur Gewerbetreibende — Freiberufler zahlen sie überhaupt nicht. Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 € Gewinn pro Jahr — darunter beträgt die Steuer null.

Formel: (Gewinn − 24.500 €) × 3,5 % × Hebesatz der Gemeinde. Den Hebesatz legt die Gemeinde fest (von etwa 200 % in ländlichen Gebieten bis 500 %+ in großen Städten). Die Gewerbesteuer zahlen Sie an die Gemeinde (nicht an das Finanzamt), mit vierteljährlichen Vorauszahlungen 15.02/15.05/15.08/15.11 und einer jährlichen Gewerbesteuererklärung.

Das ist ein verbreiteter Mythos. Bei Einzelunternehmern wird die Gewerbesteuer großenteils auf die Einkommensteuer angerechnet nach §35 EStG — in Höhe des 4,0-fachen Steuermessbetrags (Messbetrag).

• Bei einem Hebesatz bis ~400 % gleicht die Anrechnung die Gewerbesteuer fast vollständig aus — die tatsächliche Mehrbelastung liegt nahe null.
• Oberhalb von 400 % bleibt nur eine kleine Differenz ≈ (Hebesatz − 400 %) × 3,5 % vom Gewinn.

Die Pflichtangaben einer Rechnung regelt §14 Abs.4 UStG:

• vollständiger Name und Adresse von Ihnen und Ihrem Kunden;
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr;
• Ausstellungsdatum und Datum der Lieferung/Leistung;
• fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer (ohne Lücken in der Logik, beliebiges Format — zum Beispiel 2026-001);
• Menge und Art der Dienstleistung/Ware;
• Nettobetrag, Steuersatz und Mehrwertsteuerbetrag (bei Kleinunternehmern — ohne Mehrwertsteuer, mit Hinweis auf § 19 UStG).

Für Rechnungen bis 250 € brutto gilt eine Vereinfachung (Kleinbetragsrechnung, §33 UStDV): Ihr Name/Adresse, Datum, Art der Dienstleistung, Betrag und Steuersatz genügen – eine separate Kundenadresse und eine Rechnungsnummer sind nicht erforderlich. Praktisch für Quittungen und Kleinverkäufe.

Empfangen können müssen elektronische Rechnungen (strukturiertes Format XRechnung oder ZUGFeRD ≥ 2.0.1) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) seit dem 01.01.2025 alle — einschließlich Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt eine funktionsfähige E-Mail-Adresse.

• Ausstellen von E-Rechnungen: 2025–2026 ist noch das alte Verfahren möglich (PDF/Papier mit Zustimmung des Kunden).
• Ab dem 01.01.2027 — Pflicht für Unternehmen mit einem Umsatz > 800 000 €; ab dem 01.01.2028 — für alle im B2B-Bereich.
• Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit (empfangen können müssen sie sie aber). Rechnungen ≤ 250 € und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die Pflicht.

Absetzen können Sie, was für die Tätigkeit tatsächlich notwendig ist (betrieblich veranlasst, §4 Abs.4 EStG). Rein persönliche Ausgaben können nicht abgezogen werden; gemischte Ausgaben (Telefon, Internet, Auto) – anteilig in Höhe des betrieblichen Anteils.

• Technik, Software, Fachliteratur, berufsbezogene Weiterbildung;
• Geschäftsfahrten zu Kunden: 0,30 €/km (ab km 21 0,38 €) oder tatsächliche Ausgaben; Geschäftsreisen/Hotels – falls geschäftlich;
• Verpflegung auf Geschäftsreisen — nur pauschaler Verpflegungsmehraufwand (nicht „Mahlzeiten“);
• Anteil des Home Office (siehe Abschnitt 15);
• Arbeitskleidung — fast nie (nur Spezialkleidung/Uniformen).

EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) – vereinfachte Gewinnermittlung „Einnahmen minus Ausgaben“ nach §4 Abs.3 EStG. Sie reicht jeder ein, der nicht zur vollständigen Bilanzierung verpflichtet ist: Freiberufler – immer, und Gewerbe — solange der Umsatz < 800.000 € und der Gewinn < 80.000 € pro Jahr ist (§241a HGB).

Sie wird als elektronische Anlage EÜR über Elster einmal im Jahr zusammen mit der Jahressteuererklärung eingereicht (nicht vierteljährlich). Einnahmen und Ausgaben werden nach Zahlungseingang/-ausgang verbucht (Zufluss-/Abflussprinzip, §11 EStG).

Bis 800 € netto (952 € brutto) — das ist ein „geringwertiges Wirtschaftsgut“ (GWG, §6 Abs.2 EStG), das sofort vollständig abgeschrieben wird. Teurere Wirtschaftsgüter werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA).

Nein. Beiträge zu Krankenversicherung, Pflege und Rente für Selbstständige sind keine Betriebsausgaben in der EÜR, sondern Sonderausgaben (geregelt in §10 EStG). Sie werden in die persönliche Erklärung (Anlage Vorsorgeaufwand) eingetragen und verringern das zu versteuernde Einkommen — der Basisteil fast vollständig.

Bei einfachen Fällen (Kleinunternehmer/Freiberufler) machen viele die Buchhaltung selbst und reichen die Steuererklärung über Programme ein. Einen Steuerberater nimmt man normalerweise bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen, ausländischen Kunden, der Rechtsform UG/GmbH oder wenn „alles durcheinander ist“.

• Buchhaltung und Rechnungen: Lexoffice, sevDesk, Accountable, Kontist, Sorted.
• Jahressteuererklärung: WISO Steuer, SteuerGo, Taxfix.
• Elster — kostenloses offizielles Portal (Benutzeroberfläche komplexer). DATEV — ein Tool für Buchhalter selbst, teuer.

Nach der Reform 2025:

• Rechnungen und Buchungsbelege — 8 Jahre (bisher 10);
• Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare – 10 Jahre;
• sonstige Geschäftskorrespondenz – 6 Jahre.

Selbstständige versichern sich in der Regel freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse (freiwillig gesetzlich, GKV) oder wechseln in die private Krankenversicherung (PKV).

• GKV: Der Beitrag hängt vom Einkommen ab, nicht erwerbstätige Familienmitglieder sind kostenlos mitversichert (Familienversicherung; für den Ehepartner ab 2028 ein Zuschlag von 2,5 % des Einkommens, wenn kein Kind unter 12 Jahren im Haushalt lebt), Rückkehr ist einfach. Teuer bei hohem Einkommen.
• PKV: billiger für junge und gesunde Menschen, Tarife nach Leistungen, aber der Beitrag steigt mit dem Alter, jedes Familienmitglied zahlt separat, und ab 55 ist eine Rückkehr in die GKV praktisch unmöglich.

Grundlage für den Beitrag ist der Gewinn (Gewinn aus der EÜR), nicht der Umsatz, und auch nicht der Betrag inklusive USt. Sätze 2026: Krankenversicherung ~14,0–14,6 % + durchschnittlicher Zusatzbeitrag ~2,9 %, Pflegeversicherung 3,6 % (4,2 % für Kinderlose über 23).

• Mindestbeitrag 2026: Der Beitrag wird mindestens aus der Bemessungsgrundlage berechnet — 1 318,33 €/Monat, das heißt, auch bei geringem Einkommen zahlt man ~270 €/Monat (Medizin + Pflege).
• Höchstbeitrag 2026: Die Bemessungsgrundlage ist gedeckelt bei 5.812,50 €/Monat, daher maximal ~1.190 €/Monat.

Solange die Krankenkasse Ihren Gewinn nicht kennt, kann sie den Höchstbeitrag ansetzen. Reichen Sie eine realistische Einkommensprognose (Einkommensschätzung) ein — dann wird der Beitrag neu berechnet. Das erste Jahr wird vorläufig nach der Prognose berechnet, endgültig dann nach Ihrem Steuerbescheid: die Differenz wird nachberechnet oder erstattet.

Für die meisten Freiberufler und Gewerbetreibenden ist die gesetzliche Rentenversicherung keine Pflicht — sie ist freiwillig. Aber das Gesetz verpflichtet bestimmte Gruppen (§2 SGB VI):

• selbstständige Lehrer, Dozenten, Privatlehrer, Erzieher ohne Arbeitnehmer;
• Handwerker, eingetragen in die Handwerksrolle;
• Hebammen und ein Teil der medizinischen/sozialen Berufe;
• Künstler und Publizisten (über KSK);
• Selbstständige, die faktisch nur für einen Auftraggeber arbeiten (arbeitnehmerähnlich).

Der Beitragssatz beträgt 18,6 % des Einkommens. Richtwerte 2026:

• Regelbeitrag (Standard) — 735,63 €/Monat;
• für Neueinsteiger (Existenzgründer) in den ersten 3 Jahren — halber Beitrag ~368 €/Monat (§165 SGB VI);
• freiwillige Beiträge — flexibel: ab ~100 €/Monat bis maximal ~1 571 €/Monat (18,6 % der Höchstgrenze 8.450 €).

Ja: Wenn Sie faktisch nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine eigenen Angestellten haben, werden Sie als arbeitnehmerähnlicher Selbständiger eingestuft und müssen 18,6 % zahlen – manchmal rückwirkend.

Künstlersozialkasse (KSK) — keine separate Kasse, sondern ein Mechanismus, der für Künstler und Publizisten (Designer, Fotokünstler, Musiker, Autoren, Journalisten) die Hälfte der Beiträge zur Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung übernimmt — so wie es ein Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer tut. Sie zahlen etwa die Hälfte der Beiträge, die auf Grundlage Ihres gemeldeten Jahreseinkommens berechnet werden.

• Bedingungen: künstlerische/publizistische Tätigkeit als Haupterwerb, nicht mehr als 1 Arbeitnehmer, nicht in Form von Gewerbe/Handwerk.
• Mindestjahreseinkommen für die Aufnahme — 3 900 € (Berufsanfänger dürfen in den ersten Jahren darunter liegen).

Die Mindestversicherungszeit für einen Anspruch auf deutsche Rente beträgt 60 Monate (5 Jahre) an gezahlten Beiträgen. Dieselben 60 Monate Rentenbeiträge sind eine der Voraussetzungen für den Daueraufenthalt (Niederlassungserlaubnis, §9 AufenthG).

In der gesetzlichen Krankenversicherung sind nicht erwerbstätige oder gering verdienende Familienangehörige mitversichert, und zwar kostenlos, aber unter zwei Bedingungen: Das Einkommen liegt unter der Grenze, und Sie sind nicht „hauptberuflich selbständig“ (Selbstständigkeit ist nicht die Haupttätigkeit). Ab 2028 ist das nicht mehr für alle kostenlos: Ihr Ehepartner zahlt dann für Sie einen Zuschlag von 2,5 % seines Einkommens an seine Kasse, sofern kein Kind unter 12 Jahren im Haushalt lebt und keine andere Ausnahme greift.

• Einkommensgrenze 2026: 565 €/Monat (2025: 535 €); für Minijobs — bis 603 €. Maßgeblich ist der Gewinn, nicht der Umsatz.
• Die zweite Hürde ist strenger: Wenn die Selbständigkeit Ihre hauptberufliche Tätigkeit ist, verlangen viele Kassen (oft die AOK) eine eigene Versicherung auch bei null Einkommen.

Für Selbstständige wird das Elterngeld nach dem Gewinn des letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahres (meist des Kalenderjahres) vor der Geburt des Kindes berechnet und nicht nach den 12 Monaten vor der Geburt. Der Grundbetrag beträgt 65–100 % des vorherigen Einkommens, von 300 bis 1.800 €/Monat.

• Der Anspruch entfällt bei einem zu versteuernden Einkommen der Familie/des Elternteils über 175 000 € (für Geburten ab April 2025).
• Während des Bezugs dürfen Sie bis zu 32 Stunden pro Woche arbeiten; Einkommen in diesem Zeitraum mindert die Auszahlung (berücksichtigt wird der Gewinn, nicht der Umsatz).

Kindergeld 2026 — 259 € pro Monat pro Kind (2025: 255 €), unabhängig vom Elterneinkommen. Wird bei der Familienkasse beantragt.

Für Einzelunternehmer (sowohl Freiberufler als auch Gewerbe) ist ein separates Konto rechtlich nicht erforderlich — bei Selbstständigen gibt es keine Trennung „privat/geschäftlich“, fürs Finanzamt zählen korrekte Buchführung und Belege, nicht die Kontoart. Ein separates Konto ist nur Pflicht für juristische Personen (UG/GmbH).

Beliebte Optionen im Chat: N26, Kontist, Holvi, Qonto, Finom, dazu klassisch Sparkasse/Volksbank. Für Fremdwährungseingänge nutzt man oft Wise oder Revolut.

Ein einzelner Auftraggeber ist für sich genommen noch kein Beweis, aber es ist ein starkes Risikoindiz. Entscheidend ist das Wesen des Verhältnisses: wenn Sie in die Abläufe des Kunden eingebunden sind, nach seinen Anweisungen und seinem Zeitplan arbeiten, ohne eigenes unternehmerisches Risiko — das kann als verdeckte Beschäftigung eingestuft werden (§7 SGB IV), auch wenn ein Werkvertrag unterzeichnet wurde.

Indikatoren: Integration in die Kundenorganisation, Unterordnung unter Weisungen, feste Arbeitszeit/Ort, keine eigenen Mitarbeiter/Ausrüstung, einziger Auftraggeber, keine eigene Werbung/Kundenbasis.

• Die Konsequenzen treffen in erster Linie den Auftraggeber (als Arbeitgeber): rückwirkende Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (in der Regel bis zu 4 Jahre), mögliche Strafbarkeit nach §266a StGB.
• Risiko senken: mehrere Auftraggeber, eigene Ausstattung/Büro/Website, Freiheit bei der Arbeitsorganisation, Bezahlung nach Ergebnis.
• Ein strittiger Status lässt sich offiziell über das Statusfeststellungsverfahren (§7a SGB IV) bei der Deutschen Rentenversicherung klären.

Einen universellen Satz gibt es nicht. Eine praktische Methode aus dem Chat – rechnen Sie vom gewünschten Jahreseinkommen aus: Addieren Sie das benötigte Einkommen + alle Ausgaben + Versicherungen + Steuern + Urlaub/Ausfallzeiten und teilen Sie die Summe durch die tatsächlich abrechenbaren Stunden (davon gibt es deutlich weniger als Arbeitsstunden).

Ein mündlicher Vertrag ist in Deutschland ebenfalls gültig, aber ein schriftlicher wird dringend empfohlen — er legt Umfang, Fristen, Vergütung und Haftung fest. Für Standarddienstleistungen reicht ein kurzer Vertrag (Dienst- oder Werkvertrag) aus; AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) — optional.

Wenn Sie in Deutschland steuerlich ansässig sind, erklären Sie hier Ihr Welteinkommen, einschließlich Honorare von ausländischen Kunden. Doppelbesteuerung wird durch Abkommen vermieden (DBA): Im Ausland gezahlte Steuern werden in der Regel auf die deutsche Steuer angerechnet (§34c EStG).

Für Nicht-EU-Bürger ist die Grundlage – §21 AufenthG: eigene Regelungen für freie Berufe (§21 Abs.5, vereinfacht) und für Gewerbebetrieb/Business (§21 Abs.1, mit Bewertung wirtschaftlicher Interessen und Finanzierung). Der Antragsteller benötigt Geschäftsplan/Tätigkeitsbeschreibung, Kundenbestätigung/Einkommensnachweis, finanzielle Sicherung und Krankenversicherung.

• Aus dem Ausland reist man mit einem nationalen Visum (Typ D) zum Zweck der Selbstständigkeit ein und beantragt dann in Deutschland den Aufenthaltstitel;
• während Sie sich aus einem anderen Grund in Deutschland aufhalten, ist ein Wechsel in den Status nach §21 (Zweckwechsel) manchmal möglich.

Normalerweise wird geprüft, ob die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird und den Lebensunterhalt sichert: Steuerunterlagen (Steuerbescheid/EÜR), Rechnungen/Verträge, Nachweis über gezahlte Steuern und Beiträge, gültige Krankenversicherung, Mietvertrag für die Wohnung.

Das hängt davon ab, was in Ihrem Aufenthaltstitel erlaubt ist – siehe den Vermerk auf der Karte und im grünen Zusatzblatt: „Selbständige Tätigkeit gestattet/erlaubt“.

• Blaue Karte EU / Aufenthaltstitel zur Beschäftigung: parallele Selbstständigkeit ist als Nebentätigkeit möglich (§21 Abs.6), manchmal ist eine separate Genehmigung erforderlich.
• Familiennachzug: oft ist jede Beschäftigung erlaubt, aber prüfen Sie das Zusatzblatt.
• Studium: Selbstständigkeit ist in der Regel eingeschränkt — es braucht eine Erlaubnis.
• §24 (vorübergehender Schutz, Ukrainer): Die Beschäftigung ist in der Regel von der Behörde erlaubt.

Zwei Wege:

• Beschleunigter Weg (§21 Abs.4 AufenthG): nach 3 Jahren, wenn das Business erfolgreich umgesetzt wird und der Lebensunterhalt (einschließlich Familie) gesichert ist;
• Regulärer Weg (§9 AufenthG): nach 5 Jahren, dabei braucht es mindestens 60 Monate Rentenbeiträge (freiwillig oder obligatorisch), Deutschkenntnisse (normalerweise B1), gesicherten Lebensunterhalt und ausreichenden Wohnraum.

Dies sind zwei verschiedene Maßnahmen, die oft verwechselt werden:

• Gründungszuschuss (§93 SGB III) — für Bezieher von ALG I über die Agentur für Arbeit. Bedingung: ein Restanspruch auf ALG I für mindestens 150 Tage. Phase 1: Ihr ALG + 300 € 6 Monate; Phase 2: 300 € weitere 9 Monate (nach Ermessen).
• Einstiegsgeld (§16b SGB II) — für Empfänger von Grundsicherungsgeld (bis 1. Juli 2026 Bürgergeld) über das Jobcenter, Höhe und Laufzeit – im Ermessen der Behörde.

Zwei Möglichkeiten, die Kosten abzusetzen:

• Homeoffice-Pauschale: 6 €/Tag, maximal 210 Tage = 1 260 €/Jahr (§4 Abs.5 Nr.6c EStG). Ohne separates Zimmer — passt für die meisten.
• Häusliches Arbeitszimmer (§4 Abs.5 Nr.6b EStG): der Anteil aller Wohnkosten im Verhältnis zur Fläche des Arbeitszimmers, aber nur, wenn es ein separates Zimmer ist und den Mittelpunkt Ihrer gesamten Tätigkeit bildet.

Wird das Auto zu mehr als 50 % geschäftlich genutzt, wird es als Betriebsvermögen behandelt, und Ausgaben (Treibstoff, Reparatur, Abschreibung, Leasing) werden abgezogen, während private Nutzung nach der 1-%-Regel vom Listenpreis pro Monat oder nach Fahrtenbuch versteuert wird.