Leitfaden für Freiberufler in Deutschland: Steuern und Versicherungen

Aktualisiert:
05.10.2026
Ilja Fedotow

Vorinformation. Letzte Aktualisierung: 02.05.2026. Interne Links, externe Quellen und wichtige Steuerzahlen für das Jahr 2026 wurden überprüft: Grundfreibetrag, Kinderfreibetrag, Grenzen der Kleinunternehmerregelung, Fristen für die Steuererklärung und Basisparameter der Krankenversicherung. Da sich die Regeln ändern können, gleichen Sie diese vor der Einreichung der Unterlagen mit dem Finanzamt, der Ausländerbehörde, der Krankenkasse oder einem Steuerberater ab.

Vorwort

Freelancing in Deutschland ist ein vielseitiger und flexibler Weg, der die ideale Lösung für diejenigen sein kann, die Entscheidungsfreiheit, Selbstständigkeit und Kontrolle über ihren Arbeitsplan schätzen. Jeder Schritt in Richtung Freelancing ist jedoch eine persönliche Entscheidung, die von vielen Faktoren abhängt: Ihrem Charakter, Ihren beruflichen Fähigkeiten und der aktuellen Situation auf dem Arbeitsmarkt.

Manche arbeiten gerne allein, übernehmen die Verantwortung für Projekte und teilen sich ihre Zeit selbst ein. Anderen sind ein stabilerer Zeitplan und ein garantierter Auftragsfluss von Stammkunden wichtig. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass Freelancing nicht nur Freiheit von der Büroroutine bedeutet, sondern auch die Verantwortung für alle Aspekte der Führung des eigenen Unternehmens: von der Kundensuche und dem Abschluss von Verträgen bis hin zur Einhaltung steuerlicher und rechtlicher Vorschriften.

Freiberufliche Tätigkeit in Deutschland unterliegt bestimmten Regeln, sei es die Registrierung als Freiberufler oder als Gewerbetreibender. Jeder dieser Wege hat seine Besonderheiten und bürokratischen Nuancen, die Aufmerksamkeit erfordern. Dieser Übergang kann sowohl inspirierend als auch voller Herausforderungen sein, besonders wenn Sie auf die Komplexität der administrativen Prozesse, steuerlichen Verpflichtungen und des ständigen Selbstmanagements nicht vorbereitet sind.

Mit dem richtigen Ansatz und einer guten Vorbereitung kann die Freelance-Tätigkeit in Deutschland jedoch der Schlüssel zu beruflicher Freiheit und Weiterentwicklung sein. Dies ist ein Weg, der neue Wachstumschancen eröffnet, aber ein klares Verständnis aller Aspekte und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Selbstverbesserung erfordert.

„Brauche ich das eigentlich überhaupt?“, denken Sie sich in den Pausen zwischen den Aufträgen. Schließlich freut sich jeder deutsche Steuerberater riesig darauf, Ihnen für schlappe 200 Euro die Stunde bei der Steuererklärung zu helfen (ach, als hätten Sie das Geld nicht!). Und wenn ein Kunde sagt, er möchte „für einen Monat pausieren und erst mal nicht zahlen“, wird Ihnen plötzlich klar: All diese Risiken liegen jetzt bei Ihnen. Keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, kein Urlaub, kein Weihnachtsgeld. Nur Sie, Ihr Computer und… Ihre Steuern.

Also, brauchen Sie das? Wenn Sie Abenteuer, die deutsche Sprache und Bürokratie lieben – ja, natürlich! Und wenn nicht, dann sollten Sie vielleicht Ihre Träume von Freiheit überdenken und in der bequemen Rolle des Festangestellten bleiben.

Über den Autor

Hallo! Ich heiße Ilja Fedotow. Ich lebe seit über acht Jahren in Deutschland und arbeite seit den letzten zwei Jahren als Full-Time-Freiberufler im IT-Bereich. Ich habe über 20 Jahre Erfahrung als Microsoft Solution Architect und Infrastrukturberater, einschließlich großer Migrations- und Implementierungsprojekte für internationale Unternehmen wie die Deutsche Bank, Fujitsu Services und Infosys. Dieser Leitfaden basiert auf meinem eigenen praktischen Weg in Deutschland: Anmeldung, Kommunikation mit dem Finanzamt, Jahresabschluss, Kundensuche, Verträge, Banken, Versicherungen und die alltägliche administrative Routine eines Freiberuflers. Ich habe ihn geschrieben, um anderen IT-Spezialisten zu helfen, häufige Fehler auf dem Weg in die Selbstständigkeit zu vermeiden. Aber ich warne Sie gleich vor: Ich bin kein Steuerberater, kein Jurist, kein Buchhalter und kein Einwanderungsberater, betrachten Sie diesen Text daher als persönliche Erfahrung und prüfen Sie wichtige Entscheidungen immer bei den zuständigen Behörden oder qualifizierten Fachleuten. Kurz gesagt: Sie sind gewarnt 😊

Ich schicke gleich voraus: In diesem Text wird es keine langen Erklärungen zur Beschaffung des Freelancer-Visums geben (dazu gibt es ein eigenes Kapitel über Visa). Aber den Visumsprozess selbst werden Sie höchstwahrscheinlich alleine durchlaufen müssen, bevor Sie sich in Deutschland voll und ganz als Freelancer registrieren können.

Ich freue mich auf Ihre Anmerkungen und Wünsche zu diesem Handbuch. Sie können mich jederzeit per E-Mail unter fedotov.ilya (at) gmail.com oder über LinkedIn erreichen.

Kapitel 1. Einführung

Der allgemeine Ablauf des Registrierungsvorgangs sieht in etwa wie folgt aus:

Ich möchte mich selbstständig machen

Arbeitserlaubnis

Nein

Das wird wohl Warten heißen

Wir erfüllen die zusätzlichen Anforderungen für die Gewerbeanmeldung

Gewerbe

Beruf? Freiberufler/Gewerbe

Freiberufler

Wir registrieren uns bei Elster für den Zugriff

de.getsorted.de

Schnell

Registrierung und Arbeit schnell/detailliert

Ausführlich

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mit ELSTER online

Steuernummer für Selbstständige

Wer sind Freiberufler und Gewerbetreibende in Deutschland?

In Deutschland muss jede Tätigkeit klar definiert und klassifiziert sein, selbst wenn es sich um eine selbstständige Arbeit handelt. In diesem System gibt es zwei Hauptkategorien: Freiberufler und Gewerbetreibende. Jede dieser Kategorien hat ihre eigenen, einzigartigen Besonderheiten und Anforderungen, die durch das deutsche Recht geregelt sind.

Freiberufler

Ein Freiberufler in Deutschland ist ein Spezialist, der professionelle Dienstleistungen erbringt, die nicht mit Handel oder Gewerbe zusammenhängen. Die Hauptvoraussetzung ist, dass die Tätigkeit intellektuell sein und spezielle Kenntnisse erfordern muss. Zu diesen Berufen gehören Ärzte, Anwälte, Berater, Programmierer und andere Spezialisten. Jedoch fällt nicht jede selbstständige Arbeit unter die Kategorie des Freiberuflers. Die Tätigkeit muss intellektuell genug sein, damit die deutsche Gesetzgebung sie als solche anerkennt. Zum Beispiel gehört eine einfache Computerreparatur nicht dazu.

Freiberufler sind von der Eintragung in das Handelsregister und der Pflichtmitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) befreit, was die bürokratischen Abläufe erheblich vereinfacht. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht jede Tätigkeit als freier Beruf anerkannt werden kann. Wenn Sie herausfinden möchten, ob Sie den Status eines Freiberuflers erhalten können, finden Sie die Anforderungen auf der IHK-Website.

Gewerbetreibende

Wenn Ihre Tätigkeit nach staatlichen Standards nicht unter die Kategorie „intellektuell“ fällt, werden Sie Inhaber eines Gewerbes. Stellen Sie sich ein klassisches Szenario vor: Sie eröffnen ein Geschäft, beginnen mit dem Handel von Waren oder bieten Dienstleistungen wie Gerätereparaturen an und werden dadurch zum Unternehmer. Das klingt beeindruckend, erfordert jedoch zusätzlichen Aufwand: Sie müssen ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden (Gewerbeanmeldung), Gewerbesteuer zahlen und auf den Umgang mit der deutschen Bürokratie vorbereitet sein.

Gewerbe-Inhaber haben ihre Vorteile. Erstens haben Sie die Möglichkeit, Ihre Tätigkeit zu erweitern, Mitarbeiter einzustellen und sogar Investitionen anzuziehen. Wenn Sie diesen Weg wählen, werden Sie jedoch Unternehmer und kein „freischaffender Einzelkämpfer“ wie ein Freelancer. Wenn Ihr Ziel darin besteht, das Geschäft zu skalieren und ein ernsthaftes Wachstum zu erzielen, ist der Weg des Gewerbe-Inhabers genau das Richtige für Sie.

Was soll man also sein? Wenn Sie nach Freiheit und Flexibilität streben (mit bestimmten steuerlichen Verpflichtungen), ist der Status als Freiberufler möglicherweise die ideale Wahl. Wenn Sie jedoch den Ehrgeiz haben, ein eigenes Unternehmen aufzubauen und zu entwickeln, kann Ihnen die Welt des Gewerbes neue Möglichkeiten eröffnen.

Die Hauptunterschiede zwischen einem Freiberufler und einem Gewerbetreibenden

Einer der Hauptunterschiede ist natürlich die Besteuerung. Der Inhaber eines Gewerbes ist zur Zahlung der Gewerbesteuer verpflichtet, was zusätzliche bürokratische Pflichten und finanzielle Belastungen mit sich bringt, während Freiberufler von der Zahlung dieser Steuer befreit sind. Es fühlt sich ein bisschen so an, als hätte der Gesetzgeber gesagt: „Gut, hier ist für Sie zumindest eine Erleichterung, aber ruhen Sie sich bloß nicht aus!“

Hiermit sind die bürokratischen Besonderheiten noch nicht zu Ende. Freelancer erhalten einen weiteren Vorteil – ein stark vereinfachtes Berichts- und Buchhaltungssystem. Sie müssen nicht lange Nächte mit Taschenrechner und Tabellen verbringen. Die Berichte und Steuererklärungen von Freelancern in Deutschland sagen: „Wir machen es Ihnen leichter, aber ein bisschen arbeiten müssen Sie trotzdem.“ Im Gegensatz dazu sind Gewerbetreibende verpflichtet, eine detaillierte Buchhaltung zu führen, zahlreiche Dokumente auszufüllen und eine jährliche Gewerbesteuererklärung abzugeben. Das ist sozusagen der „Hardcore“-Modus der Geschäftsführung.

Es ist wichtig zu bedenken, dass der Prozess der Gewerbeanmeldung je nach Art Ihrer Tätigkeit erheblich variieren kann. Wenn Sie sich also entschließen, in diese Welt einzutauchen, lohnt es sich, sich sorgfältig mit den Informationen und Empfehlungen zu diesem Thema vertraut zu machen:

Lexoffice: Gewerbeanmeldung
IHK: Gewerbeanmeldung

Wenn Sie also nach Kontrolle streben und bereit für den Aufwand bei der Buchhaltung sind, könnte die Welt des Gewerbes die richtige Wahl für Sie sein. Wenn Sie hingegen einen einfacheren Weg mit einigen „Haken“ bevorzugen, ist Freiberuflichkeit wahrscheinlich eher etwas für Sie.

Registrierung bei Elster

Eine der grundlegenden Voraussetzungen für den Beginn des gesamten Prozesses ist der Zugriff auf das Online-Konto der Finanzbehörde – das Finanzamt. Über dieses Konto kann man die Freiberuflichkeit anmelden, offiziell mit dem Finanzamt kommunizieren, Steuererklärungen einreichen sowie den Zugriff an einen Steuerberater delegieren. Eine detaillierte Anleitung ist unten aufgeführt.

1. Wir öffnen die Elster-Website
2. Wir drücken Weiter

3. Wir drücken Weiter

4. Wir wählen den Bereich Zertifikatsdatei und drücken Auswählen

5. Wir wählen Für mich (und meinen Partner) und klicken auf Weiter

6. Wir wählen Mit Steuer-Identifikationsnummer

7. Geben Sie Ihre Daten im Bereich Data Entry ein, setzen Sie unten das Häkchen (I confirm) und klicken Sie auf Weiter

8. Abschnitt „Vorausgefüllte Steuererklärung“ ausfüllen:

Wenn Sie dasselbe Konto gemeinsam mit Ihrem Ehepartner oder Ihren Kindern nutzen möchten, können Sie hier deren Steueridentifikationsnummern hinzufügen. Elster speichert die Daten, die Sie in Ihrer Steuererklärung angeben, und füllt beispielsweise die wichtigsten Formulare im nächsten Jahr automatisch aus. Sollten sich Ihre Daten bis dahin ändern, können Sie diese natürlich bearbeiten. In jedem Fall sparen Sie dadurch Zeit und können einsehen, welche Angaben Sie in den vergangenen Jahren gemacht haben. Sie haben nun alle erforderlichen Angaben eingegeben und können auf die Schaltfläche „Überprüfen“ klicken, um diese vor dem Absenden noch einmal durchzugehen.

9. Registrierungsbestätigung

Wenn Sie alle Daten (die grau markierten) korrekt eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Submit“. Danach erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung der eingegebenen Daten. Klicken Sie auf den in der E-Mail angegebenen Aktivierungslink. Wenn die E-Mail nicht angekommen ist, warten Sie ein wenig und überprüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Der Link ist sieben Tage gültig. Danach erhalten Sie eine weitere E-Mail mit Anweisungen zur Aktivierung des Kontos und einer wichtigen Identifikationsnummer (Aktivierungs-ID), die Sie aufbewahren müssen.

10. Registrierung bei ElsterOnline

Sobald Sie den Brief mit Ihrem zweiten persönlichen Aktivierungs-Code per Post erhalten haben, folgen Sie den weiteren Registrierungsschritten. Der Brief sollte innerhalb von 14 Tagen eintreffen. Falls er nicht ankommt, wenden Sie sich an den ELSTER-Support.

Für den zukünftigen Zugriff auf das persönliche Konto sind das Zertifikat, das Sie bei der Registrierung gespeichert haben, sowie Benutzername und Passwort erforderlich.

Eine wichtige Voraussetzung vor Beginn des Registrierungsprozesses ist das Vorhandensein eines separaten Kontos/IBAN, das Sie für den Empfang von Einnahmen, die Zahlung von Steuern und alle möglichen im Zusammenhang mit der Selbstständigkeit stehenden Ausgaben nutzen werden. Ich werde einen separaten Abschnitt über Online-Banken für Selbstständige schreiben.

Schnelle Registrierung als Freiberufler

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1. Registrieren bei de.getsorted.de.
2. Auf der Hauptseite klicken wir auf Start registration.

3. Wir füllen einen Standard-Fragebogen aus. Persönliche Daten. Geben Sie unbedingt Ihren Beruf an.
4. Wir füllen aus: Unternehmensinformationen. Hier ist es wichtig, Ihren Beruf anzugeben, damit das System korrekt bestimmen kann, was auf Sie zutrifft: Freiberufler oder Gewerbe.

5. Abschnitt Steuereinrichtung. Im Punkt Gewinnermittlungsmethode werden Sie sich höchstwahrscheinlich für die einfache Buchführung (Single-Entry-Bookkeeping) entscheiden. Die zweite Option (doppelte Buchführung) ist nur für Gewerbetreibende Pflicht, deren Umsatz 800.000 Euro oder deren Gewinn 80.000 Euro im Jahr übersteigt; Freiberufler können die erste Option bei jedem Umsatz wählen.

6. Abschnitt Steuerschätzung. Hier müssen Sie Ihre Freelance-Situation sowie Ihre erwarteten Einnahmen für das laufende und das nächste Jahr angeben. Ich nenne absichtlich keine Details, da jeder eine andere Lebenssituation hat. Abschnitt Bankkonto. Wie ich bereits oben geschrieben habe, ist es wichtig, dass Sie ein separates Konto haben. Deshalb setzen wir YES und geben die IBAN an.

7. Abschnitt Überprüfen und Absenden. In diesem Abschnitt geben Sie das Finanzamt der Region an, in der Sie wohnen, und klicken auf Beim Finanzamt einreichen.

Detaillierte Registrierung

Eine detaillierte Registrierung setzt voraus, dass Sie sich in Ihr persönliches Konto bei Elster einloggen und dort das Online-Formular ausfüllen: „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“.

Ich kann ein detailliertes Video zum Ausfüllen des Formulars auf Deutsch empfehlen – von Steuerfit.

Video zur Gewerbeanmeldung (auf Deutsch)

Für Bayern: Gewerbe anmelden — Gewerbeschein beantragen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Anfänger

Für Berlin: Gewerbe anmelden — Gewerbeanmeldung ausfüllen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2023

Je nach Ihrem Wohnort und der Bearbeitungsgeschwindigkeit erhalten Sie per Post innerhalb von 2 bis 9 Wochen die Bestätigung Ihrer Registrierung als Freiberufler für die genannte Tätigkeit sowie Ihre Steuernummer.

Kapitel 2. Über Steuern

Steuern sind wie eine Art Pflicht-„Quest“ auf dem Weg jedes Freelancers oder Unternehmensbesitzers in Deutschland. Auch wenn sie nicht die spannendste ist, sind sie doch absolut notwendig, denn ohne das Bestehen drohen „unangenehme Überraschungen“ in Form von Geldstrafen oder Fragen vom Finanzamt (und mit dem ist nicht zu spaßen!). In diesem Kapitel befassen wir uns mit den wichtigsten Steuerarten, die sowohl Freelancer als auch Gewerbetreibende zahlen müssen, um legal zu arbeiten und nachts ruhig zu schlafen.

Steuerarten für Freiberufler/Gewerbetreibende

1. Einkommensteuer

Freiberufler und Gewerbetreibende sind wie alle Steuerzahler verpflichtet, Einkommensteuer zu zahlen. Diese Steuer wird auf der Grundlage des Nettoeinkommens berechnet – der Differenz zwischen den Gesamteinnahmen und den betrieblich veranlassten Ausgaben. Der Einkommensteuersatz ist progressiv und hängt von der Höhe des Einkommens ab:

Bis zu 12.348 Euro pro Jahr (im Jahr 2026) – Steuersatz 0%.
Einkünfte zwischen 12.349 und 17.799 Euro fallen in die erste Progressionszone, in der der Steuersatz bei etwa 14% beginnt.
Bei Einkünften zwischen 17.800 und 69.878 Euro steigt der Steuersatz progressiv auf 42% an.
Für Einkommen zwischen 69.879 und 277.825 Euro – 42%.
Einkünfte über 277.826 Euro werden mit einem Steuersatz von 45% besteuert.

Bei einem zu versteuernden Einkommen von beispielsweise 80.000 Euro beträgt die Steuer nicht 42%, wie es der Steuersatz für die oberste Einkommensstufe vermuten lassen könnte, sondern etwa 28% (Berechnung für 2026 nach dem Grundtarif; mit Solidaritätszuschlag etwa 28,4%). Dies liegt daran, dass nur der Teil des Einkommens, der über einer bestimmten Schwelle liegt, mit einem höheren Steuersatz besteuert wird. Um genau zu ermitteln, wie viel Prozent des Gesamteinkommens auf Steuern entfallen, wird der durchschnittliche effektive Steuersatz herangezogen, der stets unter dem höchsten Grenzsteuersatz liegt.

Einkommensteuerrechner.

2. Mehrwertsteuer (MwSt.) oder Umsatzsteuer

Die meisten Freiberufler und Gewerbetreibenden sind zur Zahlung der Mehrwertsteuer (oder Umsatzsteuer) verpflichtet. Der allgemeine Mehrwertsteuersatz in Deutschland beträgt 19%, für bestimmte Waren und Dienstleistungen, beispielsweise Bücher und die meisten Lebensmittel, gilt jedoch ein ermäßigter Satz von 7%. Eine Ausnahme bilden Kleinunternehmer: Ab 2025 liegen die nationalen Schwellenwerte bei bis zu 25.000 Euro Umsatz im vergangenen Kalenderjahr und bis zu 100.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr.

3. Gewerbesteuer

Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit, die von Unternehmen erhoben wird, die eine gewerbliche Tätigkeit (Gewerbe) ausüben. Gewerbetreibende zahlen diese Steuer nur auf den Gewinn, der den Freibetrag von 24.500 Euro übersteigt. Die Höhe der Gewerbesteuer berechnet sich aus 3,5% des Gewinns (Messbetrag), multipliziert mit dem von der Gemeinde festgelegten Hebesatz: mindestens 200% (d. h. ein effektiver Steuersatz ab 7%) bis hin zu 900% (etwa 31,5% in einzelnen Gemeinden). Die festgesetzte Gewerbesteuer kann die Einkommensteuer gemäß § 35 EStG bis zum Vierfachen des Messbetrags mindern, jedoch nicht mehr als die tatsächlich gezahlte Steuer und nicht mehr als den Teil der Einkommensteuer, der auf Einkünfte aus Gewerbebetrieb entfällt. In Gemeinden mit einem Hebesatz von bis zu ~400% wird die Gewerbesteuer oft vollständig ausgeglichen, bei einem höheren Hebesatz oder einer niedrigen Einkommensteuer bleibt jedoch eine Restbelastung bestehen.

4. Körperschaftsteuer

Freiberufler müssen keine Körperschaftsteuer zahlen. Diese zahlen Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG oder UG sowie Genossenschaften. Dadurch sparen Freiberufler im Vergleich zu Unternehmensinhabern Steuern.

Umsatzsteuer und Besonderheiten ihrer Zahlung

Die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) wird auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben, die im Gebiet Deutschlands erbracht werden. Es ist wichtig, die Besonderheiten ihrer Zahlung zu kennen und die Unterschiede zwischen den beiden Hauptberechnungsmethoden für die Mehrwertsteuer zu verstehen: Soll-Versteuerung und Ist-Versteuerung.

1. Soll-Versteuerung (Versteuerung nach vereinbarten Entgelten, d. h. nach Rechnungsstellung)

Bei dieser Methode ist der Freiberufler verpflichtet, die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung an den Kunden abzuführen, unabhängig davon, ob die Rechnung bezahlt wurde. Dies kann zu Situationen führen, in denen Steuern gezahlt werden müssen, bevor das eigentliche Geld auf dem Konto eingeht. Soll-Versteuerung wird Unternehmen und Betrieben mit hoher Liquidität empfohlen.

2. Ist-Versteuerung (Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, d. h. nach Zahlungseingang)

Bei dieser Methode wird die Mehrwertsteuer erst dann gezahlt, wenn der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Diese Methode hilft Freiberuflern, ihre Liquidität besser zu steuern, und verringert das Risiko von Liquiditätsengpässen. Freiberufler können die Ist-Versteuerung unabhängig vom Umsatz anwenden (§ 20 Abs. 1 Nr. 3 UStG); es reicht aus, einen Antrag beim Finanzamt zu stellen. Für Gewerbebetriebe gilt seit dem 01.01.2024 eine Umsatzgrenze von 800.000 Euro (zuvor 600.000 Euro); bei deren Überschreitung muss zur Soll-Versteuerung gewechselt werden.

3. Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Freiberufler und Gewerbetreibende sind je nach der Höhe der im Vorjahr gezahlten Steuern verpflichtet, monatlich, vierteljährlich oder jährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben:

Wenn die gezahlten Steuern 7.500 (ab 2025: 9.000) Euro pro Jahr übersteigen, wird die Erklärung monatlich eingereicht.
Wenn die gezahlten Steuern zwischen 2.001 und 9.000 Euro liegen, wird die Erklärung vierteljährlich eingereicht.
Wenn die Steuern weniger als 2.000 Euro betragen, wird die Erklärung einmal im Jahr eingereicht.

Die Erklärung muss bis zum 10. des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Monats eingereicht werden.

4. Vorauszahlungen auf Steuern

Freiberufler und Gewerbetreibende sind verpflichtet, Steuervorauszahlungen zu leisten, um eine hohe Einmalzahlung am Ende des Steuerjahres zu vermeiden. Die Vorauszahlungen werden auf der Grundlage der bei der Anmeldung angegebenen Schätzung des voraussichtlichen Einkommens oder auf der Grundlage der Einkünfte des Vorjahres ermittelt.

Wie werden die Vorauszahlungen berechnet?

Nach der steuerlichen Registrierung muss ein Freiberufler oder Gewerbetreibender sein voraussichtliches Jahreseinkommen angeben ( Einkommensteuervorauszahlung ). Anhand dieser Daten berechnet das Finanzamt die Vorauszahlungen für die Einkommensteuer. Die Vorauszahlungen sind vierteljährlich zu folgenden Terminen zu leisten:

10. März,
10. Juni,
10. September,
10. Dezember.

Freiberufler oder Gewerbetreibende erfahren erst am Ende des Jahres, wie viel Einkommensteuer sie zahlen müssen. Um zu vermeiden, dass sie eine große Steuersumme auf einmal zahlen müssen, leisten sie im Laufe des Jahres Vorauszahlungen. Wenn sich Ihr voraussichtliches Einkommen im Laufe des Jahres ändert, können Sie beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungssumme beantragen.

Steuerliche Neuberechnung und Schlusszahlung

Nach Ablauf des Jahres wird eine endgültige Steuererklärung eingereicht, auf deren Grundlage die genaue Steuerlast ermittelt wird. Wenn Ihre Vorauszahlungen die tatsächliche Steuerschuld übersteigen, erstattet Ihnen das Finanzamt die zu viel gezahlten Steuern zurück. Es wird empfohlen, Geld für diese Zahlungen im Voraus beiseitezulegen, damit sie keine unerwartete Überraschung werden.

Wenn die Steuern hingegen unterbezahlt wurden, muss der Restbetrag innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids entrichtet werden.

Steueroptimierung und Beschränkungen für Freiberufler

Die Optimierung der Steuerlast ist ein wichtiger Aspekt für jeden Freiberufler, der seine Kosten senken möchte. In Deutschland gibt es mehrere legale Möglichkeiten zur Steueroptimierung, allerdings muss man sich darüber im Klaren sein, dass jede Abweichung vom Gesetz zu Geldstrafen und zusätzlichen Prüfungen durch die Finanzbehörden führen kann. Das Grundprinzip lautet: Alles, was mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängt und dokumentiert ist, kann von der Steuerbemessungsgrundlage abgezogen werden. Es ist wichtig, auf die Aufbewahrung aller Rechnungen und Dokumente zu achten sowie die Fristen für die Einreichung der Steuererklärung einzuhalten.

Als Freiberufler ist es wichtig zu wissen, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind, um die Steuerbemessungsgrundlage zu verringern und weniger Steuern zu zahlen. Allerdings lassen sich nicht alle Ausgaben vollständig absetzen, und für einige von ihnen gelten Beschränkungen. In diesem Artikel betrachten wir, welche Ausgaben ein Freiberufler absetzen kann und wie man dies richtig macht, um die Steuerabgaben zu optimieren und Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Was bedeutet es, Ausgaben steuerlich abzusetzen?

Der Abzug von Betriebsausgaben ist der Prozess der Minderung der Bemessungsgrundlage (des Betrags, aus dem die Steuern berechnet werden) durch die Berücksichtigung von Ausgaben, die für die Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit getätigt wurden. Wenn Sie beispielsweise einen Computer für die Arbeit gekauft haben, können dessen Anschaffungskosten von den Einnahmen abgesetzt werden. Das Absetzen von Ausgaben trägt dazu bei, den Betrag der zu zahlenden Steuern zu senken.

Welche Kosten kann man vollständig absetzen?

Ein vollständiger Abzug bedeutet, dass Sie 100% der Ausgaben zur Verringerung Ihres steuerpflichtigen Gewinns geltend machen können. Zu diesen Ausgaben zählen Büromiete, Kosten für Bürobedarf, Versicherungsprämien, professionelle Beratung sowie bestimmte Arten von Reisekosten. Diese Ausgaben stehen in direktem Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit und werden vollständig als Betriebsausgaben anerkannt.

Beispiele für vollständig absetzbare Ausgaben:

Büromiete: Wenn Sie einen separaten Raum für Ihre Arbeit mieten, können Sie diese Kosten vollständig steuerlich absetzen.
Bürobedarf: Der Kauf von Papier, Stiften, Ordnern und anderem Arbeitsmaterial ist ebenfalls zu 100% absetzbar.
Versicherungen: Berufliche Versicherungen wie die Unternehmerhaftpflichtversicherung und der berufliche Teil der Rechtsschutzversicherung sind vollständig absetzbar.
Buchhaltungsdienste: Beratung in Steuer- und Buchhaltungsfragen sowie weitere juristische Dienstleistungen.

Welche Kosten sind teilweise absetzbar?

Teilweise abzugsfähige Aufwendungen sind solche Aufwendungen, die nur zu einem bestimmten Anteil steuerlich geltend gemacht werden können, da sie sowohl beruflich als auch privat genutzt werden können. Wenn Sie beispielsweise Geschäftsessen mit Kunden veranstalten, erlaubt das Steuerrecht den Abzug von nur 70% dieser Ausgaben, da davon ausgegangen wird, dass 30% auf den privaten Bereich entfallen.

Beispiele für teilweise absetzbare Ausgaben:

Bewirtungskosten: Sie können nur 70% vom Nettobetrag absetzen, aber die Mehrwertsteuer auf diese Ausgaben kann vollständig erstattet werden. Wenn Sie beispielsweise ein Geschäftsessen mit einem Kunden organisieren, können nur 70% der Kosten für dieses Essen als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Nutzung des Privatwagens für die Arbeit: Wenn Sie Ihr privates Auto für die Arbeit nutzen, können Sie nur den Teil absetzen, der den dienstlichen Fahrten entspricht. Die übrigen Kosten, die mit der privaten Nutzung zusammenhängen, können nicht abgesetzt werden.

Welche Ausgaben sind nur als Mehrwertsteuerabzug (MwSt.) abzugsfähig?

Bestimmte Anschaffungen, wie beispielsweise Ausrüstung oder Fahrzeuge, können unter Berücksichtigung der beim Kauf gezahlten Mehrwertsteuer abgeschrieben werden. Der Anschaffungswert der Ausrüstung selbst kann jedoch nicht sofort, sondern schrittweise über die Abschreibung (AfA) abgeschrieben werden. Dies ist besonders wichtig bei größeren Anschaffungen wie einem Auto, das geschäftlich genutzt wird. Computer und Software können seit 2021 in einem Jahr abgeschrieben werden.

Steuerabzugsbeschränkungen

Es gibt bestimmte Ausgaben, die nicht vollständig abgesetzt werden können oder die Limits haben. Zum Beispiel:

Kundengeschenke: Wenn der Wert des Geschenks 50 Euro übersteigt, können solche Geschenke nicht steuerlich geltend gemacht werden.
Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen: Diese Kosten können nur im Rahmen der von der Finanzverwaltung festgestellten Sätze abgesetzt werden. In Deutschland gelten Verpflegungspauschalen: 14 Euro pro Tag bei Reisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden im Inland und 28 Euro bei längeren Reisen. In anderen Ländern können die Sätze höher sein.

Wie kann man Steuerabzüge optimieren?

Führen Sie Buch über alle Ausgaben. Bewahren Sie alle Quittungen und Belege im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit auf, damit Sie Ihre Ausgaben gegenüber dem Finanzamt problemlos nachweisen können.
Nutzen Sie die Abschreibung für größere Anschaffungen (AfA-Tabelle) — Verweis auf die Tabellen. Wenn Sie teure Geräte gekauft haben, können Sie deren Anschaffungskosten über mehrere Jahre hinweg schrittweise abschreiben (Computer und Software seit 2021 in einem Jahr, Anschaffungen bis 800 Euro netto sofort). Dadurch lässt sich die Steuerbemessungsgrundlage langfristig senken.
Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben. Wenn Sie Ihr Auto, Ihr Telefon oder Ihren Computer sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen, sollten Sie genau dokumentieren, wie viel Zeit oder welche Ressourcen für berufliche Tätigkeiten aufgewendet werden. So können Sie Probleme bei Steuerprüfungen vermeiden.
Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Ein professioneller Buchhalter oder Steuerberater hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben richtig zuzuordnen und alle Möglichkeiten zur Steueroptimierung zu nutzen.

Kostentabelle

Die folgende Tabelle zeigt, welche Ausgaben vollständig abgesetzt werden können und bei welchen nur die Mehrwertsteuer (MwSt.) als Vorsteuer abgezogen werden kann:

Ein Dienstwagen

Wenn Freiberufler oder andere Selbstständige einen Dienstwagen für private Zwecke nutzen, gilt dies als Nutzungsentnahme, die versteuert werden muss. Das deutsche Finanzamt erlaubt zwei Hauptmethoden zur Berechnung der privaten Fahrzeugnutzung: Fahrtenbuchmethode und 1%-Methode (1-Prozent-Methode). Im Folgenden wird detailliert beschrieben, wie diese Methoden funktionieren und welche Faktoren bei ihrer Auswahl zu berücksichtigen sind.

Vorsteuer aus Kfz-Kosten

Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können Sie die Mehrwertsteuer auf Fahrzeugkosten wie Kraftstoff, Reparaturen und Wartung vollständig abziehen.
Wenn sich beispielsweise die Gesamtausgaben auf 9.450 Euro inklusive Mehrwertsteuer belaufen (was etwa 7.941 Euro netto und 1.509 Euro Mehrwertsteuer entspricht), können Sie diese 1.509 Euro im Rahmen der Vorsteuer zurückfordern.

Umsatzsteuer auf private Nutzung

Wenn der Anteil der privaten Nutzung berechnet wird, muss darauf Mehrwertsteuer gezahlt werden. Zum Beispiel im Fall eines Fahrtenbuchs:

1.928 Euro (private Nutzung) = Nettobetrag.
1.928 * 19% = 366,32 Euro (Mehrwertsteuer für die private Nutzung), die an den Staat zurückgezahlt werden müssen.

1. Fahrtenbuchmethode

Diese Methode verlangt von Freelancern, jede arbeitsbezogene Fahrt unter Angabe der folgenden Daten zu erfassen:

Reisedatum.
Start- und Endpunkt der Fahrt.
Kilometerstand zum Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Fahrt.
Reisezweck und, falls zutreffend, der Name des Kunden oder Partners.

Nachteile:
Es ist eine sorgfältige und regelmäßige Führung von Aufzeichnungen erforderlich. Etwaige Fehler oder Lücken können dazu führen, dass die Steuerbehörde diese Methode nicht anerkennt.
Das manuelle Führen von Fahrtenbüchern kann mühsam sein, aber es gibt elektronische Lösungen wie GPS-Geräte und Fahrtenbuch-Apps, die diesen Prozess erleichtern.

2. Die 1%-Methode (1-Prozent-Methode)

Diese Methode ermöglicht es dem Freiberufler, die private Nutzung des Autos auf der Grundlage von 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (Brutto-Listenpreis) pro Monat zu berechnen. Es gibt auch Varianten dieser Methode für Elektrofahrzeuge, bei denen 0,5% oder 0,25% verwendet wird.

Berechnungsbeispiel:

Berechnungsbeispiel nach der Methode der Fahrtenbuchführung:

Angenommen, die Gesamtkosten für das Auto beliefen sich auf 9.450 Euro pro Jahr. Sie sind 24.500 km gefahren, wovon 19.500 km auf geschäftliche Fahrten und 5.000 km auf Privatfahrten entfielen.
9.450 Euro * (5.000 km / 24.500 km) = 1.928 Euro — das ist der Betrag, der für die private Nutzung zu versteuern ist.

Berechnungsbeispiel nach der Methode 1%:

Nehmen wir an, der Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 35.000 Euro. Nach der Methode 1% belaufen sich Ihre privaten Ausgaben auf:
35.000 Euro * 1% * 12 Monate = 4.200 Euro – das ist der Betrag für die private Nutzung des Fahrzeugs.

3. Anpassungen: Fahrten zur ersten Betriebsstätte

Wenn Sie Ihr Fahrzeug für den Weg zur Arbeit nutzen (z. B. von zu Hause ins Büro), müssen Sie pro Kilometer 0,03% des Brutto-Listenpreises hinzurechnen. Bei einer Entfernung von 10 km und einem Fahrzeugwert von 35.000 Euro addieren Sie beispielsweise:

35.000 Euro * 0,03% * 10 km * 12 Monate = 1.260 Euro.

Dieser Betrag wird zu den privaten Ausgaben hinzugerechnet, aber Sie können auch die Pendlerpauschale absetzen: seit 2026 0,38 Euro für jeden Kilometer des Arbeitswegs ab dem ersten (2022–2025 waren es 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21.).

4. Steuervergünstigungen für Elektrofahrzeuge

Für Elektroautos und Hybride gelten verschiedene Steuervergünstigungen. Ab 2024 gilt für reine Elektrofahrzeuge ein Satz von 0,25% des Bruttolistenpreises, sofern das Fahrzeug keine CO₂-Emissionen aufweist und sein Preis 70.000 Euro (bei Käufen nach dem 31.12.2023) bzw. 100.000 Euro (bei Käufen nach dem 30.06.2025) nicht übersteigt. Bei einem höheren Preis wird der Koeffizient 0,5% angewendet.

Berechnungsbeispiel für ein Elektroauto:

Nehmen wir an, Ihr Elektroauto kostet 52.000 Euro und wurde im August 2025 gekauft. Der Preis liegt innerhalb der Obergrenze von 100.000 Euro, daher kann die 0,25%-Methode angewendet werden:

(52.000 Euro * 0,25%) * 12 Monate = 1.560 Euro.

Privatfahrzeug für die Arbeit

Freiberufler in Deutschland können Privatwagen für berufliche Zwecke nutzen und dabei die damit verbundenen Kosten steuerlich absetzen. Dies kann die Steuerlast erheblich senken, wenn alle Nuancen korrekt berücksichtigt werden. In diesem Artikel betrachten wir, wie ein Freiberufler das private Auto sinnvoll für die Arbeit nutzen kann und welche Steuervergünstigungen dabei möglich sind.

1. Rechtliche Grundlagen der Betriebsausgabenabsetzung

Wenn ein Freiberufler sein privates Auto für berufliche Aufgaben nutzt, können solche Fahrten als beruflich anerkannt und die damit verbundenen Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Es ist jedoch wichtig, zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten zu trennen, da die Finanzämter eine genaue Buchführung verlangen. Bei fehlerhafter Buchführung kann dem Freiberufler die Absetzung eines Teils der Kosten verweigert werden.

2. Wie man die private und berufliche Nutzung eines Autos trennt

Um dienstliche und private Fahrten zu trennen, muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Dies ist eine zwingende Voraussetzung, wenn Sie beabsichtigen, die tatsächlichen Kosten abzusetzen. Im Fahrtenbuch müssen folgende Daten festgehalten werden:

Reisedatum
Reisezweck
Reiseziel
Zurückgelegte Strecke (in Kilometern)
Reisezeit

Dieses Fahrtenbuch dient als Nachweis für den Anteil der dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs und wird zur Berechnung des steuerlich absetzbaren Kostenanteils verwendet.

3. Methoden der Kostenrechnung

Es gibt zwei Hauptmethoden zum Absetzen von Autokosten:

Tatsächliche Ausgaben. Diese Methode erfordert, dass Sie alle tatsächlichen Kosten für das Auto erfassen, die mit seinem Betrieb verbunden sind: Kraftstoff, Wartung, Versicherung, Kraftfahrzeugsteuer, Wertminderung und sogar das Parken. Anschließend werden diese Kosten auf der Grundlage eines Fahrtenbuchs proportional zwischen privater und geschäftlicher Nutzung aufgeteilt. Dies ist die vorteilhafteste Variante, wenn Sie das Auto häufig beruflich nutzen.
Fester Kilometersatz. Wenn es Ihnen schwerfällt, alle Ausgaben zu erfassen, können Sie eine vereinfachte Methode nutzen – 30 Cent für jeden zu geschäftlichen Zwecken gefahrenen Kilometer abzusetzen. Dafür ist zwar ebenfalls das Führen eines Fahrtenbuchs erforderlich, aber die Erfassung einzelner Autokosten ist nicht zwingend notwendig.

4. Zulassung eines Fahrzeugs auf eine Firma

Wenn das Auto auf ein Unternehmen zugelassen ist, können alle Betriebskosten, einschließlich Kauf, Versicherung und Wartung, als Unternehmensausgaben geltend gemacht werden. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört, was bestimmte Verpflichtungen mit sich bringt. Zum Beispiel müssen Sie die Abschreibung des Autos berücksichtigen und seine Nutzung für private Zwecke korrekt berechnen.

Darüber hinaus können die Steuerbehörden, wenn Sie ein Fahrzeug sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke nutzen, die private Nutzung des Fahrzeugs als zusätzliche Vergütung betrachten, die ebenfalls steuerpflichtig ist.

5. Abschreibung und Wertminderung

Die Abschreibung eines Fahrzeugs ist der Prozess der schrittweisen Abschreibung seines Wertes über mehrere Jahre. Je nach Anschaffungskosten des Autos und der voraussichtlichen Nutzungsdauer kann ein Freiberufler einen Teil des Wertes jährlich abschreiben. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Sie das Auto speziell für Ihr Unternehmen gekauft haben oder es überwiegend für berufliche Zwecke nutzen.

Berechnungsbeispiel

Nehmen wir an, ein Freiberufler nutzt sein Privatfahrzeug sowohl für private als auch für berufliche Zwecke. Der Freiberufler führt ein Fahrtenbuch und stellt fest, dass 60% der zurückgelegten Kilometer auf berufliche Fahrten entfallen. Betrachten wir zwei Szenarien – die Berechnung anhand der tatsächlichen Kosten und anhand eines Pauschalsatzes pro Kilometer.

Gesamte jährliche Autokosten:

- Kraftstoff: 1500 Euro
- Versicherung: 600 Euro
- Wartung: 300 Euro
- Sonstige Ausgaben: 200 Euro
- Insgesamt: 2600 Euro

Methode der tatsächlichen Kosten:
Von den Gesamtkosten entfallen 60% auf Dienstreisen, das heißt, folgender Betrag kann abgesetzt werden:
2600 × 0,60 = 1560 Euro
Methode des festen Kilometersatzes:
Ein Freiberufler ist im Laufe des Jahres 8000 km für berufliche Zwecke gefahren. Unter Berücksichtigung der Pauschale von 30 Cent pro Kilometer:
8000×0,30=2400 Euro

Wie das Beispiel zeigt, ermöglicht die Pauschalmethode, mehr Kosten abzusetzen, aber je nach Situation bei den tatsächlichen Kosten ist diese Methode möglicherweise nicht immer vorteilhaft. Ein Freiberufler sollte seine Kosten analysieren und die geeignetste Option wählen.

Kinderfreibetrag: Steuerfreibetrag für Eltern

Die Erziehung von Kindern ist nicht nur eine Freude, sondern auch mit erheblichen finanziellen Kosten verbunden. Um Eltern zu unterstützen, gewährt der Staat Steuervergünstigungen, darunter den Kinderfreibetrag nach § 32 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Dieser Freibetrag mindert die steuerliche Bemessungsgrundlage, was zu einer Entlastung der Eltern bei der Steuer führt.

Wichtigste Aspekte zum Kinderfreibetrag:

Höhe des Kinderfreibetrags:
- - Im Jahr 2023 beträgt der Abzug 8.952 Euro für ein Kind.
  - Im Jahr 2024 erhöht sich der Betrag auf 9.540 Euro für ein Kind.
  - Im Jahr 2025 erhöht sich der Betrag auf 9.600 Euro für ein Kind.
  - Im Jahr 2026 beträgt der Betrag 9.756 Euro für ein Kind.

Dieser Abzug umfasst zwei Komponenten: Freibetrag für das Existenzminimum des Kindes (Freibetrag zur Sicherung des Existenzminimums des Kindes) und Freibetrag für den Betreuungs-, Erziehungs- und Ausbildungsbedarf (Abzug für Betreuung, Erziehung und Ausbildung).

Für wen ist der Kinderfreibetrag verfügbar:
- - Der Kinderfreibetrag wird allen Steuerpflichtigen mit Kindern gewährt – die Steuerklasse spielt dabei keine Rolle.
- Ehepaare mit Zusammenveranlagung erhalten den vollen Betrag. Nicht verheiratete Eltern erhalten in der Regel jeweils die Hälfte, auch wenn sie zusammenleben.
- Getrennt lebende Eltern können den Kinderfreibetrag zu gleichen Teilen aufteilen, wobei jeder von ihnen 50% des Gesamtbetrags erhält.
Die Wahl zwischen Kinderfreibetrag und Kindergeld: Man sollte bedenken, dass Eltern nur eines von beiden nutzen können – entweder Kindergeld (monatliche Kinderbeihilfen) oder Kinderfreibetrag. Es ist nicht möglich, beide Optionen gleichzeitig in Anspruch zu nehmen. Die Entscheidung darüber, welche Variante für die Eltern vorteilhafter ist, trifft das Finanzamt auf der Grundlage der sogenannten Günstigerprüfung (Prüfung, was vorteilhafter ist). In der Regel ist der Kinderfreibetrag vorteilhafter bei einem zu versteuernden Einkommen über etwa 86.000 Euro für Ehepaare oder 43.000 Euro für Alleinerziehende (Berechnung für 2026, ein Kind).
Wie man den Kinderfreibetrag bekommt: Um den Kinderfreibetrag in Anspruch nehmen zu können, muss dieser bei der Abgabe der Steuererklärung angegeben werden. Das Finanzamt führt die Berechnung durch und teilt im Steuerbescheid mit, welche Variante günstiger ist: der Kinderfreibetrag oder das Kindergeld.

Zusätzlicher Freibetrag: Ausbildungsfreibetrag

Wenn Ihr Kind volljährig ist, sich in einer Ausbildung oder im Studium befindet und auswärtig untergebracht ist, gibt es für Sie außerdem den Ausbildungsfreibetrag. Dieser Steuerabzug dient zur Deckung der Kosten für die Ausbildung der Kinder.

Bis zum Jahr 2022 betrug der Ausbildungsfreibetrag 924 Euro jährlich.
Seit 2023 hat sich der Betrag erhöht auf 1.200 Euro jährlich.

Dieser Freibetrag wird zusätzlich zum Kinderfreibetrag gewährt, sofern Sie weiterhin Anspruch auf Kindergeld für ein Kind haben, das sich in der Ausbildung befindet.

Anwendungsbeispiel für den Kinderfreibetrag

Angenommen, Sie haben ein Kind und beschließen, im Jahr 2024 den Kinderfreibetrag zu nutzen:

Höhe des Abzugs: 9.540 Euro werden von Ihrer Bemessungsgrundlage abgezogen.
Steuerermäßigung: Wenn Sie Steuern zum Steuersatz 30% zahlen, verringert sich Ihre Steuerbelastung um etwa 2.862 Euro (30% von 9.540 Euro).

*2025: 9.600 Euro

Wenn Ihr Einkommen die Schwelle für das Kindergeld übersteigt, kann Ihnen der Kinderfreibetrag einen erheblichen steuerlichen Vorteil verschaffen.

Wie kann man Ausgaben erfassen und Belege aufbewahren?

Damit all diese Ausgaben von den Steuerbehörden anerkannt werden, müssen sie ordnungsgemäß dokumentiert werden. Für jeden Kauf oder jede Dienstleistungszahlung sollte ein Kassenbon oder eine Rechnung vorliegen, auf der das Datum, der Betrag, die Beschreibung des Kaufs und der Name des verkaufenden Unternehmens angegeben sind. Kassenbons und Rechnungen (Buchungsbelege) müssen seit 2025 8 Jahre aufbewahrt werden, die Aufzeichnungen der Buchführung 10 Jahre, damit Sie im Falle einer Steuerprüfung Nachweise haben.

Vereinfachte Abzüge (feste Pauschalbeträge)

Einige Ausgaben können ohne Vorlage von Belegen und Dokumenten abgesetzt werden, wenn die Pauschalwert-Regelung genutzt wird. Beispielsweise beträgt die Homeoffice-Pauschale 6 Euro für jeden Homeoffice-Arbeitstag, jedoch maximal 1.260 Euro pro Jahr (gilt auch 2026). Es gibt auch andere Pauschalen, zum Beispiel für geringfügige Aufwendungen für Bürobedarf.

Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Ab 2025 gelten folgende nationale Schwellenwerte für die Kleinunternehmerregelung: Umsatz des vergangenen Kalenderjahres ≤ 25.000 Euro und Prognose für das laufende Jahr ≤ 100.000 Euro. Solange Sie diese Grenzen einhalten, sind Sie von der Pflicht zur Abrechnung und Abführung der Umsatzsteuer befreit. Bei Überschreitung der Grenze im Laufe des Jahres müssen Sie das Finanzamt unverzüglich benachrichtigen, zur Regelbesteuerung wechseln und mit der Abgabe von Umsatzsteuererklärungen beginnen.

Der Hauptnachteil der KUR ist das fehlende Recht auf Vorsteuerabzug. Größere Investitionen (Ausstattung, Technik) kosten dadurch um den Betrag der Vorsteuer mehr. Wenn Sie freiwillig auf die KUR verzichten und die Regelbesteuerung wählen, bindet Sie diese Entscheidung für mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 2 UStG); eine frühere Rückkehr zur KUR ist nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass bei der Berechnung des Jahresumsatzes sämtliche Einnahmen aus der Geschäftstätigkeit berücksichtigt werden. Übersteigt Ihr Umsatz im Laufe des Jahres 25.000 Euro, bleibt die Befreiung bis zum Jahresende bestehen; ab dem Folgejahr müssen Sie Ihren Kunden Umsatzsteuer berechnen und Umsatzsteuererklärungen abgeben. Sofort, ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, fällt Umsatzsteuer an, wenn der Jahresumsatz 100.000 Euro übersteigt – im Gründungsjahr bereits bei mehr als 25.000 Euro.

Für weitere Informationen wird empfohlen, sich an offizielle Quellen wie das Bundesministerium der Finanzen zu wenden oder einen Steuerberater zu konsultieren.

Abschreibung von Wirtschaftsgütern (AfA)

Freiberufler können die Abschreibung größerer Anschaffungen (wie Büromöbel, Geräte) über mehrere Jahre geltend machen. Dadurch verteilt sich der steuerliche Abzug gleichmäßig auf mehrere Veranlagungszeiträume. Computer und Software können seit 2021 in einem Jahr abgeschrieben werden, Anschaffungen bis 800 Euro netto sofort.

Anwendung der europäischen Kleinunternehmerregelung ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im Rahmen der Europäischen Union eine neue Regelung für Kleinunternehmer, die als europäische Kleinunternehmerregelung bekannt ist. Diese Regelung zielt darauf ab, die Steuerverwaltung für Kleinunternehmen und Einzelunternehmer zu vereinfachen sowie die Mehrwertsteueranforderungen in den verschiedenen EU-Ländern zu vereinheitlichen. In diesem Artikel betrachten wir detailliert, wie die neue Regelung funktioniert, wer sie nutzen kann und welche Vorteile sie bringt.

Der Kern der neuen Regel

Die europäische Kleinunternehmerregelung ermöglicht es Kleinunternehmern, auch in anderen EU-Ländern, in denen eine solche Befreiung gilt, keine Umsatzsteuer zu zahlen, sofern ihr EU-weiter Gesamtumsatz 100.000 Euro im Jahr nicht übersteigt. Die nationalen Schwellen bleiben dabei bestehen: Jedes Land legt seine eigene fest, höchstens 85.000 Euro (in Deutschland 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr).

Das Wesen des neuen Ansatzes:

Wenn der EU-weite Umsatz eines Unternehmers 100.000 € im Jahr nicht übersteigt und der Umsatz in einem bestimmten EU-Land dessen nationale Schwelle nicht überschreitet, kann er auch in diesem Land von der Umsatzsteuer befreit werden.
Die Befreiung gilt in den EU-Ländern, die eine eigene Kleinunternehmerregelung haben, und erspart beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen ins Ausland die umsatzsteuerliche Registrierung in diesen Ländern.
Um den Status eines Kleinunternehmers zu behalten, müssen die neuen Kriterien in jedem Kalenderjahr erfüllt sein.

Für wen ist diese Regel geeignet?

Die neue Regelung gilt für Kleinunternehmen und Einzelunternehmer, die in einem der EU-Länder registriert sind und folgende Kriterien erfüllen:

EU-weiter Umsatz bis 100.000 € im Jahr. Dieses Limit umfasst alle Einnahmen aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen sowohl im Inland als auch in anderen EU-Ländern.
Hauptbetriebsort. Der Unternehmer muss seinen Hauptgeschäftssitz in einem der EU-Länder haben.
Freiwillige Nutzung. Die neue Regel ist nicht verpflichtend. Unternehmer, für die es vorteilhaft ist, im Mehrwertsteuersystem zu bleiben, können weiterhin nach den alten Regeln arbeiten.

Vorteile

Verringerung der Verwaltungsbelastung: Sie müssen weder Umsatzsteuererklärungen einreichen noch sich in anderen EU-Ländern registrieren oder komplizierte Vorschriften für den grenzüberschreitenden Handel einhalten.
Vereinfachung der Buchhaltung: weniger Papierkram und weniger Meldepflichten.
Kostensenkung: Die Befreiung von der Mehrwertsteuerpflicht ermöglicht es Unternehmern, wettbewerbsfähigere Preise anzubieten.

Einschränkungen und Ausnahmen

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es einige Einschränkungen, die man kennen muss:

Wenn der EU-weite Umsatz im Laufe des Jahres 100.000 € übersteigt, verliert der Unternehmer sofort das Recht auf die Umsatzsteuerbefreiung in anderen EU-Ländern und muss sich dort umsatzsteuerlich registrieren lassen.
Die Befreiung gilt nicht für die Einfuhr von Waren aus Nicht-EU-Ländern.
Einige Tätigkeiten, wie der Verkauf von verbrauchsteuerpflichtigen Waren (z. B. Alkohol und Tabak), sind von dieser Regel ausgenommen.

Anwendungsverfahren

Um die neue Regel zu nutzen, muss der Unternehmer:

Sich bei den Steuerbehörden des eigenen Landes registrieren und einen Antrag auf Anwendung der europäischen Kleinunternehmerregelung stellen.
Sicherstellen, dass der Jahresumsatz das festgelegte Limit nicht überschreitet.
Einnahmen aufzeichnen, um das Recht auf Umsatzsteuerbefreiung nachzuweisen.

Einschränkungen und Risiken

Denken Sie daran, dass die Steuerbehörde alle Versuche einer illegalen Senkung der Steuerbemessungsgrundlage genau überwacht. Versuche, Einkünfte zu verbergen oder Ausgaben zu hoch anzusetzen, können zu Geldstrafen und zusätzlichen Steuerprüfungen führen. Daher ist es bei der Steueroptimierung besser, sich von einem professionellen Steuerberater beraten zu lassen.

Steuerrechner

Ergänzend zur Theorie verweisen wir auf folgende Steuerrechner:

BMF-Steuerrechner
Steuertipps

Steuerberatersuche

Die Bearbeitung steuerlicher Angelegenheiten in Deutschland kann für die meisten Menschen eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere wenn es sich um Einzelunternehmer, Freiberufler oder Geschäftsinhaber handelt. Genau hier kommt der Steuerberater ins Spiel. In diesem Artikel betrachten wir, warum es wichtig ist, sich an Fachleute zu wenden, in welchen Situationen dies notwendig ist, wie man den richtigen Experten auswählt, und wir teilen nützliche Ressourcen für die Suche nach einem Steuerberater in Deutschland. Es ist nicht unbedingt notwendig, einen russisch- oder englischsprachigen Berater zu suchen, da die Kommunikation hauptsächlich schriftlich erfolgt und Sie alle Ihre Anfragen ganz entspannt und ohne Eile über DeepL oder ChatGPT übersetzen können.

1. Was ist ein Steuerberater und welche Dienstleistungen erbringt er?

Ein Steuerberater ist ein lizenzierter Experte, der Privatpersonen und Unternehmen bei steuerlichen Angelegenheiten hilft. In Deutschland sind Steuerberater verpflichtet, Mitglied der Steuerberaterkammer zu sein und die Steuerberaterprüfung bestanden zu haben.

Die Dienstleistungen eines Steuerberaters können umfassen:

Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen (sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen);
Beratung in Fragen der Steuerplanung und -optimierung;
Erstellung von Buchhaltungsberichten für Unternehmen;
Unterstützung bei Steuerstreitigkeiten und -verfahren;
Begleitung bei Betriebsprüfungen;
Hilfe in der Steuerbuchhaltung für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmen.

2. Wann sollte man einen Steuerberater konsultieren?

Einigen Personengruppen wird empfohlen, die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater besonders ernsthaft in Betracht zu ziehen. Hier sind einige Fälle, in denen die Hilfe eines Steuerberaters notwendig sein kann:

Freiberufler und Selbstständige: Selbstständigkeit bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben eigenständig erfasst und Steuererklärungen regelmäßig eingereicht werden müssen. Selbst ein kleiner Fehler kann zu Geldstrafen führen.
Unternehmensinhaber: Die Führung der Buchhaltung und der Steuerberichte für Unternehmen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Ein Steuerberater hilft dabei, Fehler zu vermeiden und Steuern zu optimieren.
Arbeit mit Investitionen oder Einkünften im Ausland: Wenn Sie Einkünfte aus anderen Ländern haben oder in internationale Projekte investieren, wird die steuerliche Situation komplizierter. Ein Berater hilft dabei, solche Einkünfte korrekt zu deklarieren.
Immobilienverkauf oder -vermietung: In diesen Fällen sind verschiedene Steuervergünstigungen und Ausnahmen möglich, die man nutzen kann, allerdings nur bei einem kompetenten Vorgehen.
Steuerprüfung: Wenn eine Steuerprüfung bevorsteht, kann die Beratung durch einen Experten den Prozess erheblich erleichtern und Ihre Interessen schützen.

Wann kann man auf einen Steuerberater verzichten?

Trotz aller Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater gibt es Situationen, in denen man es alleine schaffen und sich das Beraterhonorar sparen kann:

Geringes oder unregelmäßiges Einkommen: Wenn Ihr Einkommen aus freiberuflicher Tätigkeit gering (zum Beispiel weniger als 20.000 Euro pro Jahr) oder unregelmäßig ist und Ihre steuerliche Situation recht einfach ist, können Sie auf einen Steuerberater verzichten. In diesem Fall können die Kosten für die Dienste eines Profis im Vergleich zu den potenziellen Steuerersparnissen unverhältnismäßig hoch sein. Für die eigenständige Einreichung der Steuererklärung können Online-Dienste und kostenlose Programme genutzt werden, die dabei helfen, die wesentlichen Einnahmen und Ausgaben zu berücksichtigen.
Übliche steuerliche Abzüge: Wenn Sie nur die üblichen Abzüge geltend machen (z. B. Fahrtkosten, Arbeitsmittel, gängige Versicherungen), benötigen Sie wahrscheinlich keine professionelle Hilfe für die Einreichung Ihrer Steuererklärung. Diese Abzüge lassen sich in der Erklärung leicht angeben und erfordern keine komplizierten Berechnungen.
Verwendung von Steuer-Software: Heutzutage gibt es zahlreiche Programme zur Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen, die für Privatpersonen mit einer unkomplizierten steuerlichen Situation nützlich sein können. Solche Programme bieten in der Regel schrittweise Anleitungen, die den Prozess vereinfachen und Fehler vermeiden helfen.
Erfahrung mit der eigenständigen Einreichung der Steuererklärung: Wenn Sie bereits Erfahrung mit der eigenständigen Einreichung Ihrer Steuererklärung haben und sich Ihre finanzielle Situation nicht verändert hat, kommen Sie möglicherweise auch ohne die Hilfe eines Beraters zurecht. Mit der Zeit erwerben viele Menschen genügend Wissen, um ihre Steuerangelegenheiten selbst zu erledigen.

Ab welchem Einkommen sollte man über einen Steuerberater nachdenken?

Das Einkommensniveau beeinflusst direkt die Komplexität Ihrer steuerlichen Situation und damit die Notwendigkeit der Dienste eines Steuerberaters:

Einkommen bis zu 20.000 Euro im Jahr: Bei diesem Einkommensniveau bleibt die steuerliche Situation meist recht einfach. In den meisten Fällen, wenn Sie keine zusätzlichen komplizierten Einkommensquellen haben (wie zum Beispiel Auslandsinvestitionen oder Vermietung von Immobilien), können Sie Ihre Steuererklärung mithilfe verfügbarer Online-Tools und -Programme selbst erledigen.
Einkommen von 20.000 bis 50.000 Euro pro Jahr: Mit steigendem Einkommen wird die steuerliche Situation komplexer. Hier können Fragen zur Steueroptimierung, zur Berücksichtigung betrieblicher Ausgaben und zur Nutzung von Steuervergünstigungen aufkommen. Wenn Ihr Einkommen wächst, sollten Sie in Erwägung ziehen, zumindest einmalig einen Steuerberater zu konsultieren. Er hilft Ihnen dabei, die Buchhaltung richtig zu organisieren, und weist auf die wichtigsten steuerlichen Möglichkeiten und Risiken hin.
Einkommen von über 50.000 Euro pro Jahr: Bei einem Einkommen oberhalb dieser Grenze, insbesondere wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten oder große Projekte betreuen, werden die Dienste eines Steuerberaters praktisch unerlässlich. In diesem Fall hilft ein Profi dabei, Steuern zu optimieren, alle möglichen Ausgaben zu berücksichtigen, Fehler zu vermeiden, die zu hohen Geldstrafen führen können, und eine solide Finanzplanung sicherzustellen.

3. Wie viel kosten die Dienste eines Steuerberaters?

In Deutschland richtet sich die Vergütung von Steuerberatern nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Die Höhe der Gebühren hängt von mehreren Faktoren ab:

Schwierigkeit und Arbeitsaufwand: Je schwieriger die Aufgabe, desto höher sind die Kosten.
Ihr Einkommen: Je höher Ihr Einkommen oder Ihr Geschäftsumsatz ist, desto mehr Zeit wird der Berater für Ihre Steuererklärung aufwenden.

Ungefähre Preise für Privatpersonen variieren von 150 bis 500 Euro für die Erstellung der Steuererklärung. Für Unternehmer oder Inhaber kleiner Unternehmen kann sich der Betrag je nach Komplexität der Buchhaltung erheblich erhöhen.

4. Wie wählt man einen Steuerberater aus?

Hier sind einige Tipps für die Auswahl eines Steuerberaters:

Überprüfen Sie die Lizenzen und die Mitgliedschaft in der Steuerberaterkammer. Jeder qualifizierte Steuerberater muss bei der Steuerberaterkammer registriert sein. Dies garantiert, dass er über die erforderlichen Kenntnisse verfügt und sich regelmäßig fortbildet.
Studieren Sie die Bewertungen und Empfehlungen. Ein wichtiges Kriterium kann die Reputation des Beraters bei anderen Kunden sein. Wenn Sie Bekannte haben, die die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch genommen haben, fragen Sie nach deren Meinung.
Berücksichtigen Sie die Spezialisierung. Einige Steuerberater sind auf die Betreuung von Privatpersonen spezialisiert, andere auf Kleinunternehmen oder Firmen. Wenn Sie Freiberufler oder Inhaber eines Unternehmens sind, wählen Sie einen Berater, der Erfahrung mit solchen Mandanten hat.
Bewerten Sie die Verfügbarkeit. Es ist wichtig, dass der Steuerberater bereit ist, Ihre Fragen rechtzeitig zu beantworten, insbesondere bei Steuerprüfungen oder wenn dringende Fristen für die Einreichung von Dokumenten bestehen.

5. Wo findet man einen Steuerberater?

Hier sind einige nützliche Ressourcen, um einen Steuerberater in Deutschland zu finden:

Steuerberater.de
Dies ist eines der größten Verzeichnisse von Steuerberatern in Deutschland. Die Plattform ermöglicht es, Berater nach Standort und Spezialisierung zu filtern.
Steuerberater-Verzeichnis
Diese Website bietet eine Datenbank zertifizierter Steuerberater, in der man nach Spezialisten nach Stadt oder Region suchen kann.
DATEV eG
Die DATEV eG (eingetragene Genossenschaft) vereint Fachleute aus dem Buchhaltungs- und Steuerwesen. Sie bietet eine Suche nach qualifizierten Steuerberatern an, die mit modernen Buchungstechnologien arbeiten.
Wirtschaftsprüferkammer
Die Wirtschaftsprüferkammer führt ein Verzeichnis der Wirtschaftsprüfer, nicht der Steuerberater. Es ist nützlich, wenn Sie für komplexe Fälle im Zusammenhang mit Unternehmen oder internationalen Geschäften einen Wirtschaftsprüfer brauchen.
MeineStadt.de
Portal zur Suche nach verschiedenen Experten, einschließlich Steuerberatern, in bestimmten Städten und Regionen Deutschlands.

6. Fazit

Das Steuerrecht in Deutschland ist ziemlich kompliziert, besonders für diejenigen, die ein Unternehmen führen oder als Freiberufler arbeiten. Ein Steuerberater ist nicht nur ein Helfer beim Einreichen von Erklärungen, sondern manchmal ein zuverlässiger Partner, der Ihnen hilft, Fehler zu vermeiden, Steuern zu optimieren und sich im Umgang mit den Steuerbehörden sicher zu fühlen.

Mit Hilfe der oben genannten Ressourcen finden Sie einen zuverlässigen Experten, der genau zu Ihnen passt und Ihnen bei allen steuerlichen Herausforderungen helfen kann.

Wenn Sie Fragen zur Auswahl eines Steuerberaters haben oder wissen möchten, worauf Sie bei der Suche am besten achten sollten, hinterlassen Sie Kommentare und wir helfen Ihnen gerne weiter!

Wir schauen uns das auf separaten Seiten genauer an

Steuer-ID und Steuernummer — worin der Unterschied besteht, wo man sie herbekommt und was sich bei einem Umzug ändert
Einkommensteuer — Tarife nach § 32a für das Jahr 2026 und zwei Berechnungsbeispiele
Steuerklassen — und warum monatlich nicht derselbe Betrag wie für das ganze Jahr einbehalten wird
Steuer-Apps — womit man die Steuererklärung einreicht
Anlegersteuern — Abgeltungsteuer, Sparerpauschbetrag, Vorabpauschale

Kapitel 3. Buchhaltung und Rechnungen

Freiberufler in Deutschland können die vereinfachte Buchführung nutzen — Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), also eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Freiberufler können sie bei jedem Umsatz nutzen, Gewerbetreibende, solange ihr Jahresumsatz 800.000 Euro und ihr Gewinn 80.000 Euro nicht übersteigen. Dieses System ist im Vergleich zur doppelten Buchführung einfacher.

Wichtige Punkte der EÜR:

Einnahmen: Alle Gelder, die auf Ihrem Konto oder in bar eingehen, müssen verbucht werden.
Ausgaben: Alle beruflichen Ausgaben, einschließlich Miete für das Büro, Transport, Marketing, Technik und sonstige Kosten, werden ebenfalls in der Buchhaltung erfasst.
Vorsteuerabzug: Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, können Sie die Vorsteuer aus Ihren geschäftlichen Einkäufen abziehen.
Nettogewinn: Der Nettogewinn wird als Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben berechnet. Genau dieser Betrag unterliegt der Einkommensteuer.

Die EÜR kann elektronisch über das ELSTER-Portal eingereicht werden, das für alle steuerlichen Vorgänge in Deutschland genutzt wird. Sie kann auch über Getsorted oder eine andere Buchhaltungssoftware eingereicht werden.

Wie funktioniert die EÜR?

In der EÜR werden Einnahmen und Ausgaben nach dem tatsächlichen Geldeingang bzw. Geldabfluss erfasst. Das nennt man Zu- und Abflussprinzip:

Eine Einnahme wird in dem Moment erfasst, in dem das Geld auf dem Konto eingeht (z. B. bei einer Kartenzahlung oder einer Banküberweisung).
Eine Ausgabe wird zu dem Zeitpunkt erfasst, zu dem das Geld tatsächlich vom Konto abgebucht wird.

Ein wesentliches Merkmal der EÜR ist, dass der Einsatz komplexer Buchführungsmechanismen wie periodengerechte Abgrenzung oder Rückstellungen, die in der doppelten Buchführung erforderlich sind, entfällt. Die Abschreibung (AfA) wird in der EÜR dagegen genauso berücksichtigt wie in der doppelten Buchführung.

Wer ist zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) verpflichtet?

Zur Einreichung einer EÜR sind folgende Unternehmerkategorien verpflichtet:

Kleinunternehmer, deren Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (das ist die Grenze für die Umsatzsteuer; das Recht, eine EÜR zu erstellen, hängt nicht davon ab).
Freiberufler, die im wissenschaftlichen, künstlerischen, bildungsbezogenen oder beratenden Bereich tätig sind.
Einzelunternehmer, wenn ihr Jahresumsatz 800.000 Euro und ihr Gewinn 80.000 Euro nicht überschreiten (die Grenzen gelten seit 2024).

Wie erstellt man eine EÜR und reicht sie ein?

Um eine EÜR zu erstellen und einzureichen, benötigen Sie ein Konto auf dem Portal ELSTER — das offizielle Online-Tool zur Einreichung von Steuererklärungen in Deutschland. Nach der Registrierung können Sie ein spezielles Formular für die EÜR ausfüllen und an das Finanzamt senden.

Phasen der Erstellung einer EÜR:

Ausfüllen des Formulars: Nach der Registrierung bei ELSTER erhalten Sie Zugang zum EÜR-Formular, in dem Sie alle Ihre Einnahmen und Ausgaben angeben müssen. Alternativ geht das auch über eine Buchhaltungssoftware.
Bereitstellung von Dokumenten: Obwohl die Dokumente (Rechnungen, Belege usw.) der Steuererklärung nicht beigefügt werden müssen, müssen sie für den Fall einer Steuerprüfung aufbewahrt werden. Rechnungen und Belege (Buchungsbelege) werden seit 2025 8 Jahre aufbewahrt, Aufzeichnungen der Buchführung 10 Jahre.

Welche Ausgaben können in der EÜR berücksichtigt werden?

In der EÜR können folgende Betriebsausgaben berücksichtigt werden:

Gerätekosten (zum Beispiel Computer, Möbel).
Transportkosten (Kundenbesuche, Warenauslieferung).
Schulungskosten und Weiterbildung.
Mietkosten für das Büro oder das häusliche Arbeitszimmer (sofern es für die Arbeit genutzt wird).
Abschreibung von Wirtschaftsgütern, die länger als ein Jahr genutzt werden (z. B. ein Auto; Computer und Software können in einem Jahr abgeschrieben werden).
Werbe- und Marketingkosten.

Buchhaltungssoftware

Die manuelle Buchhaltung kann ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess sein. Glücklicherweise gibt es auf dem Markt zahlreiche Softwarelösungen, die dabei helfen, die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, die Mehrwertsteuerabrechnung und die Vorbereitung von Berichten für das Finanzamt zu automatisieren.

Beliebte Buchhaltungsprogramme:

Lexoffice(heute Lexware Office) — eines der beliebtesten Programme für Kleinunternehmen und Freiberufler in Deutschland. Es bietet eine einfache Buchhaltung, automatisierte Rechnungsstellung, Umsatzsteuerberechnung und den Versand von Berichten über ELSTER.
SevDesk — eine Cloud-Lösung für Freiberufler, mit der sich Einnahmen und Ausgaben erfassen, Kundenrechnungen verwalten und Steuererklärungen online einreichen lassen.
FastBill — ein Dienst, der die Verwaltung von Rechnungen, Steuern und Zahlungen automatisiert und so Freiberuflern und kleinen Unternehmen die Arbeit erleichtert.
Getsorted — ein beliebtes Buchhaltungsprogramm für Freiberufler und Kleinunternehmer in Deutschland. Es wurde entwickelt, um die Verwaltung von Finanz- und steuerlichen Verpflichtungen zu erleichtern, insbesondere für diejenigen, die keine tiefen Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung haben.

Jede dieser Lösungen hat ihre eigenen Vorteile, daher ist es wichtig, diejenige auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen und Ihrer Art der Tätigkeit am besten entspricht. Im Moment verwende ich Lexoffice (heute Lexware Office) – Getsorted wird meinen Anforderungen nicht gerecht.

Rechnungsstellung

In Deutschland sind Freiberufler verpflichtet, beim Ausstellen von Rechnungen strenge Regeln zu befolgen. Unabhängig davon, ob Sie Dienstleistungen im Inland, innerhalb der EU oder außerhalb erbringen, muss jede Rechnung bestimmten rechtlichen Anforderungen entsprechen. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann dazu führen, dass Ihre Ausgaben und Einnahmen von den Steuerbehörden nicht anerkannt werden. In diesem Artikel betrachten wir, welche Pflichtangaben auf jeder Rechnung vorhanden sein müssen, damit sie den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

1. Kontaktdaten

Auf jeder Rechnung müssen Ihre vollständigen Kontaktdaten sowie die Daten des Kunden angegeben sein. Dazu gehören:

Ihr Name oder Firmenname.
Adresse.
Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Kontaktdaten des Kunden, einschließlich Name und Adresse.

2. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

Jede Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten, die zur Identifizierung und Nachverfolgung des Dokuments beiträgt. Zudem muss das Rechnungsdatum angegeben werden. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf keine Wiederholungen enthalten.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Sie sind verpflichtet, auf der Rechnung Ihre Steuernummer anzugeben, die Ihnen von den Finanzbehörden zugewiesen wird. Stattdessen können Sie auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben: Eine der beiden Nummern genügt. Wenn Sie mit Kunden aus anderen EU-Ländern arbeiten, geben Sie unbedingt sowohl Ihre eigene USt-IdNr. als auch die USt-IdNr. des Kunden an.

4. Leistungsbeschreibung

Jede Rechnung muss eine klare und vollständige Beschreibung der von Ihnen erbrachten Leistungen (Leistungsbeschreibung) enthalten. Folgendes muss angegeben werden:

Art der Dienstleistung (z. B. Beratungsleistungen, Softwareentwicklung).
Daten oder Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde.
Anzahl der Arbeitsstunden oder Umfang der geleisteten Arbeiten.

Dies trägt dazu bei, Missverständnisse mit Kunden zu vermeiden, und bestätigt, wofür die Gebühr erhoben wird.

5. Preise und Beträge

Auf der Rechnung müssen folgende Beträge angegeben sein:

Kosten der Dienstleistung ohne MwSt.
MwSt.-Betrag (Umsatzsteuer), sofern zutreffend.
Gesamtsumme inkl. MwSt.

Wenn Sie nach der Kleinunternehmerregelung arbeiten, geben Sie an, dass keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG erhoben wird. Zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

6. Zahlungsbedingungen

Auf der Rechnung müssen die Zahlungsbedingungen angegeben werden, wie zum Beispiel das Zahlungsziel und die verfügbaren Zahlungsarten. Zum Beispiel:

Zahlung innerhalb von 14 oder 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung.
Bankverbindung für Überweisungen (IBAN und BIC).

Es kann auch darauf hingewiesen werden, dass bei verspäteter Zahlung Verzugszinsen anfallen können.

7. Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Es ist nicht einfach nur ein PDF- oder gescanntes Dokument, sondern Daten, die sofort in das Buchhaltungssystem integriert werden können. Die in Deutschland angewandten Hauptstandards sind ZUGFeRD und XRechnung.

Schrittweise Einführung der obligatorischen Ausstellung elektronischer Rechnungen

Stufe 1: 1. Januar 2025 – 31. Dezember 2026

Verpflichtender Empfang elektronischer Rechnungen: Alle B2B-Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten (z. B. XRechnung oder Factur-X) zu empfangen.
Rechnungserstellung: bleibt optional, Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen, PDFs und andere Formate verwenden. Der Versand von PDFs ist jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Vorbereitung: Auf dieser Stufe wird empfohlen, mit der Anpassung der Systeme für den Versand elektronischer Rechnungen zu beginnen.

Stufe 2: 1. Januar 2027 – 31. Dezember 2027

Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr:
Die Ausstellung elektronischer Rechnungen wird für alle B2B-Transaktionen obligatorisch.
Unternehmen mit einem Umsatz im Vorjahr von bis zu 800.000 Euro:
können weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes Format elektronischer Rechnungen, wie zum Beispiel PDF, übermitteln.
EDI (Elektronischer Datenaustausch): bleibt eine zulässige Alternative.

Wichtige Ausnahmen

Einige Kategorien von Transaktionen sind von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausgenommen:

Steuerbefreiungen (zum Beispiel medizinische Leistungen).
Rechnungen über einen geringen Betrag bis 250 Euro können weiterhin als „sonstige Rechnungen“, beispielsweise in Papierform, eingereicht werden. Dies gilt auch für Fahrkarten. Rechnungen für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8–29 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) steuerfrei sind, müssen ebenfalls nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Gemäß den neuen Bestimmungen des Jahressteuergesetzes 2024, die am 1. Januar 2025 in Kraft getreten sind, sind die Umsätze von Kleinunternehmen von der Umsatzsteuer befreit (ohne das Recht auf Vorsteuerabzug). Daher sind sie nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen im neuen Format auszustellen. Rechnungen können weiterhin in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF) ausgestellt werden.

WICHTIG: Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen bleibt für Kleinunternehmen bestehen.

8. USt-Regelung (Reverse Charge für internationale EU-Transaktionen)

Wenn Sie einem Kunden aus einem anderen EU-Land eine Rechnung stellen und das Reverse-Charge-Verfahren (die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) zur Anwendung kommt, muss dies auf der Rechnung deutlich angegeben werden.

Was bedeutet das?
In diesem Fall geht die Steuerschuldnerschaft für die Mehrwertsteuer auf den Kunden über. Sie stellen die Mehrwertsteuer für die Dienstleistung nicht in Rechnung, müssen aber den entsprechenden Vermerk auf der Rechnung anbringen. Zum Beispiel:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Was ist wichtig zu beachten?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde über eine gültige USt-IdNr. verfügt. Prüfen können Sie das über VIES.
Die Transaktion muss in den steuerlichen Meldungen erfasst werden; dazu gehört auch die Zusammenfassende Meldung in Deutschland.

Zusätzliche Anforderungen für internationale Transaktionen

1. Rechnungen für Kunden außerhalb der EU

Wenn Sie Dienstleistungen für Kunden außerhalb der EU erbringen, fällt in Deutschland in der Regel keine Umsatzsteuer an: Bei Unternehmern als Kunden gilt die Leistung als in deren Land erbracht (§ 3a Abs. 2 UStG, Umsatzsteuergesetz). Bei Privatkunden außerhalb der EU gilt das nur für einen Teil der Leistungen, zum Beispiel für Beratungsleistungen (§ 3a Abs. 4 UStG).

Auf der Rechnung sollte vermerkt sein, dass der Umsatz in Deutschland nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Beispiel für eine Formulierung:
„Nicht im Inland steuerbare Leistung.“

2. Wechselkurse

Wenn die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt wird, sollten Sie Folgendes beachten:

Geben Sie den Wechselkurs zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung an.
Stellen Sie klar, dass die Zahlung in Euro oder im entsprechenden Betrag in der angegebenen Währung erfolgen muss.
Beispiel: „Zahlung in Euro oder in der angegebenen Fremdwährung zum aktuellen Wechselkurs.“

Rechnungsvorlage

Hier herunterladen

Übrigens gibt es in Buchhaltungssoftware und Online-Banking-Systemen für Unternehmen bereits integrierte Funktionen zur Rechnungsstellung, bei denen es ausreicht, die fehlenden Felder auszufüllen.

Rechnungsstellung über die Website und Online-Plattformen

Stripe

1. Was ist Stripe und wie funktioniert es?

Stripe ist eine Online-Zahlungsplattform, die es Unternehmen und Freiberuflern ermöglicht, Zahlungen einfach über das Internet zu akzeptieren. Stripe unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, darunter Kredit- und Debitkarten, Banküberweisungen und lokale Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift und Klarna, was besonders für Freiberufler in Deutschland relevant ist.

Der Hauptvorteil von Stripe liegt in seiner Einfachheit und Flexibilität. Mit Stripe können Sie ganz einfach Rechnungen stellen, Zahlungen entgegennehmen und Finanzoperationen verwalten, ohne sich mit der Komplexität herkömmlicher Bankensysteme auseinandersetzen zu müssen.

2. Vorteile der Nutzung von Stripe für Freiberufler

Einfache Integration: Stripe bietet eine einfache Integration in Websites und Plattformen wie WordPress, WooCommerce oder sogar in selbst entwickelte Websites über die API. Wenn Sie keine Website haben, können Sie Stripe dennoch nutzen, um Zahlungslinks zu erstellen oder Rechnungen zu stellen.
Unterstützung verschiedener Zahlungsmethoden: Stripe ermöglicht die Annahme von Zahlungen über verschiedene Methoden, darunter:
- Kredit- und Debitkarten (Visa, MasterCard, American Express u. a.)
- Banküberweisungen (SEPA)
- Lokale Zahlungsmethoden, die in Deutschland beliebt sind (SEPA-Lastschrift, Klarna)
- Mobiles Bezahlen (Apple Pay, Google Pay)
Hohes Sicherheitsniveau: Stripe erfüllt die PCI-DSS-Standards und verwendet fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien zum Schutz von Zahlungsdaten. Das gibt Ihren Kunden die Sicherheit, dass ihre Daten geschützt sind.
Automatisierung des Zahlungsprozesses: Stripe bietet die Möglichkeit zur automatischen Rechnungsstellung, zum Versenden von Zahlungserinnerungen und zu wiederkehrenden Abbuchungen, was besonders nützlich für Freiberufler ist, die auf Abonnements- oder Langzeitvertragsbasis arbeiten.
Mehrwährungsfähigkeit: Stripe ermöglicht die Annahme von Zahlungen in über 135 Währungen, was die Zusammenarbeit mit Kunden aus verschiedenen Ländern vereinfacht.

3. Wie man Stripe für die Zahlungsabwicklung einrichtet

Registrierung und Kontoeinrichtung

Erstellen Sie ein Konto bei Stripe: Gehen Sie zu stripe.com und registrieren Sie sich. Sie müssen Angaben zu Ihrem Unternehmen machen, wie etwa Name, Adresse, Art der Tätigkeit und Bankverbindung für Auszahlungen.
Durchlaufen Sie den Verifizierungsprozess: Stripe verlangt eine Überprüfung Ihrer Identität und Ihrer Bankverbindung. Dazu müssen Sie Ausweisdokumente (z. B. Reisepass oder Personalausweis) hochladen und ein gültiges Bankkonto angeben.

Einrichtung der Zahlungsmethoden

Auswahl der Zahlungsmethoden: Gehen Sie in Ihrem Stripe-Konto zum Bereich „Payments“ und wählen Sie die Zahlungsmethoden aus, die Sie Ihren Kunden anbieten möchten. Für deutsche Kunden ist es sinnvoll, SEPA-Lastschrift, Klarna und andere in Deutschland beliebte Zahlungsmethoden einzurichten.
Integration in Ihre Website: Wenn Sie eine Website haben, bietet Stripe vorgefertigte Integrationslösungen wie Plugins für WordPress/WooCommerce oder Website-Baukästen. Wenn Sie Ihre Website selbst entwickeln, bietet die Stripe-API einen vollständigen Satz von Tools zur Erstellung eines maßgeschneiderten Zahlungsprozesses.
Erstellung von Zahlungslinks: Wenn Sie keine Website haben, können Sie die Funktion „Payment Links“ von Stripe verwenden. Mit dieser Funktion können Sie einen eindeutigen Zahlungslink erstellen, den Sie dem Kunden per E-Mail oder über Messengerdienste senden können.

4. Rechnungsstellung und Zahlungseingang

Erstellen Sie eine Rechnung: In Stripe gibt es eine Funktion zum Erstellen und Senden von Rechnungen an Kunden. Dies ist besonders praktisch für Freiberufler, da Sie eine Rechnungsvorlage einrichten, die Beschreibung der Dienstleistungen und die Menge angeben und gegebenenfalls Steuern hinzufügen können.
Zahlungseingang: Nach dem Senden der Rechnung an den Kunden benachrichtigt Sie Stripe, sobald die Zahlung erfolgt ist. Das Geld wird Ihrem Stripe-Konto gutgeschrieben, und Sie können es anschließend auf Ihr Bankkonto auszahlen lassen.
Automatisierung: Stripe ermöglicht die Einrichtung automatischer Abbuchungen, was sich ideal für regelmäßige Zahlungen eignet, beispielsweise bei abonnementbasierten Geschäftsmodellen oder periodischen Servicegebühren.

5. Gebühren und Auszahlungen

Gebühren: Stripe erhebt für jede Transaktion eine Gebühr. Für Standardkarten aus dem EWR beträgt die Gebühr 1,5% + 0,25 € pro Transaktion, für Premiumkarten aus dem EWR 2,8% + 0,25 €, für Karten aus dem Vereinigten Königreich 2,5% + 0,25 € und für alle übrigen internationalen Karten 3,15% + 0,25 €, zuzüglich 2% bei einer Währungsumrechnung (Stripe-Preise für Deutschland, Stand Oktober 2026). Für bestimmte Zahlungsarten, wie beispielsweise internationale Überweisungen, können zusätzliche Gebühren anfallen.
Auszahlung: Die Gelder können automatisch nach Zeitplan (täglich, wöchentlich, monatlich) oder manuell auf Ihr Bankkonto ausgezahlt werden. Normalerweise gehen die Gelder innerhalb von 2 bis 7 Tagen auf dem Bankkonto ein.

6. Besonderheiten bei der Nutzung von Stripe in Deutschland

Besteuerung: In Deutschland sind Freiberufler verpflichtet, in Rechnungen an Kunden die Mehrwertsteuer auszuweisen, wenn ihr Jahresumsatz eine bestimmte Grenze überschreitet. Stripe ermöglicht es, die Mehrwertsteuer automatisch zu Ihren Rechnungen hinzuzufügen. Vergessen Sie nicht, einen Steuerberater zu konsultieren, um das System gemäß den Anforderungen des deutschen Steuerrechts korrekt einzurichten.
Lokale Zahlungsmethoden: Stripe unterstützt in Deutschland beliebte Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift und Klarna, was die Bezahlung für Ihre Kunden bequemer macht.

7. Praktische Tipps für die Arbeit mit Stripe

Prüfung: Bevor Sie beginnen, Zahlungen von Kunden zu akzeptieren, testen Sie den Zahlungsprozess mit dem Testmodus in Stripe. Dadurch wird sichergestellt, dass alles richtig eingerichtet ist und Zahlungen reibungslos ablaufen.
Verwenden Sie die Berichte: Stripe bietet detaillierte Transaktionsberichte, was die Finanzverwaltung und die Vorbereitung auf die Steuererklärung vereinfacht.
Kundenservice: Stripe bietet eine umfangreiche Wissensdatenbank und einen Kundensupport, an den man sich bei Fragen oder Problemen wenden kann.

Dieser erweiterte Abschnitt bietet die notwendigen Schritte und Informationen, um Stripe effektiv für die Annahme von Zahlungen in einem Freelance-Geschäft in Deutschland zu nutzen.

Wise Business

Was ist Wise Business und wie funktioniert es?

Wise Business – ein Online-Dienst, mit dem Freiberufler und Unternehmen internationale Zahlungen senden und empfangen können, wobei echte Wechselkurse verwendet werden. Das bedeutet keine versteckten Gebühren oder Aufschläge bei der Währungsumrechnung. Die Plattform unterstützt Multiwährungskonten, was sie ideal für diejenigen macht, die mit Kunden weltweit arbeiten.

Der Service ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen in verschiedenen Währungen stellen. Wise Business vereinfacht den Zahlungsprozess und macht ihn sowohl für den Absender als auch für den Empfänger transparent.

Vorteile der Nutzung von Wise Business für Freiberufler

Niedrige Gebühren Wise Business erhebt eine feste Gebühr und einen Prozentsatz des Überweisungsbetrags. Das ist viel günstiger als herkömmliche Banküberweisungen oder die Nutzung von Kreditkarten.
Mehrwährungskonten Sie können virtuelle Konten in über 40 Währungen erstellen, darunter Euro (EUR), US-Dollar (USD), britische Pfund (GBP) und andere. Dies ist praktisch für die Zusammenarbeit mit Kunden aus verschiedenen Ländern, da Sie unnötige Umrechnungskosten vermeiden.
Rechnungsstellung Die Plattform ermöglicht die Erstellung professioneller Rechnungen mit Angabe der Dienstleistungskosten in der gewünschten Währung. Kunden können diese ganz einfach per Banküberweisung oder Karte bezahlen.
Echte Wechselkurse Wise verwendet Devisenmittelkurse ohne Aufschläge, wodurch Sie bei internationalen Überweisungen sparen können.
Integration mit Buchhaltungssystemen Der Dienst unterstützt die Integration mit Tools wie Xero und QuickBooks, was die Erstellung von Finanzberichten vereinfacht.

Wie man Wise Business für die Annahme von Zahlungen einrichtet

Kontoregistrierung Registrieren Sie sich auf der Wise Business-Website, indem Sie Informationen über Ihr Unternehmen angeben. Der Registrierungsprozess umfasst die Identitätsprüfung sowie die Verifizierung der Unternehmensdokumente.
Währungen hinzufügen Nach der Registrierung können Sie ein Multiwährungskonto eröffnen und es an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Rechnungsstellung Verwenden Sie die Rechnungsstellungsplattform, indem Sie die Leistungsbeschreibung, den Betrag und die Währung angeben. Die Rechnung kann per E-Mail an den Kunden gesendet werden.
Verknüpfung eines Bankkontos Um Geld abzuheben, verknüpfen Sie ein Bankkonto mit der Plattform. Wise ermöglicht es, Geld in über 80 Länder zu senden.

Gebühren und Auszahlungsfristen

Wise Business berechnet:

Feste Gebühr: zum Beispiel 0,50 € pro Überweisung.
Prozentsatz des Überweisungsbetrags: Bei den meisten Währungen schwankt er zwischen 0,35% und 1%.

Die Auszahlung auf ein Bankkonto dauert in der Regel einige Minuten bis zu 1–2 Werktage.

Besonderheiten bei der Nutzung von Wise Business in Deutschland

Die Arbeit mit internationalen Zahlungen in Deutschland hat ihre eigenen Nuancen. Wise Business hilft dabei, Fragen im Zusammenhang mit der Steuerbuchhaltung, lokalen Anforderungen und Kundenfreundlichkeit effektiv zu lösen. Hier sind die wichtigsten Merkmale:

1. SEPA-Zahlungen unterstützen

SEPA (Single Euro Payments Area) ist ein Standard für Banküberweisungen in EU-Ländern, der schnelle und bequeme Transaktionen in Euro ermöglicht. Wise unterstützt SEPA-Zahlungen vollständig, was die folgenden Vorteile bietet:

Schnelle Überweisungen: Die Gelder gehen in der Regel innerhalb eines Werktages ein.
Niedrige Gebühren: Im Gegensatz zu traditionellen Banken erhebt Wise minimale Gebühren für solche Überweisungen.
Einfachheit der Bedienung: Die IBAN muss nicht manuell eingegeben werden – das System überprüft sie automatisch und vereinfacht den Überweisungsvorgang.

2. Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften

In Deutschland sind alle Unternehmen und Freiberufler verpflichtet, bei der Rechnungsstellung steuerliche Aspekte zu berücksichtigen. Wise bietet Funktionen, die die Einhaltung der lokalen Rechtsvorschriften vereinfachen:

Einbeziehung der Mehrwertsteuer: Auf der Rechnung kann der Steuersatz angegeben werden (in der Regel 19% oder 7%) und der Mehrwertsteuerbetrag deutlich ausgewiesen werden. Dies ist besonders wichtig für Kunden, die als juristische Personen registriert sind.
Export von Berichten: Die Plattform ermöglicht den Export von Transaktionsdaten für jeden beliebigen Zeitraum, was praktisch für die Einreichung der Steuererklärung oder die Vorbereitung auf eine Prüfung ist.
Unterstützung lokaler Steuercodes: Möglichkeit zur Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) direkt in der Rechnungsvorlage.

3. Zusammenarbeit mit Kunden in Deutschland

Für Kunden in Deutschland ist es wichtig, beliebte und vertraute Zahlungsmethoden zu nutzen. Wise bietet bequeme Lösungen:

SEPA-Lastschrift: Dabei handelt es sich um eine automatische Abbuchung vom Bankkonto des Kunden, was sich besonders für Abonnementmodelle oder regelmäßige Zahlungen eignet.
Lokalisierung der Benutzeroberfläche: Das System ist auf Deutsch verfügbar, und Rechnungen sowie Benachrichtigungen können auf Deutsch versendet werden, was das Vertrauen der Kunden stärkt.
Unterstützung verschiedener Währungen: Obwohl sie in Deutschland arbeiten, arbeiten viele Freiberufler mit Kunden aus anderen Ländern zusammen. Wise ermöglicht es, Rechnungen in EUR, GBP, USD und vielen anderen Währungen zu stellen, was zusätzliche Währungsumrechnungen für den Kunden überflüssig macht.

4. Verbuchung von Überweisungen in Fremdwährung

Freiberufler, die mit internationalen Kunden zusammenarbeiten, sehen sich häufig mit der Notwendigkeit von Währungsumrechnungen konfrontiert. In Deutschland ist Folgendes wichtig:

Geben Sie den genauen Betrag in der Währung des Kunden und dessen Gegenwert in EUR an, wenn dies für die Steuerberichterstattung erforderlich ist.
Nutzen Sie den Devisenmittelkurs, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. Wise zeigt den Umrechnungskurs und die Gebühr automatisch an und sorgt so für Transparenz.

5. Buchhaltungsautomatisierung

Die Buchhaltung in Deutschland kann ein komplexer Prozess sein, insbesondere für Freiberufler. Wise bietet eine Integration mit Buchhaltungssystemen wie DATEV, Xero, und QuickBooks, was Folgendes ermöglicht:

Transaktionen automatisch synchronisieren.
Bezahlte Rechnungen markieren und ausstehende Zahlungen nachverfolgen.
Daten für die Steuererklärung aufbereiten, ohne dass eine manuelle Erfassung erforderlich ist.

6. Integration mit deutschen Banken

Um Geld abzuheben oder Zahlungen an Kunden zu leisten, können Sie ein Bankkonto bei einer deutschen Bank bei Wise hinterlegen. Dies gewährleistet:

Schnelle Auszahlung: Die Gelder gehen in der Regel innerhalb von 1–2 Werktagen ein.
Eine einfache IBAN-Zuordnung: Die Plattform unterstützt alle deutschen Banken, was die Einrichtung vereinfacht.

7. Praktische Hilfestellungen für Freiberufler

Wise aktualisiert aktiv seine Wissensdatenbank und stellt spezielle Anleitungen für Freiberufler in Deutschland bereit:

Empfehlungen für die Rechnungsstellung.
Tipps zur Verwaltung von Fremdwährungskonten.
Informationen zu den Steuerregeln und der Berichterstattung in Deutschland.

8. Unterlagen für das Finanzamt

Wise hilft dabei, alle notwendigen Informationen für die Einreichung der Steuererklärung beim deutschen Finanzamt vorzubereiten:

Alle Transaktionen für das Jahr in einem praktischen Format (CSV oder PDF) herunterladen.
Geben Sie die Konto-IDs an, um die Einnahmen übersichtlich zu sortieren.
Fügen Sie Details zur Währungsumrechnung hinzu, wenn Zahlungen in verschiedenen Währungen eingehen.

Praktische Tipps für die Arbeit mit Wise Business

Mehrwährungskonten: Verwenden Sie diese, um die Kosten für die Währungsumrechnung zu minimieren.
Buchhaltungsautomatisierung: Die Integration mit Xero und QuickBooks wird den Finanzbuchhaltungsprozess beschleunigen.
Systemtest: Testen Sie die Funktionalität der Plattform, bevor Sie dem Kunden die erste Rechnung senden.

Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist ein wichtiger Teil der Arbeit eines Freelancers in Deutschland. Die Vorbereitung des Abschlusses umfasst das Sammeln aller Finanzdaten des Jahres, die Einreichung der Steuererklärung und die Einhaltung der gesetzlichen Fristen. Für Freelancer, die die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) – also die vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenrechnung – nutzen, hilft eine ordnungsgemäße Vorbereitung und Einreichung der Unterlagen, Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

1.1. Erstellung des Jahresabschlusses

Die Vorbereitung des Jahresabschlusses beginnt mit der Systematisierung aller Finanzdokumente und deren korrekter Erfassung. Es ist wichtig, Folgendes zu sammeln und zu bearbeiten:

Einnahmen: Alle im Laufe des Jahres erzielten Einnahmen, einschließlich der von Ihnen an Kunden gestellten Rechnungen und der erhaltenen Zahlungen.
Ausgaben: Sie beinhalten die Miete für das Büro, Gerätekosten, Reisen, berufliche Weiterbildungen sowie alle anderen mit der Geschäftstätigkeit verbundenen Kosten.
Abschreibung von Vermögenswerten: Wenn Sie Ausrüstung oder Fahrzeuge erworben haben, können deren Anschaffungskosten über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Zur Vorbereitung des Jahresabschlusses können verschiedene Buchhaltungsplattformen genutzt werden, wie zum Beispiel Lexoffice, SevDesk oder Getsorted. Diese Programme vereinfachen die Datenerfassung und helfen dabei, die Buchhaltung in einem übersichtlichen Format zu organisieren. Solche Dienste erstellen automatisch Berichte, synchronisieren Daten mit Bankkonten und bereiten Dokumente für die Steuererklärung vor.

1.2. Ausfüllen der Steuererklärung

Das Ausfüllen der Steuererklärung ist ein wichtiger Schritt, der vor Ablauf der festgelegten Frist abgeschlossen werden muss. Die wichtigsten Formulare für die Einreichung sind:

Anlage EÜR – zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben;
Einkommensteuererklärung – Erklärung Ihres gesamten Jahreseinkommens;
Umsatzsteuererklärung – nur wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind;
Gewerbesteuererklärung – nur wenn Gewerbesteuer anfällt.

Programme, die das Erstellen von Steuererklärungen automatisieren:

ELSTER: Offizielles Portal der deutschen Steuerverwaltung zur Online-Abgabe von Steuererklärungen.
Lexoffice: Eine Cloud-Plattform für die Buchhaltung und die Erstellung von Steuererklärungen, die hilft, Prozesse zu automatisieren.
SevDesk: Bietet einfache Tools für die Buchhaltung, die Rechnungserstellung und die Abgabe von Steuererklärungen.
Getsorted: Noch ein praktischer Service für Freiberufler, mit dem sich Finanzen und Berichterstattung einfach verwalten lassen.

Diese Plattformen ermöglichen eine einfache Integration von Einnahmen- und Ausgabendaten, erstellen automatisch die erforderlichen Dokumente und können helfen, Fehler beim Ausfüllen der Steuererklärung zu vermeiden.

Welche Formulare je nach Status einzureichen sind

Situation	Was wird normalerweise eingereicht	Worauf ist zu achten
Freiberufler ohne Umsatzsteuer oder Kleinunternehmer	Einkommensteuererklärung, Anlage S, Anlage EÜR	Ein Kleinunternehmer berechnet keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, deklariert aber dennoch Einnahmen und Ausgaben. In der EÜR ist es wichtig, die Umsätze ohne Vorsteuerabzug korrekt anzugeben.
Freiberufler mit Umsatzsteuer	Einkommensteuererklärung, Anlage S, Anlage EÜR, Umsatzsteuererklärung, bei Bedarf Umsatzsteuer-Voranmeldung	Umsatzsteuer, Vorsteuer, Voranmeldungen und tatsächliche Zahlungen müssen abgeglichen werden. Bei B2B-Kunden aus der EU kann eine Zusammenfassende Meldung erforderlich werden.
Gewerbe ohne MwSt. oder Kleinunternehmer	Einkommensteuererklärung, Anlage G, Anlage EÜR, häufig Gewerbesteuererklärung	Selbst wenn aufgrund des Freibetrags von 24.500 Euro faktisch keine Gewerbesteuer anfällt, kann das Finanzamt eine separate Gewerbesteuererklärung verlangen.
Gewerbe mit MwSt.	Einkommensteuererklärung, Anlage G, Anlage EÜR, Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Gewerbesteuererklärung	Überprüfen Sie die Übereinstimmung von Rechnungen, der Mehrwertsteuer, der Vorsteuer und der Gewerbesteuer. Wenn der Umsatz oder Gewinn gestiegen ist, kann sich die Buchführungspflicht ändern.
Hauptberuf plus Freelance oder Gewerbe	Einkommensteuererklärung, Anlage N, Anlage S oder Anlage G, Anlage EÜR	Das Finanzamt berücksichtigt das gesamte jährliche Einkommen: Gehalt, Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit, Versicherungen, Kinder, Freibeträge und die familiäre Situation.
Mehrere Tätigkeiten	Normalerweise eine separate Anlage EÜR für jede Tätigkeit oder Steuernummer, plus Anlage S/G je nach Einkunftsart	Vermischen Sie Freiberufler und Gewerbe nicht ohne Prüfung. Manchmal vergibt das Finanzamt unterschiedliche Steuernummern oder bittet darum, die Buchhaltung zu trennen.

Beispielszenarien

IT-Berater — Freiberufler, Kleinunternehmer: reicht normalerweise die Einkommensteuererklärung, die Anlage S und die Anlage EÜR ein. Weist in Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
Designer — Freiberufler mit Umsatzsteuer: gibt Einkommensteuererklärung, Anlage S, Anlage EÜR und Umsatzsteuererklärung ab. Wenn es Voranmeldungen gab, müssen die Beträge mit der Jahreserklärung übereinstimmen.
Onlineshop als Gewerbe — reicht normalerweise die Einkommensteuererklärung, Anlage G, Anlage EÜR, Gewerbesteuererklärung sowie Umsatzsteuererklärungen ein, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet.
Vollzeitjob plus ein kleiner Nebenjob — zur normalen Steuererklärung kommt die Anlage N für Gehalt hinzu, während Freelancing oder Gewerbe über die Anlage S oder G und die EÜR abgebildet werden.

Checkliste vor dem Senden

Überprüfen Sie, ob alle Kundenrechnungen und alle Ausgaben in die EÜR eingeflossen sind.
Gleichen Sie die Bankeingänge mit den ausgestellten Rechnungen ab, insbesondere wenn es Rückzahlungen, Teilzahlungen oder Zahlungen in einer anderen Währung gab.
Wenn Sie Mehrwertsteuerzahler sind, vergleichen Sie die Umsatzsteuererklärung mit den eingereichten Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Überprüfen Sie, ob die Anlage N erforderlich ist, wenn im Laufe des Jahres eine Beschäftigung als Arbeitnehmer ausgeübt wurde.
Tragen Sie Versicherungsbeiträge, Beiträge zur Altersvorsorge, berufliche Ausgaben und andere abzugsfähige Aufwendungen in die entsprechenden Abschnitte der Erklärung ein.
Bewahren Sie eine Kopie der eingereichten Erklärung, das ELSTER-Übertragungsprotokoll und alle Unterlagen mindestens für die Dauer der Aufbewahrungsfrist auf.

1.3. Abgabefristen

Für Freiberufler ist es wichtig, die Abgabefristen für ihre Steuererklärungen einzuhalten, um Strafen zu vermeiden. Die wichtigsten Fristen sind folgende:

Bis zum 31. Juli nächsten Jahres, wenn Sie die Steuererklärung selbst einreichen.
Bis Ende Februar des zweiten Jahres nach dem Steuerjahr, falls Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

Beispiel: Wenn Sie Ihre Steuererklärung für das Jahr 2025 einreichen, ist die Frist bei eigener Einreichung der 31. Juli 2026. Wenn Sie die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch nehmen, verlängert sich die Frist bis zum 1. März 2027, da der 28. Februar 2027 auf einen Sonntag fällt.

Die Einhaltung dieser Fristen hilft, Bußgelder und Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, während der Einsatz spezialisierter Buchhaltungsplattformen den Prozess der Erstellung und Einreichung von Berichten vereinfacht.

Kapitel 4. Software für die Buchhaltung

Freiberufler in Deutschland müssen ihre Finanzströme und Steuern effizient verwalten. Buchhaltungssoftware ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, was die Arbeit erheblich erleichtert. Nachfolgend werden sieben beliebte Lösungen vorgestellt, die sich ideal für Freiberufler eignen.

1. Lexoffice

Lexoffice — eine der beliebtesten Cloud-Lösungen zur Buchhaltungsautomation. Sie eignet sich für Freiberufler und Kleinunternehmen und bietet die Möglichkeit der Bankenintegration sowie der Automatisierung der Besteuerung. Sie unterstützt die Erstellung der jährlichen EÜR und die Anbindung an ELSTER und DATEV.

Unterstützte Banken: Qonto, N26, Commerzbank, ING, Finom, Kontist.
Kosten: von 7,90 € bis 32,90 € pro Monat (zzgl. MwSt.).

Vorteile:

Benutzerfreundlichkeit.
Integration mit Banksystemen.
Automatische Steuerberechnung und Mehrwertsteuererfassung.

2. SevDesk

SevDesk ist ein cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm, das dabei hilft, die Buchhaltung, die Rechnungserstellung und die Steuererklärungen zu automatisieren. Außerdem bietet es Schnittstellen zu zahlreichen Banken und zu DATEV.

Unterstützte Banken: Sparkasse, Deutsche Bank, Commerzbank, Volksbank, N26, Finom, Kontist.
Kosten: kostenloser Tarif oder von 8,90 € bis 34,90 € pro Monat (zzgl. MwSt.).

Vorteile:

Mobile App.
Integration mit über 3000 Banken.
Möglichkeit zum Scannen von Belegen.

3. Lexware

Lexware ist eine Desktop-Lösung, die sich für Freiberufler und Kleinunternehmen eignet. Sie unterstützt die doppelte Buchführung und Gehaltsabrechnung, was sie ideal für diejenigen macht, die mit einer großen Anzahl von Transaktionen arbeiten.

Unterstützte Banken: Volksbank, Postbank, Sparkasse, Finom, Kontist.
Kosten: von 24,40 € bis 77,90 € pro Monat (Lexware buchhaltung, zzgl. MwSt.).

Vorteile:

Unterstützung für doppelte Buchführung.
Gehaltsabrechnung.

4. FastBill

FastBill bietet Buchhaltungsautomatisierung für Kleinunternehmen und Freelancer sowie Integrationen mit Bankensystemen und Diensten. Mit FastBill können Sie ganz einfach Belege verwalten, Rechnungen erstellen und Steuern verwalten.

Unterstützte Banken: Deutsche Bank, N26, Postbank, Sparkasse.
Kosten: von 9 € bis 53 € pro Monat.

Vorteile:

Automatisierung von Finanzprozessen.
Benutzerfreundlichkeit.

5. Sage 50

Sage 50 ist eine umfassende Buchhaltungslösung, die auch die Integration mit Zahlungssystemen und Online-Shops unterstützt. Das macht sie sowohl für Freiberufler als auch für kleine Unternehmen geeignet.

Unterstützte Banken: Commerzbank, PayPal, Stripe.
Kosten: von 30 € bis 40 € pro Monat.

Vorteile:

Support für Online-Shops.
Integration mit Zahlungssystemen.

6. BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler bietet Buchhaltungsautomatisierung und Integration mit Banken und Steuerberichterstattungssystemen wie DATEV und ELSTER. Die Programmoberfläche eignet sich zur Automatisierung von routinemäßigen Buchhaltungsaufgaben.

Unterstützte Banken und Systeme: DATEV, Sparkasse, Deutsche Bank, Volksbank.
Kosten: von 39,90 € bis 89,90 € pro Monat (zzgl. MwSt.; bei jährlicher Zahlung günstiger).

Vorteile:

Unterstützung für automatisches Scannen und Dokumentenerfassung.

7. WISO Mein Büro

WISO Mein Büro bietet sowohl eine Desktop- als auch eine Cloud-Version für die Buchhaltungsverwaltung. Es unterstützt die Integration mit Bankensystemen und Zahlungsdiensten.

Unterstützte Banken: Commerzbank, Sparkasse, Postbank, Finom, Kontist.
Kosten: von 10,90 € bis 139,90 € pro Monat (zzgl. MwSt., bei jährlicher Zahlung).

Vorteile:

Umfangreiche Berichterstattungsmöglichkeiten.
Integration mit ELSTER.

Getsorted

Getsorted — eine weitere Cloud-Lösung, die speziell für Freiberufler und Kleinunternehmen in Deutschland entwickelt wurde. Sie hilft dabei, die Buchhaltung und Steuererklärungen zu automatisieren, und erleichtert den Prozess der Einreichung der jährlichen EÜR durch die Integration mit ELSTER.

Besonderheiten:

Vollständige Automatisierung von Steuern und Steuererklärungen.
Integration mit Bankensystemen und automatischer Transaktionsabruf.
Unterstützung für EÜR und USt (Umsatzsteuer).

Unterstützte Banken: N26, Deutsche Bank, Commerzbank, Sparkasse, Finom, Kontist.

Kosten: ab 8 € im Monat.

8. Accountable

Accountable ist eine Cloud-basierte Buchhaltungs-App, die speziell für Freiberufler und Selbstständige in Deutschland entwickelt wurde. Sie hilft dabei, die Einnahmen- und Ausgabenverwaltung zu automatisieren, Rechnungen zu erstellen, Steuererklärungen einzureichen, und lässt sich in deutsche Steuerstandards integrieren.

Unterstützte Banken: N26, Commerzbank, Deutsche Bank, Sparkasse und andere.
Kosten: Kostenloser Basisplan oder 9,90 € bis 74,90 € pro Monat für Premium-Funktionen (zzgl. MwSt.).

Vorteile:

Bequeme mobile App.
Einfache Integration mit Bankkonten.
Automatische Steuererklärungserfassung.
Erinnerungen an Steuertermine.

Kapitel 5. Banken

Übersicht über beliebte Online-Banken für Freiberufler in Deutschland

Die Auswahl der passenden Online-Bank für Freiberufler ist ein wichtiger Schritt für ein effektives Finanzmanagement. Der Artikel beleuchtet die wichtigsten Banken, die flexible Tarife, ein benutzerfreundliches Online-Banking, die Integration mit Buchhaltungsprogrammen und weitere nützliche Funktionen anbieten. Wir haben zudem eine detaillierte Tabelle zum Vergleich der Eckdaten beigefügt.

1. Kontist

Kontist ist eine speziell für Freiberufler entwickelte Bank. Sie bietet eine automatische Steuerberechnung und die Integration in beliebte Buchhaltungsprogramme, was die Finanzberichterstattung und Steuerverwaltung erheblich vereinfacht.

Funktionen:

Automatische Berechnung von Steuern und Mehrwertsteuer.
Kostenlose virtuelle Visa-Karte, physische Karte für 29 €/Jahr.
Integration mit Lexoffice, Debitoor, Fastbill — man kann Einnahmen und Ausgaben einfach verwalten.

Besonderheiten:

Kein Cashback.
Video-Identifikation.
Google Pay/Apple Pay für mobile Zahlungen.

2. N26 Business

N26 ist eine der größten Mobile-Banken Europas und bietet günstige Konditionen für internationale Überweisungen sowie integriertes Cashback auf Einkäufe. Sie unterstützt die Integration mit externen Buchhaltungsdiensten.

Funktionen:

Kostenloser Basistarif mit unbegrenzten SEPA-Transaktionen.
Verbindung zu Accountable zur Automatisierung der Buchhaltung.
Cashback von 0,1% bis 0,5%.

Besonderheiten:

Unterstützung für mobile Zahlungen über Google/Apple Pay.
Videoidentifikation zur Kontoeröffnung.
Anbindung an externe Dienste über API.

3. Qonto

Qonto bietet verschiedene Tarife und erweiterte Funktionen für kleine Unternehmen, einschließlich der Möglichkeit, mehrere Benutzer einzubinden. Es ist die ideale Wahl für Freiberufler, die eine Buchhaltungsintegration wünschen und ihre Rechnungen verwalten möchten.

Funktionen:

Integration mit Lexoffice, DATEV, SevDesk zur Automatisierung der Finanzbuchhaltung.
Möglichkeit zur Nutzung mehrerer Karten und Unterkonten.

Besonderheiten:

Google Pay/Apple Pay für mobile Zahlungen.
Video-Identifikation.
API-Integrationsmöglichkeit zur Prozessautomatisierung.

4. Finom

Finom bietet ein flexibles Abrechnungssystem und die Integration mit Buchhaltungssystemen, was es für Freiberufler, die mit zahlreichen Kunden arbeiten, attraktiv macht.

Funktionen:

Tools zur Belegverwaltung und Rechnungsstellung.
Integration mit Lexoffice und SevDesk.

Besonderheiten:

Cashback von bis zu 3% bei Premium-Tarifen.
Mobiles Bezahlen über Google Pay und Apple Pay.
Video-Identifizierung und API-Unterstützung zur Automatisierung.

5. Fyrst

Fyrst — eine deutsche Digitalbank, die Buchhaltungssoftware unterstützt und kostenlose Bargeldabhebungen an Geldautomaten in Deutschland anbietet. Ihr Hauptvorteil ist die Benutzerfreundlichkeit und die Integration in Finanzsysteme wie Lexoffice und SevDesk.

Funktionen:

Integration mit Lexoffice, SevDesk, Sage.
Kostenlose VISA-Geschäftskarte.

Besonderheiten:

Nur deutsche Sprache.
Unterstützung für Google/Apple Pay.
Kostenlose Bargeldabhebungen an Geldautomaten in ganz Deutschland.

6. Vivid

Vivid ist eine weitere interessante Wahl für Freelancer. Das Angebot umfasst hohes Cashback und eine kostenlose Kontoführung für Basisnutzer. Es eignet sich für diejenigen, die viele Zusatzkarten und Unterkonten nutzen möchten.

Funktionen:

Bis zu 25% Cashback auf ausgewählte Einkaufskategorien.
Kostenlose Bargeldabhebungen bis zu 200 € pro Monat.

Besonderheiten:

Google/Apple Pay.
Video-Identifikation.
API zur Integration mit externen Diensten.

Zu Banken und Geld

Girokonto — Wie man ein Konto auswählt, das Recht auf ein Basiskonto und die neuen Überweisungsregeln
SCHUFA — neue Skala ab März 2026 und wie man eine kostenlose Datenkopie erhält
Überweisungen ins Ausland — wo beim Geldtransfer Geld verloren geht
Kreditkarten — wozu braucht man eine zweite Karte

Kapitel 6. Versicherungen

Freiberufler in Deutschland müssen wie andere Selbstständige mehrere wichtige Versicherungsarten berücksichtigen, um sich und ihr Geschäft vor möglichen Risiken zu schützen. Versicherungen können je nach Art der Tätigkeit sowohl obligatorisch als auch empfohlen sein.

1. Kranken- und Pflegeversicherung

In Deutschland ist jeder Freiberufler verpflichtet, krankenversichert zu sein. Sie haben die Wahl zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung und der privaten Krankenversicherung. Im Jahr 2026 beträgt der Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) für Selbstständige 14,6% des beitragspflichtigen Einkommens mit Anspruch auf Krankengeld oder 14,0% ohne Krankengeld, zuzüglich eines individuellen Zusatzbeitrags der Krankenkasse; der durchschnittliche Zusatzbeitrag für das Jahr 2026 liegt bei 2,9%. Die Pflegeversicherung wird separat bezahlt: grundsätzlich 3,6%, für Kinderlose ab 23 Jahren 4,2%. Im gesetzlichen System können Familienangehörige jedoch kostenlos mitversichert werden, was bei privaten Tarifen nicht möglich ist.

Kosten: 250 – 1.000 € pro Monat, je nach gewählter Option.

2. Unfallversicherung

Diese Versicherung ist für Freiberufler nur in bestimmten Branchen Pflicht: kraft Gesetzes oder nach der Satzung ihrer Berufsgenossenschaft (des Trägers der gesetzlichen Unfallversicherung für ihre Branche). In den übrigen Fällen ist die Versicherung freiwillig, wird aber dringend empfohlen. Die Versicherung deckt die Kosten für die Rehabilitation und den Ausgleich von Verlusten infolge von Arbeitsunfällen.

Kosten: 5 bis 20 € im Monat.

3. Altersvorsorge

Die Rentenversicherung ist nur für bestimmte Berufe wie Journalisten und Pädagogen Pflicht; für Ärzte ist sie ebenfalls Pflicht, allerdings über das berufsständische Versorgungswerk und nicht über das staatliche System. Für die übrigen Freiberufler ist die Teilnahme am staatlichen Rentensystem freiwillig. Es ist wichtig, so früh wie möglich mit der Altersvorsorge zu beginnen, da der Staat Freiberuflern ohne eigene Beiträge im Alter nur die Grundsicherung im Alter garantiert – eine Mindestleistung bei fehlendem Einkommen.

Kosten: Wenn Sie freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen, reicht der Beitrag im Jahr 2026 vom freiwilligen Mindestbeitrag von etwa 112 € im Monat bis zum Höchstbeitrag von etwa 1 572 € im Monat. Für einige selbstständige Berufe kann die Rentenversicherung obligatorisch sein, und dann gelten andere Berechnungsregeln.

4. Berufsunfähigkeitsversicherung

Dies ist eine der wichtigsten Versicherungen für Freiberufler, da sie vor finanziellen Verlusten schützt, falls Sie aufgrund von Krankheit oder einem Unfall nicht mehr arbeiten können. Die Versicherung deckt entgangene Einnahmen und hilft, schwerwiegende finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden.

Kosten: 60 – 200 € pro Monat.

5. Berufshaftpflichtversicherung

Diese Versicherung ist für Freiberufler unerlässlich, insbesondere für diejenigen, die im Beratungs- oder Projektbereich tätig sind. Sie schützt vor Risiken im Zusammenhang mit Fehlern bei der Arbeit, die zu finanziellen Verlusten für Kunden führen können. Wenn Sie beispielsweise eine falsche Beratung erteilt oder Urheberrechte verletzt haben, zahlt diese Versicherung berechtigte Schadenersatzforderungen des Kunden und wehrt unberechtigte ab, einschließlich der Gerichtskosten. Geldstrafen deckt sie nicht ab.

Kosten: 10 – 50 € pro Monat.

6. Betriebshaftpflichtversicherung

Diese Versicherung schützt Sie für den Fall, dass jemand an Ihrem Arbeitsplatz oder durch Ihre Tätigkeit einen Schaden (Personen- oder Sachschaden) erleidet. Wenn beispielsweise ein Kunde in Ihrem Büro ausrutscht oder Sie versehentlich sein Eigentum beschädigen, übernimmt die Versicherung die Kosten für Behandlung und Reparatur.

Kosten: 8 – 25 € im Monat.

7. Rechtsschutzversicherung für Selbstständige

Diese Versicherung ist wichtig, wenn Sie Ihre Interessen vor Gericht wahren müssen, insbesondere bei Streitigkeiten mit Kunden, die sich weigern, ihre Rechnungen zu bezahlen. Die Versicherung deckt die Rechtskosten ab, einschließlich der Anwaltshonorare und der Gerichtskosten.

Kosten: 25 – 50 € im Monat.

8. Geschäftsinhaltsversicherung

Diese Versicherung schützt das Eigentum Ihres Unternehmens, wie Büroausstattung oder Technik, vor Diebstahl, Feuer oder anderen Schäden. Sie ist besonders wichtig für Freiberufler, die über eigene Büroräume verfügen.

Kosten: 5 – 10 € im Monat.

Versicherung für Ausländer

Wenn Sie mit einem Visum nach Deutschland gekommen sind oder gerade Ihren Aufenthaltsstatus ändern, wird die Versicherung nicht nur zu einer finanziellen Frage, sondern auch zu einem Teil Ihres legalen Aufenthalts. Für ein Visum und die Verlängerung des Aufenthaltstitels muss in der Regel eine gültige Krankenversicherung in Deutschland nachgewiesen werden. Es ist wichtig, im Voraus zu prüfen, ob die Ausländerbehörde Ihre Versicherungsart akzeptiert: Eine Reisekrankenversicherung reicht oft nur für die Einreise oder einen kurzen Zeitraum aus, ersetzt jedoch keine vollwertige Krankenversicherung für das Leben und Arbeiten.

In der Praxis bedeutet das: Erkundigen Sie sich vor der Einreichung der Unterlagen bei Ihrer Ausländerbehörde nach den Anforderungen, bewahren Sie die Versicherungsbestätigung auf, überprüfen Sie das Datum des Versicherungsbeginns und vergewissern Sie sich, dass der Vertrag den Zeitraum bis zum Erhalt oder zur Verlängerung Ihrer Aufenthaltserlaubnis abdeckt. Einen allgemeinen Überblick über das Krankenversicherungssystem bietet die offizielle Übersicht des Bundesministeriums für Gesundheit.

Fazit

Für Freiberufler ist es wichtig, die richtigen Versicherungsprogramme auszuwählen, die dazu beitragen, ihr Geschäft zu schützen und finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Einige Versicherungen sind obligatorisch, wie die Kranken- und Pflegeversicherung, während andere (zum Beispiel die Berufshaftpflichtversicherung) dringend empfohlen werden, um Schutz vor unvorhergesehenen Risiken zu bieten.

Zu den Versicherungen für Selbstständige

Krankenversicherung für Selbstständige — GKV oder PKV und wie sich der Beitrag berechnet
Krankentagegeld — was die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ersetzt, wenn es keinen Arbeitgeber gibt
Berufsunfähigkeit — was tun, wenn man nicht mehr arbeiten kann
Privathaftpflicht — und warum sie Berufsfehler nicht abdeckt
Berufshaftpflicht für IT — genau um diese Fehler
Unternehmensversicherung — wenn ein Gewerbe angemeldet ist
Rürup-Rente — Altersvorsorge für Selbstständige mit Steuervorteil

Die Links führen zu unseren separaten Analysen. Die Bedingungen und Beträge dort werden mit den Primärquellen abgeglichen und aktualisiert – im Gegensatz zu den Zahlen im Handbuch, die sich auf den Zeitpunkt seiner Erstellung beziehen.

Kapitel 7. Arbeit

Berechnung des eigenen Marktwerts auf dem Arbeitsmarkt

Die korrekte Berechnung des Stundensatzes ist ein entscheidender Faktor für den Geschäftserfolg. Es ist wichtig, alle Ihre Ausgaben, Einnahmen und Faktoren zu berücksichtigen, die Ihre Arbeit und Ihr Einkommen beeinflussen können. In diesem Kapitel werden wir uns ansehen, wie Sie Ihren Stundensatz anhand der bereitgestellten Daten und der Berechnungstabelle berechnen können. Außerdem werden wir Informationen zu den durchschnittlichen Stundensätzen nach Branchen sowie zur Berücksichtigung verschiedener Ausgaben wie Steuern, Feiertage, Krankentage und andere unvorhergesehene Kosten hinzufügen.

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihr Wunsch-Einkommen

Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, wie viel Sie monatlich oder jährlich verdienen möchten. In unserem Beispiel hat der Freiberufler Folgendes festgelegt:

Monatliches Einkommen: 5750 Euro
Jahreseinkommen: 69.000 Euro

Dies ist Ihr Ausgangspunkt. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass dies nicht der Betrag ist, den Sie „netto“ erhalten – in dieser Summe sind alle Ihre zukünftigen Steuern, Sozialabgaben und sonstigen Pflichtzahlungen enthalten.

Schritt 2: Berücksichtigen Sie die Anzahl der Arbeitsstunden

Als Nächstes sollten Sie berechnen, wie viele Stunden pro Monat Sie arbeiten möchten. Dies lässt sich ermitteln, indem Sie die Anzahl der Arbeitstage im Jahr bestimmen. In unserem Beispiel:

Arbeitstage im Jahr: 261 Tage
Freie Tage: 45 Tage (einschließlich Feiertage, Urlaub, Schulungstage und Krankheitstage)

Nun ist es wichtig zu bedenken, dass nicht die gesamte Arbeitszeit von den Kunden vergütet wird. Im Durchschnitt verlieren Freiberufler etwa 30% ihrer Zeit durch unproduktive Tätigkeiten wie die Kundensuche, Buchhaltung, Fortbildung und andere administrative Aufgaben. Daher:

Unbezahlte Zeit: 30%

Schritt 3: Berechnen Sie die Anzahl der bezahlten Stunden

Um die Anzahl der bezahlten Stunden im Monat zu erhalten, müssen die oben genannten Parameter berücksichtigt werden. In unserem Beispiel:

Gesamtzahl der Arbeitsstunden pro Jahr: 261 Tage × 8 Stunden = 2088 Stunden
Unbezahlte Arbeitszeit (30%): 2088 × 30% = 626,4 Stunden
Bezahlte Zeit pro Jahr: 2088 — 626,4 = 1461,6 Stunden im Jahr oder 121,8 Stunden im Monat.

Somit haben wir einen Richtwert: Sie werden 121,8 bezahlte Stunden pro Monat arbeiten.

Schritt 4: Berechnen Sie den Stundensatz

Jetzt kann der minimale Stundensatz berechnet werden. Dazu müssen Sie Ihr gewünschtes Einkommen durch die Anzahl der bezahlten Stunden teilen:

Monatliches Einkommen: 5750 Euro
Bezahlte Stunden im Monat: 121,8 Stunden

Stundensatz = 5750 / 121,8 = 47,20 Euro

Dies ist der Mindestsatz, den Sie für jede Arbeitsstunde verlangen müssen, um Ihr Einkommensziel zu erreichen. In der Praxis kann dieser Satz jedoch unter Berücksichtigung der folgenden Faktoren erhöht werden:

Unvorhergesehene Ausgaben: Es gibt Fälle, in denen ein Projekt mehr Zeit erfordert oder unvorhergesehene Kosten entstehen, wie etwa Preiserhöhungen für Tools oder Dienstleistungen.
Marktkonkurrenz: Wenn Sie in einer hart umkämpften Nische tätig sind, muss Ihr Stundensatz möglicherweise an das durchschnittliche Preisniveau angepasst werden.

Schritt 5: Berücksichtigen Sie Sozialabgaben und Steuern

In Deutschland sind Freiberufler verpflichtet, ihre Beiträge zu den Sozialkassen, wie Krankenversicherung und Rentenbeiträge, selbst zu zahlen. In unserem Beispiel werden folgende Sätze verwendet:

Krankenversicherung (einschließlich Absicherung bei Arbeitsunfähigkeit): 14,6%
Rentenbeiträge: 18,6%

Diese Prozentsätze müssen Sie in Ihrem Gesamteinkommen berücksichtigen. Zusammen mit dem Zusatzbeitrag und der Pflegeversicherung ergeben sie etwa 40% des Einkommens, ohne freiwillige Rentenbeiträge etwa 20%. Nehmen wir 20%: Dann muss der Mindestsatz durch 0,8 geteilt werden, also um 25% statt um 20% erhöht werden, weil die Beiträge auch auf den Aufschlag selbst anfallen:

47,20 Euro / 0,8 = 59,00 Euro

Dies ist ein neuer Satz, der Ihre Sozialabgaben beinhaltet.

Schritt 6: Berücksichtigen Sie die wichtigsten Ausgaben eines Freelancers

Um keinen Verlust zu machen, ist es wichtig, bei der Tarifkalkulation alle Ihre Kosten zu berücksichtigen. Hier sind die Hauptkategorien, die Sie einbeziehen sollten:

Büro- und Arbeitskosten:
- Anmietung eines Arbeitsplatzes oder Büros (falls Sie nicht von zu Hause aus arbeiten)
- Kauf von Ausrüstung (Computer, Software)
- Ausgaben für Internet, Telefon, Postgebühren
- Wartung von Technik und Software
Werbung und Marketing:
- Erstellung und Pflege von Websites
- Social-Media-Marketing
- Bezahlung von Werbeplattformdiensten
Transportkosten:
- Geschäftsreisen und Kundenbesuche
- Abschreibung und Wartung des Fahrzeugs (bei dienstlicher Nutzung)
Ausbildung und Weiterentwicklung:
- Fortbildungsveranstaltungen
- Kauf von Fachliteratur, Teilnahme an Konferenzen
Verwaltungskosten:
- Buchhaltungsdienste
- Honorare für Steuerberater
- Kosten für Berichterstattung und Buchhaltung
Versicherung:
- Krankenversicherung (obligatorisch)
- Unfallversicherung
- Haftpflichtversicherung
Rücklagen:
- Unvorhergesehene Ausgaben (Gerätereparaturen, juristische Dienstleistungen)
- Rückstellung für den Fall von Auftragsmangel oder Krankheit

Schritt 7: Berücksichtigung von Wochenenden, Krankheitstagen und Feiertagen

Bei der Berechnung des Stundensatzes ist es wichtig, die Zeit zu berücksichtigen, in der Sie nicht arbeiten. Freelancer erhalten im Gegensatz zu Angestellten keine Bezahlung für Krankheitstage oder Urlaub. Beziehen Sie diese Zeiträume in Ihre Berechnungen ein:

Feiertage: In Deutschland kann die Anzahl der Feiertage je nach Bundesland variieren. Normalerweise sind es etwa 13 Tage im Jahr.
Urlaub: Obwohl sich Freelancer oft nicht viele freie Tage leisten können, wird empfohlen, mindestens 25 Urlaubstage im Jahr in die Berechnungen einzubeziehen.
Krankheitstage: Statistisch gesehen fehlen Beschäftigte in Deutschland krankheitsbedingt etwa 10 bis 15 Tage im Jahr.
Lernzeit: Im Durchschnitt verbringen Freelancer 5-10 Tage im Jahr mit Weiterbildung.

Beispiel der Endabrechnung

Nehmen wir an, ein Freiberufler möchte 69.000 Euro pro Jahr verdienen und arbeitet unter Berücksichtigung aller Ausfallzeiten 1.462 Stunden pro Jahr. Er berechnet seinen Mindeststundensatz unter Hinzurechnung der Sozialabgaben:

Basis-Stundensatz: 47,20 Euro
Stundensatz inklusive Sozialabgaben: 59,00 Euro

Um das gewünschte Einkommen zu erreichen, braucht ein Freiberufler daher einen Stundensatz von mindestens 59 Euro.

Schritt 8: Berücksichtigen Sie branchenspezifische Marktpreise

Es ist sehr wichtig zu verstehen, dass die Höhe des Stundensatzes auch von Ihrer Spezialisierung und Branche abhängt. In Deutschland gibt es eine große Spanne an Stundensätzen, die je nach Art der Arbeit variiert. Hier einige Beispiele für durchschnittliche Stundensätze in verschiedenen Branchen laut Daten von Freelancermap:

SAP-Berater: 99 Euro pro Stunde
Beratung und Management: 93 Euro pro Stunde
IT-Entwicklung: 91 Euro pro Stunde
Ingenieurdienstleistungen: 87 Euro pro Stunde
Medien 69 Euro pro Stunde

Diese Zahlen zeigen den Branchendurchschnitt, und Ihr Stundensatz sollte mit den Wettbewerbern in Ihrem Bereich vergleichbar sein. Wenn Sie beispielsweise ein IT-Spezialist sind, der an der Softwareentwicklung arbeitet, ist ein Satz zwischen 90 und 100 Euro gerechtfertigt.

Fazit

Der Stundensatz eines Freelancers in Deutschland hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, wie zum Beispiel den Arbeitsstunden, unproduktiver Zeit, Steuern und Sozialabgaben sowie der Marktsituation. Mithilfe des Rechners und der bereitgestellten Daten können Sie Ihren Satz genau berechnen, um alle Kosten zu decken und den gewünschten Betrag zu verdienen. Vergessen Sie nicht, Ihre Berechnungen regelmäßig zu überprüfen und dabei Kostenänderungen und Marktanforderungen zu berücksichtigen.

Diese Berechnung hilft Ihnen dabei, Ihre Finanzen effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass Sie eine faire Bezahlung für Ihre Dienstleistungen erhalten, während Sie in Ihrer Branche wettbewerbsfähig bleiben.

Wo und wie findet man Aufträge (Kundenakquise für Freiberufler)?

Eine der Hauptaufgaben für einen Freelancer, insbesondere in der Anfangsphase, ist die Kundensuche. Die Fähigkeit, Auftraggeber effektiv zu gewinnen, bestimmt den Erfolg und die Stabilität der Arbeit. Es ist wichtig zu verstehen, dass der Kundenstamm ständig erweitert werden muss und es riskant ist, sich nur auf eine einzige Projektquelle zu verlassen. In diesem Artikel werden wir Strategien analysieren, die Freelancern helfen, neue Kunden zu gewinnen, und über die besten Plattformen zur Projektsuche berichten.

Was ist Kundengewinnung?

Kundenakquise ist der Prozess des Suchens und Gewinnens neuer Kunden. Sie umfasst verschiedene Maßnahmen, die darauf abzielen, potenzielle Auftraggeber zu identifizieren, sie einzubinden und Verträge abzuschließen. Der Erfolg bei der Kundengewinnung basiert jedoch auf dem Verständnis der Kundenbedürfnisse und der Fähigkeit, eine Lösung anzubieten, die ihren Problemen und Erwartungen entspricht.

Formen der Kundengewinnung

Es gibt mehrere Grundformen der Kundenakquise, von denen jede ihre eigenen Vorteile hat:

Kaltakquise — ein direkter Kontakt zu potenziellen Kunden ohne vorherige Geschäftsbeziehung. Solche Kontakte finden in der Regel über Telefonanrufe, E-Mails oder soziale Medien statt. Die Kaltakquise erfordert Beharrlichkeit und Vorbereitung, da längst nicht alle Unternehmen bereit sind für unerwartete Angebote.
Warme Kontakte — hier kennt der Kunde den Freelancer oder dessen Dienstleistungen bereits. Dies kann ein Kontakt über Empfehlungen, ehemalige Kunden oder frühere geschäftliche Verbindungen sein. Dieser Weg ist einfacher und effizienter, da zwischen den Parteien bereits Vertrauen existiert.

Empfehlungsmarketing — die Gewinnung neuer Kunden durch Empfehlungen zufriedener Auftraggeber. Diese Methode ist effektiv, wenn Sie bereits Kunden haben, die Ihre Dienstleistungen Kollegen oder Partnern weiterempfehlen können.

Aktive und passive Methoden zur Kundengewinnung

Bei der Kundengewinnung kann man zwei Hauptansätze nutzen: den aktiven und den passiven.

Aktive Methoden:

Teilnahme an Konferenzen und Branchenveranstaltungen.
Direkte Ansprache von Unternehmen per E-Mail oder Telefon.
Die Nutzung von Freelance-Plattformen zur Projektsuche.
Aufbau einer Personal Brand durch soziale Medien und Publikationen.

Passive Methoden:

SEO-Optimierung der eigenen Website oder des Portfolios.
Das Führen eines Blogs oder das Veröffentlichen von Artikeln, die die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden gewinnen können.
Profil auf Plattformen mit der Möglichkeit zur Suche nach Freelancern.
Veröffentlichung positiver Bewertungen und Fallstudien zur Gewinnung neuer Kunden.

Schritte zur erfolgreichen Kundengewinnung

Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe
Um Kunden zu finden, müssen Sie wissen, wer sie sind. Führen Sie eine Analyse Ihrer potenziellen Kunden durch: deren Alter, Beruf, Interessen, Branche. Erstellen Sie „Buyer Personas“ – das sind fiktive Profile typischer Kunden, die Ihnen helfen werden, Ihr Angebot anzupassen.
Finden Sie Ihre Nische und Ihr Alleinstellungsmerkmal (USP)
Wodurch unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern? Es ist wichtig, Ihre einzigartigen Stärken hervorzuheben: das können spezialisiertes Fachwissen, einzigartige Fähigkeiten oder spezielle Arbeitsmethoden sein. Die Definition Ihres „USP“ hilft nicht nur dabei, sich von der Konkurrenz abzuheben, sondern auch die richtigen Kanäle zur Kundengewinnung auszuwählen.
Wählen Sie die richtigen Kanäle zur Kundengewinnung
Wo verbringt Ihre Zielgruppe ihre Zeit? Wenn Ihre Kunden junge Start-ups sind, befinden sie sich höchstwahrscheinlich in den sozialen Medien. Wenn Sie mit großen Unternehmen zusammenarbeiten, sollten Sie mehr Aufmerksamkeit auf Business-Plattformen wie LinkedIn oder Xing richten.
Suchen Sie ständig
Warten Sie nicht auf eine Flaute bei den Projekten, um neue Kunden zu suchen. Dies sollte ein fester Bestandteil Ihrer Arbeit sein, selbst wenn Sie laufende Projekte haben.
Bauen Sie langfristige Beziehungen auf
Nach Abschluss des Projekts sollten Sie mit dem Kunden in Kontakt bleiben. Regelmäßige E-Mails, Glückwünsche zu Feiertagen oder einfach Aufmerksamkeit für die Neuigkeiten des Unternehmens können Sie zum „Standard-Freiberufler“ für die nächsten Aufgaben machen.

TOP-5-Plattformen zur Kundensuche in Deutschland

In Deutschland gibt es zahlreiche spezialisierte Plattformen für die Projektsuche. Hier sind die fünf beliebtesten unter Freiberuflern:

Freelancermap.de
Eine deutsche Plattform, die auf IT-, Softwareentwicklungsprojekte und digitales Marketing spezialisiert ist. Sie bietet Zugang zu einer großen Anzahl von Aufträgen für Freelancer.
Xing Projekte
Xing ist das deutsche Pendant zu LinkedIn und bietet einen speziellen Bereich für die Suche nach Projekten und Freelancern. Es ist eine hervorragende Plattform für alle, die Kunden unter deutschsprachigen Unternehmen suchen.
Gulp.de
Gulp ist eine der größten Plattformen für die Suche nach IT-Freelancern in Deutschland. Sie bietet Projekte sowohl für kurzfristige als auch für langfristige Arbeit in Bereichen wie Softwareentwicklung und IT-Beratung.
Twago.de
Twago richtet sich an Freiberufler in verschiedenen Bereichen, von Marketing bis hin zur Softwareentwicklung. Die Plattform ermöglicht es, direkt mit Kunden in Kontakt zu treten und sich auf interessante Projekte zu bewerben.
DasAuge.de
Die Plattform DasAuge ist bei Designern, Grafikern und Werbefachleuten beliebt. Sie bietet Zugang zu kreativen Projekten für Freiberufler, die in Deutschland tätig sind.

TOP-5 internationale Plattformen zur Kundensuche

Auf globaler Ebene gibt es zudem Plattformen, die es Freelancern ermöglichen, Arbeit in verschiedenen Ländern zu finden:

Upwork
Eine der größten Freelancer-Plattformen der Welt, die Projekte in den unterschiedlichsten Bereichen von IT bis hin zu Übersetzung und Design anbietet. Upwork bietet Freelancern die Möglichkeit, sowohl kurzfristige als auch langfristige Projekte zu finden.
Freelancer.com
Eine internationale Plattform, auf der man Projekte für Entwicklung, Design, Marketing und andere Bereiche finden kann. Freelancer.com ist aufgrund seiner riesigen Anzahl an Nutzern und Projekten beliebt.
Fiverr
Fiverr bietet Freiberuflern die Möglichkeit, ihre Dienstleistungen anzubieten, angefangen bei kleinen Aufgaben für 5 US-Dollar. Dies ist eine hervorragende Plattform für alle, die schnell kurzfristige Aufträge finden und ein Portfolio aufbauen möchten.
Toptal
Plattform für erfahrene Freiberufler im IT- und Softwareentwicklungsbereich. Toptal arbeitet mit weltweit führenden Unternehmen zusammen, und der Auswahlprozess für die Plattform ist strenger als auf anderen Websites.
PeoplePerHour
Eine Plattform, die Freelancer und Kunden weltweit verbindet. Die Projekte auf PeoplePerHour umfassen ein breites Spektrum an Dienstleistungen, von Webdesign bis hin zu digitalem Marketing.

Fazit

Die Kundengewinnung für Freelancer ist ein kontinuierlicher Prozess, der Strategie, Beharrlichkeit und den Einsatz der richtigen Werkzeuge erfordert. Es ist wichtig, aktive und passive Methoden zu kombinieren, regelmäßig nach Projekten zu suchen und den Kontakt zu Kunden zu pflegen. Der Einsatz spezialisierter Plattformen in Kombination mit einer gut durchdachten Personal Brand und Networking wird Freelancern helfen, ihr Geschäft erfolgreich auszubauen und neue Auftraggeber sowohl in Deutschland als auch weltweit zu finden.

Arbeitslosigkeit und staatliche Unterstützung

In Deutschland gibt es Förderprogramme für diejenigen, die sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen möchten, sowie für diejenigen, die bereits als Freiberufler arbeiten, aber Kunden verloren haben und in eine schwierige Lage geraten sind.

1. Start in die Selbstständigkeit aus dem Arbeitslosengeld I

Wenn Sie Arbeitslosengeld I beziehen und planen, sich selbstständig zu machen, können Sie den Gründungszuschuss (Zuschuss zur Existenzgründung) beantragen. Dieser Zuschuss besteht aus zwei Teilen:

Schritt 1: In den ersten 6 Monaten erhalten Sie einen Betrag in Höhe Ihres letzten Arbeitslosengeldes plus zusätzlich 300 € pro Monat für die Sozialversicherung.
Stufe 2: Wenn Sie eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung nachweisen, können Sie in den nächsten 9 Monaten weitere 300 € pro Monat erhalten. Quelle: IHK

Voraussetzungen für den Gründungszuschuss:

Restanspruch auf ALG I: Mindestens 150 Tage Restanspruch auf Leistungsbezug.
Businessplan: Es muss ein detaillierter Businessplan vorgelegt werden, der Finanzprognosen und eine Beschreibung des Konzepts enthält und von einer fachkundigen Stelle, wie beispielsweise der IHK (Industrie- und Handelskammer), genehmigt werden muss.
Nachweis der Tragfähigkeit: Sie müssen die Agentur für Arbeit von Ihrer Kompetenz und der Tragfähigkeit Ihrer Geschäftsidee überzeugen.

Zusätzliche Kosten:

IHK-Gebühr: Bei der IHK Berlin beträgt die Gebühr für die Prüfung des Businessplans beispielsweise 50 € zzgl. MwSt.
Anfängliche Investitionen: Es ist notwendig, einen Investitions- und Finanzierungsplan sowie eine detaillierte Beschreibung der persönlichen Ausgaben vorzulegen.

2. Wechsel zum Grundsicherungsgeld

Wenn Sie Freiberufler waren und Kunden verloren haben, was zu finanziellen Schwierigkeiten geführt hat, können Sie Grundsicherungsgeld beantragen – so heißt seit dem 1. Juli 2026 die Grundsicherung. Seit dem 1. Januar 2023 hieß sie Bürgergeld und hatte das Arbeitslosengeld II (Hartz IV) abgelöst. Sie sichert ein Mindesteinkommen und die Kosten der Unterkunft.

Einstiegsgeld für Freiberufler im Grundsicherungsgeld-Bezug:

Einstiegsgeld: Wenn Sie während des Grundsicherungsgeld-Bezugs wieder freiberuflich tätig werden möchten, können Sie diesen Zuschuss beantragen. Er soll den Schritt in die Selbstständigkeit fördern und wird für einen befristeten Zeitraum gewährt. Die Höhe legt Ihr Ansprechpartner im Jobcenter anhand Ihrer Situation fest. Quelle: IHK
Tragfähigkeit des Vorhabens: Wie beim Gründungszuschuss müssen Sie die Tragfähigkeit Ihrer Idee und Ihre Fähigkeit zur Führung eines Unternehmens nachweisen.

Freiwillige Arbeitslosenversicherung für Selbstständige

Freiberufler können sich gegen Arbeitslosigkeit versichern, und zwar über die Freiwillige Arbeitslosenversicherung. Für den Abschluss der Versicherung muss innerhalb von 3 Monaten nach Aufnahme der Tätigkeit ein Antrag gestellt werden. Die Beiträge sind fix und unabhängig von Ihrem Einkommen. Die Versicherung gewährt bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen Anspruch auf Arbeitslosengeld:

Kriterien: Die Tätigkeit muss mindestens 15 Stunden pro Woche ausgeübt werden.
Rechte: Bei Arbeitslosigkeit haben versicherte Freelancer Anspruch auf Arbeitslosengeld.

Die Hauptaspekte der freiwilligen Versicherung:

Fristen: Der Antrag muss innerhalb von 3 Monaten nach Beginn der selbstständigen Tätigkeit gestellt werden.
Beiträge: Die Beiträge sind festgesetzt, können jedoch für Existenzgründer oder Eltern im Elterngeldbezug um 50% gesenkt werden.
Leistung: Anspruch auf Arbeitslosengeld haben Sie, wenn Sie in den letzten 30 Monaten mindestens 12 Monate gegen Arbeitslosigkeit versichert waren – als Arbeitnehmer oder freiwillig. Die Höhe richtet sich nur dann nach Ihrem früheren Arbeitsentgelt, wenn Sie in den zwei Jahren vor der Arbeitslosigkeit mindestens 150 Tage mit Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung hatten; andernfalls wird ein fiktives Arbeitsentgelt zugrunde gelegt, das von Ihrer Qualifikation abhängt.

Wie reicht man einen Antrag ein?

Gründungszuschuss: Den Antrag stellen und ausführliche Hinweise erhalten können Sie bei Ihrer örtlichen Agentur für Arbeit oder auf der Website der Bundesagentur für Arbeit.
Freiwillige Arbeitslosenversicherung: Den Antrag stellen Sie online über das Portal der Agentur für Arbeit.

Somit bietet Deutschland verschiedene Möglichkeiten zur Unterstützung von Freiberuflern in der Übergangszeit, sei es beim Start eines neuen Unternehmens oder bei der Bewältigung vorübergehender finanzieller Schwierigkeiten.

Arten von Verträgen für Freiberufler

Beim Abschluss eines Vertrags zwischen dem Auftraggeber und dem Freelancer ist es wichtig, je nach Art des Projekts, den Zielen und den Erwartungen beider Parteien die richtige Vertragsart auszuwählen. Der Vertrag ist das Hauptdokument, das die Kooperationsbedingungen festhält und die Rechte und Pflichten der Parteien regelt. Betrachten wir die wichtigsten Vertragsarten für Freelancer:

1. Dienstvertrag

Der Dienstvertrag, auch Dienstleistungsvertrag genannt, verpflichtet den Freelancer, Dienstleistungen ohne Garantie für ein konkretes Ergebnis zu erbringen. Das Hauptaugenmerk liegt in diesem Fall auf der Erbringung der Dienstleistung selbst, nicht auf dem Endergebnis – anders als beim Werkvertrag. Der Kunde zahlt dem Freelancer für die im Rahmen der vereinbarten Bedingungen geleistete Arbeit, auch wenn diese Arbeit nicht das gewünschte Ergebnis bringt.

Merkmale des Dienstvertrags:

Der Freiberufler übernimmt keine Verantwortung für das Endergebnis, sondern nur für die Erfüllung seiner Pflichten im Rahmen des Vertrags.
Die Arbeit muss gemäß den Kundenvorgaben, und zwar ohne wesentliche Mängel, erledigt werden, damit die Verpflichtungen seitens des Freelancers als erfüllt gelten.
Der Freiberufler erhält eine festgelegte Vergütung für die geleistete Arbeit, die nicht vom endgültigen Erfolg des Projekts abhängt.

Anwendungsbeispiele für den Dienstvertrag:

IT-Dienstleistungen: Support und Wartung der IT-Infrastruktur des Unternehmens, bei dem der Freiberufler für die laufende Systemverwaltung verantwortlich ist, jedoch nicht für deren endgültigen Erfolg.
Onlinemarketing: kontinuierliche Unterstützung der Marketingkampagnen des Unternehmens, bei der der Prozess der Leistungserbringung und nicht das Endergebnis im Vordergrund steht.
Beratungsleistungen: Kundenberatung zu verschiedenen Themen, bei der der Schwerpunkt auf der Vermittlung von Wissen und Empfehlungen liegt und nicht auf dem Endergebnis.

Vorteile eines Dienstvertrags:

Flexibilität: Der Vertrag ermöglicht es dem Kunden, Dienstleistungen fortlaufend zu erhalten, ohne an konkrete Ergebnisse gebunden zu sein.
Schutz: Der Freiberufler ist vor Ansprüchen im Zusammenhang mit den Endergebnissen des Projekts geschützt, sofern die Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt wurde.

Somit ist der Dienstvertrag die optimale Wahl für Projekte, bei denen es nicht auf das Endziel ankommt, sondern auf den Dienstleistungsprozess, und beide Seiten erhalten klare Bedingungen für die Zusammenarbeit.

2. Werkvertrag

Im Gegensatz zum Dienstleistungsvertrag sieht der Werkvertrag die Verpflichtung vor, ein konkretes Ergebnis zu erzielen. Das Hauptaugenmerk liegt auf dem erfolgreichen Abschluss des Projekts. Die Bezahlung erfolgt für das Endprodukt oder die Dienstleistung und nicht für den Arbeitsvorgang.

Beispiel: Der Grafikdesigner verpflichtet sich im Rahmen eines Werkvertrags nicht nur, das Layout einer Website zu entwerfen, sondern auch eine fertige, funktionsfähige Website gemäß den Anforderungen des Auftraggebers zu übergeben.

3. Honorarvertrag

Dieser Vertrag wird verwendet, um die Zahlungsbedingungen für bestimmte von einem Freiberufler erbrachte Dienstleistungen festzulegen. Im Vertrag werden der Arbeitsumfang, die Fristen, die Honorarsumme und die Zahlungsbedingungen geregelt.

Beispiel: Wenn ein Grafikdesigner einen Honorarvertrag für die Erstellung eines Logos abschließt, sind darin das Design, die Fristen für dessen Bereitstellung, die Honorarsumme und die Zahlungsmodalitäten angegeben.

4. Beratervertrag

Dieser Vertrag ist für Freiberufler geeignet, die Beratungsleistungen erbringen. Er regelt die Beratungsleistungen, deren Umfang, die Vergütung und die Bedingungen der Zusammenarbeit.

Beispiel: Wenn ein Unternehmen Beratung zum Redesign seiner Marke benötigt, schließt es einen Beratungsvertrag mit dem Designer ab, in dem die Ziele der Beratung, die Termine für die Treffen und die Höhe des Honorars festgelegt werden.

5. Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA — Geheimhaltungsvereinbarung)

Eine NDA schützt vertrauliche Informationen, die zwischen dem Auftraggeber und dem Freelancer ausgetauscht werden. Dieser Vertrag ist wichtig, wenn ein Projekt den Schutz von geistigem Eigentum, Ideen oder Geschäftsgeheimnissen erfordert.

Beispiel: Wenn ein Grafikdesigner mit einem Kunden über ein neues Produkt spricht, schützt eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) die Ideen des Designers vor unbefugter Nutzung oder Offenlegung.

6. Kündigung des Vertrags

Die Kündigung des Vertrags kann auf Initiative einer der Parteien erfolgen. Dafür ist eine offizielle Benachrichtigung der anderen Partei unter Einhaltung der vereinbarten Fristen und Kündigungsbedingungen erforderlich.

Beispiel: Ein Grafikdesigner kann den Vertrag kündigen, wenn sich das Projekt als undurchführbar erweist, wobei jedoch alle im Vertrag vorgesehenen Kündigungsfristen eingehalten werden müssen.

7. Digitale Arbeitsverträge: Was müssen Sie wissen? (aktualisiert 2025)

Das Bürokratieentlastungsgesetz ermöglicht die Verwendung digitaler Arbeitsverträge, was den Prozess der Dokumentenerstellung erheblich vereinfacht. Arbeitgeber können Informationen zu den wesentlichen Vertragsbedingungen per E-Mail oder über spezielle elektronische Signaturdienste wie DocuSign bereitstellen. In den meisten Fällen sind die Einhaltung der Schriftform und das Vorhandensein einer qualifizierten elektronischen Signatur nicht erforderlich. Stattdessen ist die Textform zulässig, die die Angabe des Namens des Ausstellers umfasst und keine persönliche Unterschrift erfordert.

Welche Anforderungen müssen erfüllt werden? Das Dokument muss für den Mitarbeiter zum Öffnen, Speichern und Drucken verfügbar sein, und der Arbeitgeber muss eine Empfangsbestätigung für das Dokument anfordern.

Ausnahmen von der Textform: Verträge in Branchen mit erhöhtem Risiko von Schwarzarbeit und die Mehrheit der befristeten Arbeitsverträge erfordern nach wie vor die Schriftform mit persönlicher Unterschrift auf Papier.

Wie wählt man den richtigen Vertrag aus?

Die Wahl des geeigneten Vertragstyps hängt von den Zielen des Projekts, dem Arbeitsumfang und den Erwartungen beider Parteien ab. Wenn beispielsweise die Hauptanforderung die Erbringung einer Dienstleistung ohne Erfolgsgarantie ist, eignet sich am besten ein Dienstvertrag. Für Projekte, bei denen die Erzielung eines konkreten Ergebnisses wichtig ist, ist dagegen ein Werkvertrag optimal.

Gemischte Vertragsformen, wie die Kombination aus Dienst- und Werkverträgen, sind ebenfalls möglich, sofern die Anforderungen klar definiert sind. Ein solcher Ansatz kann sowohl für den Freiberufler als auch für den Auftraggeber vorteilhaft sein.

Die richtige Wahl des Vertrags spielt eine Schlüsselrolle für den erfolgreichen Projektabschluss und sorgt für Transparenz in der Beziehung zwischen Freiberufler und Auftraggeber.

Vertragsvorlagen:

Vorlage 1
Vorlage 2
Vorlage 3

Vertragskündigung und Musterbrief

Die Kündigung eines Vertrags für Freiberufler ist ein Vorgang, bei dem eine Reihe von Aspekten besondere Beachtung erfordert. Wenn es an der Zeit ist, die Zusammenarbeit mit einem Auftraggeber zu beenden, ist es wichtig, die Kündigung korrekt durchzuführen und dabei alle vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Schauen wir uns an, wie ein Freiberufler die Vertragskündigung fachgerecht angehen sollte.

Wichtige Punkte bei der Vertragsauflösung

Schriftform
Die Kündigung muss zur rechtlichen Absicherung schriftlich und auf Papier erfolgen. Selbst wenn das Gesetz keine obligatorische Schriftform vorschreibt, ist es für Freiberufler wichtig, in ihren Verträgen auf dieser Bedingung zu bestehen. Mündliche oder elektronische Mitteilungen (z. B. per E-Mail) können Schwierigkeiten beim Nachweis der Tatsache, des Datums und des Grundes der Beendigung verursachen.
Kundenbestätigung
Der Erhalt einer schriftlichen Bestätigung vom Auftraggeber ist wünschenswert, obwohl er gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist. Dies kann eine zusätzliche Garantie sein.
Formulierung im Dokument
Das Wort „Kündigung“ muss im Schreiben nicht zwingend verwendet werden, jedoch muss aus dem Text klar hervorgehen, dass das Ziel die Beendigung der Geschäftsbeziehung ist und dass der Freelancer keine Leistungen mehr erbringen wird.
Kündigungsgrund
Die Angabe eines Kündigungsgrundes ist nur im Falle einer außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund erforderlich. Für eine ordentliche Kündigung des Vertrags ist eine Begründung nicht zwingend erforderlich.

Widerruf der Kündigung
Eine bereits zugegangene Kündigung kann ohne Zustimmung der anderen Seite nicht zurückgenommen werden: Sie ist eine einseitige Willenserklärung, die mit dem Zugang wirksam wird und keiner Zustimmung des Empfängers bedarf. Wenn beide Parteien die Zusammenarbeit fortsetzen möchten, ist der Abschluss eines neuen Vertrages erforderlich.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Ein Kündigungsschreiben ist ein Dokument, das einen Vertrag einseitig beendet. Es bedeutet, dass eine Partei die andere über die Beendigung der Zusammenarbeit informiert, ohne dass eine Zustimmung erforderlich ist. In Fällen, in denen sich die Parteien einigen, können sie einen Aufhebungsvertrag unterzeichnen.

Kündigungsbedingungen

In der Regel schließen Freiberufler einen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag ab, in dem die Bedingungen und Kündigungsfristen klar geregelt sind. Es ist wichtig, den Vertrag vor der Unterzeichnung sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Klauseln und Fristen akzeptabel sind.

Arten der Kündigung und Fristen

Ordentliche Kündigung
Eine ordentliche Kündigung ermöglicht es, den Vertrag zu vereinbarten Fristen zu beenden. Wenn der Vertrag keine speziellen Bestimmungen zu Fristen enthält, gelten die Vorschriften der §§ 620 und 621 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
Außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund
Wenn eine der Parteien ihre Verpflichtungen verletzt oder andere wichtige Gründe vorliegen, kann eine Partei den Vertrag fristlos kündigen. Beispielsweise können die Nichterfüllung von Pflichten durch den Auftraggeber oder eine schwerwiegende Verletzung der Vertragsbedingungen einen Grund für eine vorzeitige Kündigung darstellen.

Beispiele für Kündigungsgründe

Zahlungsverzug
Wenn der Auftraggeber die Vergütung nicht rechtzeitig zahlt, kann dies ein Grund für eine vorzeitige Kündigung sein. Zuvor muss der Freiberufler eine schriftliche Mahnung mit einer Frist zur Behebung des Verstoßes schicken.
Vertragsbruch
Jeder schwerwiegende Verstoß gegen die Vertragsbedingungen, wie etwa die Verletzung von Vertraulichkeitsverpflichtungen („Geheimhaltungsvereinbarung“), kann ebenfalls einen Grund für die Kündigung darstellen.
Verbrechen
Der Verdacht einer Straftat durch eine der Parteien kann ein Grund für die fristlose Kündigung des Vertrages sein.

Fazit

Jede Vertragsauflösung ist einzigartig, und es ist wichtig, die Vertragsbedingungen vor der Unterzeichnung sorgfältig zu prüfen. Bei Zweifeln ist es für den Freiberufler besser, sich von einem Anwalt beraten zu lassen, um seine Rechte zu schützen und mögliche finanzielle Folgen zu vermeiden.

Scheinselbständigkeit

Scheinselbstständigkeit in Deutschland vermeiden – aktuelle Gesetzgebung

Scheinselbstständigkeit — eine Frage, die Freiberufler und ihre Auftraggeber in Deutschland in Alarmbereitschaft versetzt. Die Regeln zur Scheinselbstständigkeit (§ 7 und § 7a SGB IV) sollen Arbeitnehmer schützen und Situationen verhindern, in denen Freiberufler de facto wie angestellte Mitarbeiter arbeiten, jedoch ohne die entsprechenden sozialen Garantien. Es ist wichtig zu verstehen, wie sich echte Selbstständigkeit von Scheinselbstständigkeit unterscheidet und was Sie tun müssen, um Probleme zu vermeiden.

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn eine Person als Selbstständige oder Freiberuflerin gemeldet ist, in der Realität jedoch unter Bedingungen arbeitet, die denen von Angestellten ähneln – zum Beispiel mit festen Arbeitszeiten, Urlaub und der Ausführung von Aufgaben auf Anweisung des Arbeitgebers. In solchen Fällen unterliegt sie den für Arbeitnehmer vorgesehenen Pflichten, einschließlich der Sozialabgaben.

Wie erkennt man Scheinselbstständigkeit?

Merkmale scheinselbstständiger Arbeit können sein:

Vom Auftraggeber vorgegebene Arbeitszeiten (festgelegte Arbeitszeiten)
Recht auf bezahlten Urlaub (Urlaubsanspruch)
Integration in die Unternehmensprozesse (feste Prozessintegration)
Rechenschaftspflicht (Berichtspflichten)
Arbeit nach Weisung des Auftraggebers (Tätigkeit nach Weisung)

Weitere Faktoren, die auf Scheinselbstständigkeit hindeuten können:

Mehr als 80% des Umsatzes stammen von einem einzigen Kunden
Das Fehlen einer eigenen Website oder anderer Anzeichen für eine Geschäftstätigkeit
Teilnahme an Schulungsveranstaltungen, die vom Auftraggeber organisiert wurden
Das Einkommen ist vergleichbar mit dem Gehalt eines Angestellten oder niedriger.

Kriterien der Selbstständigkeit

Die Bundesgerichte in Deutschland haben mehrere Kriterien festgelegt, die dabei helfen, echte Selbstständigkeit zu definieren:

Die Arbeit wird im eigenen Namen und auf eigene Rechnung ausgeführt.
Eigenständige Preiskalkulation und Vertragsabschluss.
Freie Gestaltung von Arbeitszeit und das Fehlen von Urlaub.

Je mehr dieser Kriterien auf die Tätigkeit des Freelancers zutreffen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass er als echter Selbstständiger gilt.

Wer ist von Scheinselbstständigkeit betroffen?

An der Scheinselbstständigkeit können Freiberufler beteiligt sein, die in folgenden Bereichen tätig sind:

IT-Berater
Programmierer
Grafikdesigner

Wer prüft die Scheinselbstständigkeit?

Die Hauptprüfstelle ist die Deutsche Rentenversicherung, die das sogenannte Statusfeststellungsverfahren einleiten kann — das Verfahren zur Feststellung des Erwerbsstatus.

Wie vermeidet man den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit?

Freelancer können das Risiko von Vorwürfen durch sorgfältig ausgearbeitete Verträge und eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten verringern. Es gibt mehrere Arten von Verträgen, wie zum Beispiel den Werkvertrag (Vertrag über ein konkretes Arbeitsergebnis), die helfen können, die Zusammenarbeit korrekt zu strukturieren.

Die Folgen der Scheinselbstständigkeit

Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, können die Folgen sowohl für den Freiberufler als auch für den Auftraggeber schwerwiegend sein. Beispielsweise ist der Auftraggeber verpflichtet, die Sozialabgaben (mitsamt Säumniszuschlägen und Bußgeldern) für die letzten vier Jahre nachzuzahlen, im Falle eines vorsätzlichen Verstoßes sogar für 30 Jahre.

Hier sind einige Empfehlungen, wie Sie Scheinselbstständigkeit vermeiden können:

1. Gestaltung rechtssicherer Verträge

Einer der wichtigsten Schritte für einen Freelancer ist das Vorhandensein von richtig formulierten und rechtlich geprüften Verträgen. Es gibt mehrere Arten von Verträgen, die helfen können, die Beziehung zum Auftraggeber zu strukturieren:

Werkvertrag — beinhaltet die Durchführung einer konkreten Arbeit mit Bezahlung nach Abschluss und Abnahme des Ergebnisses.
Dienstvertrag — setzt die regelmäßige Erbringung von Leistungen voraus, wobei der Freelancer jedoch kein Angestellter des Unternehmens ist.

Es ist wichtig, dass der Vertrag klar widerspiegelt, dass der Freelancer unternehmerische Risiken trägt und unabhängig arbeitet.

2. Arbeiten mit mehreren Kunden

Eines der wichtigsten Anzeichen für eine Scheinselbstständigkeit ist ein Einkommen von mehr als 80% von einem einzigen Auftraggeber. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, mit mehreren Kunden zusammenzuarbeiten, auch wenn das Hauptprojekt den Großteil der Zeit in Anspruch nimmt. Dies zeugt von einer unabhängigen unternehmerischen Tätigkeit.

3. Präsentation des äußeren Erscheinungsbildes des Unternehmens

Ein Freelancer muss sich aktiv wie ein unabhängiger Unternehmer verhalten, was Folgendes beinhalten kann:

Erstellung einer eigenen Website oder eines Portfolios,
Das Vorhandensein von Visitenkarten,
Aktive Werbung für die eigenen Dienstleistungen,
Eigener Kundenstamm.

All dies zeigt, dass der Freelancer eine selbstständige unternehmerische Tätigkeit ausübt.

4. Freiheit bei der Wahl von Arbeitszeit und -ort

Ein Freelancer muss in der Lage sein, seine Arbeitszeiten und den Ort der Arbeitsausführung selbst zu bestimmen. Wenn im Vertrag oder in der Praxis feste Arbeitszeiten oder ein fester Arbeitsort vorgeschrieben sind, kann dies Verdacht erregen. Beispielsweise kann die Arbeit im Büro des Auftraggebers auf eine Eingliederung in das Unternehmen hindeuten.

5. Verwendung eigener Arbeitsmittel

Echte Freelancer arbeiten mit ihren eigenen Werkzeugen und Geräten (Computer, Software usw.). Wenn der Auftraggeber Arbeitsmittel wie einen Laptop, Programmzugänge oder Materialien zur Verfügung stellt, kann dies auf eine Abhängigkeit hinweisen.

6. Keine Ansprüche auf Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Freiberufler sollten kein Recht auf bezahlten Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall haben. Solche Rechte sind typisch für Angestellte, und ihr Vorhandensein kann auf Scheinselbstständigkeit hinweisen. Für echte Freiberufler müssen Arbeitspausen unbezahlt sein und selbst geplant werden.

7. Abschluss von Langzeitverträgen mit genauer Angabe des Arbeitsvolumens

Wenn ein Freiberufler langfristig mit einem Auftraggeber zusammenarbeitet, ist es besser, langfristige Verträge abzuschließen, in denen der Arbeitsumfang und die Bedingungen für dessen Durchführung klar festgelegt sind. Dabei ist es wichtig, dass die Arbeit projektbezogen ist und nach den Ergebnissen und nicht nach der für die Aufgaben aufgewendeten Zeit bewertet wird.

8. Einbindung externer Spezialisten

Ein Indiz für Selbstständigkeit kann auch die Möglichkeit sein, andere Fachkräfte oder Subunternehmer heranzuziehen, um einen Teil der Arbeit zu erledigen. Dies zeigt, dass der Freiberufler wie ein Unternehmer und nicht wie ein Angestellter des Unternehmens agiert.

9. Versicherung gegen berufliche Risiken

Freiberufler versichern sich oft gegen berufliche Risiken (zum Beispiel Fehler bei der Arbeit), was ebenfalls ihren unternehmerischen Status unterstreicht. Das Vorhandensein einer Versicherung hilft dabei, den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

10. Durchführung des Statusfeststellungsverfahrens

Wenn Zweifel am Status des Freelancers bestehen, kann man sich an die Deutsche Rentenversicherung wenden, um ein Statusfeststellungsverfahren durchzuführen. Dies ermöglicht es Freelancern und ihren Kunden, sich im Voraus über die Korrektheit des Status zu vergewissern.

11. Teilnahmeverweigerung an unternehmensinternen Schulungsprogrammen

Wenn ein Freelancer an Schulungen und Kursen teilnimmt, die vom Auftraggeber organisiert werden, kann dies auf eine enge Integration in dessen Geschäftstätigkeit hindeuten. Um den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, ist es besser, auf solche Veranstaltungen zu verzichten oder sie unter allgemeinen Bedingungen als eingeladener Experte zu besuchen.

Zusätzliche Maßnahmen:

Schriftliche Unabhängigkeitserklärung. Im Vertrag lassen sich Bedingungen festhalten, die die Unabhängigkeit des Freelancers belegen, zum Beispiel, dass er nach eigenem Zeitplan arbeitet und für das Endergebnis verantwortlich ist.
Regelmäßige Berichterstattung. Die Berichte müssen mit der Erledigung konkreter Aufgaben oder Projektphasen verknüpft sein und nicht mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.

Die Befolgung dieser Empfehlungen hilft Freiberuflern in Deutschland, Risiken zu minimieren und Situationen zu vermeiden, in denen ihre Tätigkeit als Scheinselbstständigkeit eingestuft werden könnte.

Fazit

Das Verständnis der Unterschiede zwischen echter Selbstständigkeit und Scheinselbstständigkeit ist für Freiberufler in Deutschland von entscheidender Bedeutung. Die Einhaltung der Regeln, eine klare Vertragsgestaltung und die Beachtung der Kriterien für die Selbstständigkeit helfen dabei, unangenehme Konsequenzen zu vermeiden.

Kapitel 8. Nebenjob als Selbstständiger

In Deutschland wird die Nebentätigkeit als Selbstständiger oder Freiberufler zu einer beliebten Option für diejenigen, die ein zusätzliches Einkommen erzielen möchten. Im Gegensatz zur klassischen Erwerbstätigkeit ermöglicht die Selbstständigkeit, auf eigene Rechnung zu arbeiten, erfordert jedoch die Berücksichtigung rechtlicher und steuerlicher Aspekte. In diesem Artikel betrachten wir, wie man in Deutschland selbstständig wird, welche Schritte unternommen werden müssen und welche Steuern und Einschränkungen im Falle einer Nebentätigkeit zu beachten sind.

1. Was ist ein Nebenjob als Selbstständiger?

Eine Nebentätigkeit als Freiberufler ist eine Tätigkeit, die Sie auf der Grundlage von Verträgen mit Kunden ausüben und nicht im Rahmen eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitgeber. Dabei sind Sie vollständig selbst für die Organisation Ihrer Arbeit, die Kundengewinnung sowie die Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen verantwortlich.

2. Eignet sich Freelancing für Sie als Nebenjob?

Bevor Sie mit der Freiberuflichkeit beginnen, ist es wichtig, Ihre Fähigkeiten und die Vereinbarkeit dieser Tätigkeit mit Ihrem Hauptberuf zu bewerten. Freelancing als Nebenjob ist geeignet für diejenigen, die:

Zeit und den Wunsch haben, zusätzlich außerhalb der regulären Arbeitszeit zu arbeiten.
ihre Zeit managen und Aufgaben effektiv organisieren können.
zusätzliche Fähigkeiten entwickeln oder sich mit interessanten Projekten beschäftigen möchten.

Freelancing kann sowohl eine Fortsetzung Ihrer hauptberuflichen Tätigkeit als auch eine völlig andere Richtung sein.

3. Anmeldung als Selbstständiger

Um in Deutschland legal als Selbstständiger zu arbeiten, muss man seine Tätigkeit anmelden. Der Registrierungsprozess hängt von der Art der Tätigkeit ab.

Freie Berufe: Wenn Sie als Freiberufler in Bereichen wie IT, Beratung, Journalismus, Design usw. tätig sind, gilt Ihre Tätigkeit als freiberuflich (siehe Kapitel 1). Für die Anmeldung müssen Sie eine Erklärung an das Finanzamt senden, wo Sie Ihre Steuernummer erhalten.
Gewerbliche Tätigkeit siehe Kapitel 1: Wenn Ihre Nebentätigkeit den Handel, das Handwerk oder andere gewerbliche Tätigkeiten betrifft, ist neben der steuerlichen Anmeldung auch eine Gewerbeanmeldung erforderlich.

4. Erhalt der Steuernummer und Zahlung von Steuern

Nach der Registrierung weist Ihnen das Finanzamt eine Steuernummer zu. Diese Nummer wird bei der Erstellung von Rechnungen und der Einreichung der Steuererklärung verwendet.

Was die Steuern betrifft, gibt es mehrere wichtige Punkte:

Einkommensteuer. Sie sind verpflichtet, alle Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit zu deklarieren und darauf Einkommensteuer zu zahlen. Der Grundfreibetrag (12.348 € im Jahr 2026) gilt für das gesamte Jahreseinkommen und nicht gesondert für die Nebentätigkeit: Deckt das Gehalt aus der Hauptbeschäftigung ihn bereits ab, wird das Einkommen aus der freiberuflichen Tätigkeit ab dem ersten Euro besteuert. Steuerfrei bleiben nur Nebeneinkünfte bis 410 € im Jahr.
Umsatzsteuer. Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr 25.000 € überschritten hat oder im laufenden Jahr 100.000 € überschreiten wird, sind Sie verpflichtet, Umsatzsteuer auf Ihre Leistungen zu berechnen. Sie können jedoch die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn Ihr Umsatz innerhalb dieser Grenzen bleibt (sie gelten seit 2025). In diesem Fall müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen.
Buchführung. Selbstständige müssen alle ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen und außerdem regelmäßig eine Steuererklärung beim Finanzamt einreichen.

5. Sozialversicherung und Krankenversicherung

Wenn Sie eine Nebentätigkeit als Selbstständiger mit einer Hauptbeschäftigung kombinieren, funktioniert das Sozialversicherungssystem anders als bei hauptberuflich Selbstständigen. In diesem Fall werden Ihre Sozialversicherungsbeiträge größtenteils von Ihrem Arbeitgeber getragen, und Ihre Nebentätigkeit wirkt sich auf einige Versicherungsaspekte aus.

Rentenversicherung

Wenn Sie Ihre Nebentätigkeit selbstständig ausüben und es sich dabei um eine Nebenerwerbstätigkeit handelt (nicht um die Haupteinnahmequelle), bleibt die Pflicht zur Zahlung von Beiträgen zur Rentenversicherung bei Ihrem Arbeitgeber. Da Ihre Hauptbeschäftigung Ihr Einkommen für die Rentenversicherung abdeckt, sind Sie nicht verpflichtet, zusätzliche Beiträge aus den Einnahmen der Nebentätigkeit zu zahlen. Wenn Ihre Nebentätigkeit jedoch beginnt, deutlich mehr Einkommen als Ihre Hauptbeschäftigung zu generieren, oder wenn sie mit Berufen verbunden ist, die Pflichtbeiträge erfordern (z. B. als Lehrkraft; als Berater nur, wenn Sie überwiegend für einen Auftraggeber tätig sind), müssen Sie möglicherweise zusätzliche Rentenbeiträge in Betracht ziehen.

Krankenversicherung

Da Ihr Hauptarbeitgeber Sie bereits krankenversichert, führt ein zusätzlicher Nebenjob nicht dazu, dass Sie die vollen Beiträge zur Krankenversicherung doppelt zahlen müssen. Es ist jedoch wichtig zu berücksichtigen, dass das Gesamteinkommen (einschließlich des Einkommens aus dem Nebenjob) die Höhe der Beiträge beeinflussen kann, insbesondere wenn Ihr Einkommen deutlich steigt.

Wenn Ihr Gehalt aus abhängiger Beschäftigung über der Versicherungspflichtgrenze liegt (2026: 77.400 € im Jahr), können Sie anstelle der gesetzlichen in die private Krankenversicherung (PKV) wechseln – das ist ein Recht, keine Pflicht. Einkünfte aus einer selbstständigen Nebentätigkeit werden auf diese Grenze nicht angerechnet.

Für diejenigen, die weiterhin ihrem Hauptberuf nachgehen und einen Nebenjob haben, deckt die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) in der Regel alle notwendigen Kosten ab, und das zusätzliche Einkommen wirkt sich lediglich auf die Höhe des monatlichen Beitrags aus.

6. Einschränkungen für Nebenjobs

Bei der Arbeit als Selbstständiger ist es wichtig, die Einschränkungen sowohl seitens der Steuerbehörde als auch seitens Ihres Hauptarbeitgebers zu berücksichtigen.

Zeitbeschränkungen. Die Grenze des Arbeitszeitgesetzes (durchschnittlich 48 Stunden pro Woche) gilt für abhängige Beschäftigung, auch bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig. Freiberufliche Tätigkeit wird nicht angerechnet, die Nebentätigkeit darf aber die Hauptbeschäftigung nicht beeinträchtigen, und der Arbeitsvertrag kann sie gesondert einschränken.
Einkommensgrenzen. Wenn die Einkünfte (der Gewinn) aus der Nebentätigkeit mehr als 410 € im Jahr betragen, ist die Abgabe einer Steuererklärung Pflicht, und diese Einkünfte werden zusammen mit dem Gehalt besteuert. Die Minijob-Grenze (603 € im Monat im Jahr 2026) gilt nicht für selbstständige Tätigkeiten.
Interessenkonflikt. Wenn eine Nebentätigkeit mit Ihren Pflichten im Hauptberuf in Konflikt geraten kann, stimmen Sie diese unbedingt mit Ihrem Arbeitgeber ab. Wenn Sie beispielsweise in einem IT-Unternehmen arbeiten und planen, im selben Bereich als Freiberufler tätig zu werden, kann dies zu einem Interessenskonflikt führen. Viele Arbeitgeber in Deutschland nehmen Klauseln in ihre Verträge auf, die Nebentätigkeiten ohne ihre Zustimmung einschränken.

7. Vor- und Nachteile eines Nebenjobs als Selbstständiger

Vorteile
Zusatzeinkommen. Sie können Ihre Einnahmen durch einen Nebenjob steigern.
Flexibilität. Sie bestimmen selbst, wann und wie viel Sie arbeiten, was Ihnen mehr Freiheit bei der Zeitplanung gibt.
Kompetenzentwicklung. Nebenjobs in neuen Bereichen helfen dabei, zusätzliche berufliche Fähigkeiten zu entwickeln, die in Zukunft nützlich sein können.

Nachteile
Erhöhte Verantwortung. Sie sind für alle Aspekte Ihrer Tätigkeit verantwortlich, einschließlich Steuererklärung und Versicherung.
Die Notwendigkeit der Erfassung von Einnahmen. Die Buchhaltung kann kompliziert werden und viel Zeit in Anspruch nehmen.
Risiken für die Hauptarbeit. Ein Nebenjob kann zu Spannungen mit dem Hauptarbeitgeber führen, wenn er sich negativ auf die Erfüllung Ihrer Aufgaben auswirkt.

8. Rechtliche Aspekte der Nebentätigkeit als Selbstständiger

Eine selbstständige Nebentätigkeit in Deutschland erfordert nicht nur die Einhaltung steuerlicher und finanzieller Verpflichtungen, sondern auch das Verständnis der rechtlichen Aspekte im Zusammenhang mit Ihrer Hauptbeschäftigung. Der Arbeitgeber hat möglicherweise bestimmte Erwartungen und Regeln, die berücksichtigt werden müssen, um Konflikte und rechtliche Probleme zu vermeiden.

8.1 Notwendigkeit der Abstimmung mit dem Hauptarbeitgeber

In Deutschland erlaubt die Berufsfreiheit (Art. 12 Grundgesetz) Arbeitnehmern, nebenberuflich selbstständig tätig zu sein, jedoch nehmen viele Arbeitgeber spezielle Klauseln in die Arbeitsverträge auf, die zusätzliche Beschäftigungsarten regeln. Dies ist besonders dann wichtig, wenn der Nebenjob denselben Tätigkeitsbereich wie die Hauptbeschäftigung betrifft.

In der Regel ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag und der Pflicht zur Rücksichtnahme auf die Interessen des Arbeitgebers (§ 241 Abs. 2 BGB), dass ein Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über die Absicht informieren muss, eine Nebentätigkeit aufzunehmen, wenn diese die Erfüllung der Hauptpflichten beeinträchtigen oder potenziell einen Interessenkonflikt erzeugen kann.

Wichtige Punkte für die Abstimmung mit dem Arbeitgeber:

Interessenkonflikt. Wenn Ihr Nebenjob denselben Tätigkeitsbereich wie Ihre Hauptbeschäftigung betrifft, kann dies als Konkurrenz angesehen werden. Wenn Sie beispielsweise in einem IT-Unternehmen arbeiten und gleichzeitig Freelancer-Dienstleistungen in demselben Bereich anbieten, kann der Arbeitgeber verlangen, dass Sie den Nebenjob aufgeben.
Auswirkungen auf die Hauptbeschäftigung. Die Nebentätigkeit darf die Erfüllung Ihrer Hauptaufgaben nicht beeinträchtigen. Das bedeutet, dass wenn Sie durch Freelancing zu stark belastet sind oder werden, was sich auf die Qualität der Arbeit im Hauptunternehmen auswirkt, dies ein Grund für die Kündigung des Vertrags sein kann.
Offenlegung vertraulicher Informationen. Wenn Sie das an Ihrem Hauptarbeitsplatz erworbene Wissen als Grundlage für Ihre Freelancer-Tätigkeit nutzen, kann dies gegen Vertraulichkeits- und Geschäftsgeheimnisbestimmungen verstoßen. Es ist wichtig, vorsichtig mit Informationen umzugehen, die durch einen Vertrag oder die Unternehmensrichtlinien geschützt sind.

8.2. Was tun, wenn der Arbeitgeber gegen die Nebentätigkeit ist?

Wenn Ihr Arbeitgeber gegen Ihren Nebenjob ist, müssen Sie:

Die Situation offen besprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Freelance-Tätigkeit keinen Interessenkonflikt erzeugt und Ihre Hauptarbeit nicht beeinträchtigt. Manchmal hilft ein ehrlich geführtes Gespräch dabei, eine Kompromisslösung zu finden, zum Beispiel die Vereinbarung einer Stundenzahl, die Sie für die freiberufliche Arbeit aufwenden können.
Die Bedingungen des Arbeitsvertrags prüfen. Im Vertrag können klare Bestimmungen bezüglich einer Nebentätigkeit vorgesehen sein. Wenn der Arbeitgeber auf der Beendigung des Nebenjobs besteht, muss dies rechtlich begründet sein und den Vertragsbedingungen entsprechen.
Schriftliche Einwilligung einholen. Selbst wenn Ihr Arbeitgeber nichts gegen einen Nebenjob hat, ist es ratsam, sich dieses Einverständnis schriftlich geben zu lassen. Dies schützt Sie für den Fall eventueller Ansprüche in der Zukunft.

8.3. Mögliche Folgen einer nicht abgesprochenen Nebentätigkeit

Wenn Sie Ihren Arbeitgeber nicht über eine Nebentätigkeit informiert haben und diese den Bedingungen des Arbeitsvertrags oder den Interessen des Unternehmens widerspricht, kann dies zu folgenden Konsequenzen führen:

Mündliche oder schriftliche Verwarnungen. Der Arbeitgeber kann eine Abmahnung aussprechen, wenn er feststellt, dass Ihre Nebentätigkeit Ihre Hauptbeschäftigung beeinträchtigt oder gegen den Vertrag verstößt.

Beendigung des Arbeitsvertrags. In den schwerwiegendsten Fällen, wie zum Beispiel bei der Verletzung von Geschäftsgeheimnissen oder geschäftsschädigenden Handlungen, kann der Arbeitgeber die Kündigung des Arbeitsvertrags ohne vorherige Ankündigung veranlassen.

Kapitel 9. Visa für Freiberufler

Wichtig: Die Visabestimmungen hängen von der Stadt, der Staatsangehörigkeit, dem Beruf und dem aktuellen Aufenthaltstitel ab. Überprüfen Sie vor der Antragstellung oder Arbeitsaufnahme die aktuellen Bedingungen bei Ihrer Ausländerbehörde oder im deutschen Konsulat.

Wenn Sie EU/EWR-Bürger sind, ist in der Regel kein eigenes Visum für die Selbstständigkeit in Deutschland erforderlich. Wenn Sie Staatsangehöriger eines Drittstaates sind, muss das Recht, als Freiberufler zu arbeiten, in Ihrem Visum oder Ihrem Aufenthaltstitel ausdrücklich erlaubt sein. Die Formulierungen auf der Karte und dem Zusatzblatt sind wichtig: Manchmal ist nur die Arbeit bei einem bestimmten Arbeitgeber erlaubt, während eine selbstständige Tätigkeit eine gesonderte Genehmigung erfordert.

Für Freiberufler wird die Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer freiberuflichen Tätigkeit nach § 21 AufenthG genutzt. Das offizielle Portal Make it in Germany erklärt das Grundprinzip: Man muss die Finanzierung der Tätigkeit, die Möglichkeit des eigenen Lebensunterhalts und das Vorliegen einer Berufserlaubnis nachweisen, sofern diese für den eigenen Beruf erforderlich ist.

Voraussetzungen für die Erteilung eines Visums für Freiberufler

Die Anforderungen hängen von der Stadt, dem Beruf und dem aktuellen Aufenthaltsstatus ab, daher sollten Sie vor der Antragstellung die Website Ihrer Ausländerbehörde überprüfen. Normalerweise wird auf mehrere Dinge geachtet:

Beruf und Status: Die Tätigkeit muss als freiberufliche oder als andere zulässige selbstständige Tätigkeit einzustufen sein.
Finanzierung: Es muss gezeigt werden, dass Sie Ihren Lebensunterhalt und die Aufnahme einer Tätigkeit ohne illegale Arbeit finanzieren können.
Kunden und Nachfrage: Absichtserklärungen, Verträge, Portfolios und Businesspläne helfen dabei, die Realität der Geschäftstätigkeit zu zeigen.
Berechtigungen: Für reglementierte Berufe können Lizenzen oder die Anerkennung von Qualifikationen erforderlich sein.
Versicherung: Es wird eine gültige Krankenversicherung benötigt, die für den Aufenthalt in Deutschland akzeptiert wird.
Altersvorsorge: Für Antragsteller über 45 Jahre ist oft der Nachweis einer ausreichenden Altersvorsorge erforderlich.

Zum Beispiel weist das LEA in Berlin separat darauf hin, dass eine Aufenthaltserlaubnis für Selbstständige erteilt werden kann, wenn von der Tätigkeit ein positiver wirtschaftlicher oder kultureller Effekt erwartet wird.

Das Antragsverfahren

Wenn Sie den Antrag von außerhalb Deutschlands stellen, beginnt der Weg in der Regel bei einer deutschen Konsularvertretung oder Botschaft mit einem nationalen Visum für die Kategorie D. Wenn Sie sich bereits rechtmäßig in Deutschland aufhalten und Ihr Status die Antragstellung im Inland erlaubt, läuft der Prozess über die örtliche Ausländerbehörde.

Das praktische Vorgehen ist wie folgt: Dokumente sammeln, das Online-Formular ausfüllen oder einen Termin vereinbaren, die Gebühr bezahlen, die Dokumente hochladen oder mitbringen, auf die Prüfung warten und mit den Originalen zum Termin erscheinen. Sie sollten nicht mit der Freiberuflichkeit beginnen, bevor Ihr aktueller Status die selbstständige Tätigkeit ausdrücklich erlaubt.

Dokumente für ausländische Freelancer

Die genaue Liste der Dokumente sollten Sie immer der Website Ihrer Ausländerbehörde entnehmen; meistens werden folgende Unterlagen vorbereitet:

Reisepass und aktueller Aufenthaltstitel oder nationales Visum;
biometrisches Foto;
Tätigkeitsbeschreibung, Businessplan oder Finanzierungsplan;
Portfolio, Lebenslauf, Diplome oder Tätigkeitsnachweise;
Verträge, Letter of Intent oder Schreiben von potenziellen Kunden;
Kapitalnachweis: Kontoauszüge, Ersparnisse, Verträge, Einkommensprognose;
Mietvertrag und Adressnachweis;
Krankenversicherungsnachweis;
Bestätigung zur Altersvorsorge, falls erforderlich.

Die Hauptidee ist einfach: zu zeigen, dass die Tätigkeit real ist, Kunden oder ein Markt vorhanden sind, genug Geld zum Leben da ist und die Arbeit Ihren aktuellen Status nicht gefährdet.

Visumverlängerung

Die Verlängerung sollte am besten frühzeitig begonnen werden, vor Ablauf des aktuellen Aufenthaltstitels. Normalerweise prüft die Behörde, ob das Geschäft in der Praxis funktioniert: ob es Einnahmen, Konten, Steuerunterlagen, Versicherungen, Wohnraum und die Möglichkeit gibt, sich ohne Sozialhilfe zu versorgen.

Für die Verlängerung ist es ratsam, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide und die Kundenkorrespondenz im Voraus aufzubewahren. Wenn sich das Geschäft verändert hat, zum Beispiel wenn Sie den Tätigkeitsbereich gewechselt haben oder eher einem Gewerbe ähneln, ist es besser, dies vor der Antragstellung zu klären. Die Erlaubnis für eine selbstständige Tätigkeit wird in der Regel für bis zu drei Jahre erteilt und kann verlängert werden, wenn das Unternehmen erfolgreich ist und den Lebensunterhalt deckt.

Nützliche Ressourcen

Um die aktuellen Regeln zu überprüfen, beginnt man am besten mit offiziellen Quellen und liest erst danach Blogs, Foren und persönliche Erfahrungen:

ELSTER — das Steuerportal für Registrierung, Erklärungen und den Austausch mit dem Finanzamt.
Make it in Germany: Visum für Selbstständige – offizielle Übersicht über das Visum für selbstständige Tätigkeit.
Make it in Germany: Visum für freiberufliche Selbstständigkeit — ein eigener Bereich für Freiberufler.
Berlin LEA: Aufenthaltserlaubnis für Selbstständige – Beispiel für eine Liste der Anforderungen und des Verfahrens in Berlin.
Bundesministerium für Gesundheit — Basisinformationen zur Krankenversicherung.
Bundesagentur für Arbeit — freiwillige Arbeitslosenversicherung für Selbstständige.

Freiberufler-Communities in Deutschland

Communities sind nicht als Rechtsquelle nützlich, sondern als Möglichkeit, die Praxis zu verstehen: Welche Fragen das Finanzamt stellt, wie Menschen einen Steuerberater suchen, wie viel Zeit die Anmeldung oder die Verlängerung des Aufenthaltstitels in Anspruch nimmt. Gute Startpunkte:

lokale Slack-, Telegram- und Discord-Communitys für Ihren Beruf;
LinkedIn-Gruppen zu Freiberuflern, IT-Freelancing und Business in Deutschland;
Meetup-Veranstaltungen für Start-ups, unabhängige Berater und Expat-Gemeinschaften;
Berufsverbände, zum Beispiel die IHK für das Gewerbe oder Branchenverbände für Ihren Beruf.

Der Rat ist einfach: Nutzen Sie Gemeinschaften für Erfahrungen und Kontakte, aber überprüfen Sie Entscheidungen zu Steuern, Visa und Versicherungen über offizielle Quellen oder bei einem Spezialisten.

Häufig gestellte Fragen

Kann man Freiberufler sein und Vollzeit arbeiten?

Ja, aber man muss den Arbeitsvertrag prüfen, den Arbeitgeber gegebenenfalls benachrichtigen und die Beschränkungen hinsichtlich Zeit, Interessenkonflikten und Vertraulichkeit einhalten.

Muss man ein separates Bankkonto eröffnen?

Für Freiberufler ist das nicht immer rechtlich vorgeschrieben, aber praktisch sehr sinnvoll: Es ist einfacher, private und geschäftliche Ausgaben zu trennen, die EÜR vorzubereiten und Fragen des Buchhalters oder des Finanzamts zu beantworten.

Kann man ohne Steuerberater anfangen?

Das geht, wenn die Situation einfach ist und Sie bereit sind, sich in ELSTER, Rechnungen und die EÜR einzuarbeiten. Bei eigenen Mitarbeitern, internationalen Kunden, Umsatzsteuer, Visum, Familie oder hohem Einkommen rechnet sich eine Beratung oft durch die gewonnene Sicherheit.

Darf man vor Erteilung des Visums für Selbstständige arbeiten?

Nur wenn Ihr aktueller Aufenthaltstitel ausdrücklich eine selbstständige Tätigkeit erlaubt. Wenn im Dokument eine Beschränkung auf den Arbeitgeber angegeben ist oder keine Erlaubnis für die Selbstständigkeit vorliegt, klären Sie den Status zuerst bei der Ausländerbehörde.

Was sollte man für Buchhaltung und Steuererklärung unbedingt aufbewahren?

Ausgangsrechnungen an Kunden, Quittungen und Eingangsrechnungen für Ausgaben, Kontoauszüge, Verträge, Projektkorrespondenz und Versicherungsunterlagen. Je früher Sie für Ordnung sorgen, desto weniger Stress haben Sie am Jahresende.

Fazit

Freiberufliche Tätigkeit oder die Führung eines eigenen Unternehmens in Deutschland mag verlockend erscheinen und Freiheit sowie Flexibilität versprechen. Die Realität ist jedoch, dass diese Freiheit mit bestimmten Verpflichtungen einhergeht, insbesondere in Bezug auf Steuern, Anmeldung und Buchhaltung. Deutschland ist ein Land mit einem hoch entwickelten bürokratischen System, und um als Freiberufler oder Gewerbetreibender erfolgreich tätig zu sein, muss man alle Nuancen dieses Systems verstehen.

Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden für diejenigen, die sich entschieden haben, in Deutschland selbstständig zu arbeiten. Es deckt den gesamten Weg ab, angefangen bei der Anmeldung und der Wahl der richtigen Form der Selbstständigkeit (Freiberufler oder Gewerbe) bis hin zur Steueroptimierung, Buchhaltung und Kundengewinnung.

Wichtigste Erkenntnisse:

Wahl zwischen Freelancing und Gewerbe: Es ist wichtig, von Anfang an festzulegen, zu welcher Kategorie Sie gehören – Freiberufler oder Gewerbetreibender. Dies bestimmt nicht nur die rechtlichen Aspekte, sondern auch die steuerlichen Verpflichtungen.

Anmeldung und Steuern: Der Registrierungsprozess erfordert Aufmerksamkeit und die Kenntnis aller Details. Seien Sie darauf vorbereitet, dass steuerliche Verpflichtungen einen großen Teil Ihrer Arbeit einnehmen werden, und es ist wichtig, diese von Anfang an zu verstehen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben müssen vom ersten Tag an aufgezeichnet werden. Der Einsatz spezieller Buchhaltungssoftware kann diesen Prozess erheblich vereinfachen und Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden.

Versicherung: In Deutschland ist eine Versicherung nicht nur eine Option, sondern ein wichtiger Aspekt zum Schutz Ihres Unternehmens und Ihrer persönlichen Finanzen. Die Krankenversicherung ist für alle Pflicht, Haftpflichtversicherung und Rentenbeiträge nur für bestimmte Berufe; im Budget sollten Sie sie von Anfang an berücksichtigen.

Kundengewinnung: Der Erfolg eines Freelancers hängt direkt von einem konstanten Kundenstrom ab. Das Dokument enthält Tipps zum Aufbau Ihres Kundenstamms und zur Nutzung verschiedener Plattformen für die Projektsuche.

Freiberuflichkeit in Deutschland ist nicht nur ein Job, sondern ein ganzes System, mit dem Sie umzugehen lernen müssen. Dieser Ratgeber hilft dabei, häufige Fehler zu vermeiden, und stellt Werkzeuge für eine erfolgreiche Tätigkeit zur Verfügung. Wenn Sie diesen Leitfaden nutzen, können Sie nicht nur Ihren Weg als Freiberufler oder Inhaber eines Unternehmens beginnen, sondern auch Ihre finanziellen und rechtlichen Verpflichtungen effektiv verwalten und in der deutschen Bürokratie über Wasser bleiben.

Autor

Ilja Fedotow

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Was Sie als Nächstes lesen sollten

Das Handbuch wurde von einem externen Autor verfasst und spiegelt den Stand zum Zeitpunkt seiner Erstellung wider. Einzelne Themen behandeln wir auf unseren Seiten und halten sie aktuell:

Schritte zur Selbstständigkeit — womit man mit der Registrierung beginnen soll.
Gewerbeanmeldung — Anmeldung beim Gewerbeamt und beim Finanzamt.
Anerkennung des Diploms — wenn der Beruf reglementiert ist.
Rechtsschutz für Unternehmen — Streitigkeiten mit Auftraggebern und Behörden.
Altersvorsorgedepot — neues Rentenprogramm ab 2027, verfügbar für Selbstständige.

Autor

FINBER

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